เกร็ดบัญชี: ไฟไหม้ แก๊งสเตอร์ ซองที่ส่งผิด และกฎของตัวเลข

อาชีพที่ภาพลักษณ์ไม่ค่อยดี

ในภาพยนตร์ นักบัญชีคือตัวละครหน้าตาจืด ๆ ที่โผล่มาบอกว่าไม่มีงบประมาณ แต่ในประวัติศาสตร์จริง สมุดบัญชีเคยอยู่ใจกลางเหตุไฟไหม้ คดีความ และเรื่องอื้อฉาวที่โด่งดังไปทั่วโลก ทั้งสี่เรื่องนี้มีหลักฐานบันทึกไว้ และแต่ละเรื่องให้บทเรียนที่เจ้าของธุรกิจนำไปใช้ได้ตั้งแต่วันจันทร์

รัฐสภาที่ไฟไหม้เพราะไม้นับ

หลายศตวรรษที่กระทรวงการคลังของอังกฤษบันทึกการชำระเงินบนไม้เฮเซล แต่ละอันมีรอยบากขนาดต่างกันตามจำนวนเงิน แล้วผ่าตามยาว ผู้จ่ายเก็บครึ่งหนึ่งที่เรียกว่า stock และกระทรวงเก็บอีกครึ่ง เมื่อต้องตรวจสอบการชำระ ก็แค่นำสองซีกมาประกบดูว่ารอยบากตรงกันหรือไม่ ระบบนี้แทบปลอมแปลงไม่ได้

ใน ค.ศ. 1826 ระบบนี้ถูกยกเลิก และที่เวสต์มินสเตอร์มีไม้นับเก่าเหลืออยู่สองเกวียน ในเดือนตุลาคม ค.ศ. 1834 มีคนตัดสินใจกำจัดมันด้วยการเผาในเตาใต้สภาขุนนาง เตาร้อนเกินไป และในตอนเย็นของวันที่ 16 ตุลาคม ไฟก็ลุกลาม คืนนั้นพระราชวังเวสต์มินสเตอร์ไหม้เกือบทั้งหลัง เหลือเพียงห้องโถงยุคกลางที่ชื่อเวสต์มินสเตอร์ฮอลล์ พระราชวังที่เห็นริมแม่น้ำเทมส์ในวันนี้ พร้อมหอนาฬิกาบิกเบน สร้างขึ้นภายหลัง หลายปีต่อมา ชาร์ลส์ ดิกเกนส์ เล่าเรื่องนี้ในสุนทรพจน์เป็นตัวอย่างของความเขลาของระบบราชการ

บทเรียน บันทึกเก่าก็ต้องบริหารจัดการ การรู้ว่าจะเก็บอะไร นานเท่าไร และจะกำจัดส่วนที่เหลืออย่างไร เป็นส่วนหนึ่งของการบัญชี

แก๊งสเตอร์ที่พลาดเพราะบัญชี

อัล คาโปน ควบคุมการลักลอบค้าสุราในชิคาโกอยู่หลายปี และไม่เคยถูกลงโทษจากอาชญากรรมที่รุนแรงที่สุดของเขาได้เลย ใน ค.ศ. 1931 เขาถูกตัดสินว่ามีความผิดฐานหลีกเลี่ยงภาษีเงินได้และถูกจำคุกสิบเอ็ดปี คดีนี้สร้างขึ้นโดยเจ้าหน้าที่สืบสวนของกระทรวงการคลังสหรัฐฯ ที่สร้างรายได้ของเขาขึ้นใหม่จากสมุดบัญชีที่ยึดมาและจากการใช้จ่ายของเขา

บทเรียน เงินทิ้งร่องรอยเสมอ และสมุดบัญชีบอกความจริงแม้จะมีคนไม่ต้องการ บัญชีที่เป็นระเบียบปกป้องธุรกิจที่สุจริตได้มากพอ ๆ กับที่เปิดโปงธุรกิจที่ไม่สุจริต

ซองที่ส่งผิดในงานออสการ์

ตั้งแต่ ค.ศ. 1934 สำนักงานบัญชีไพรซ์ วอเตอร์เฮาส์ ซึ่งปัจจุบันคือ PwC เป็นผู้นับคะแนนรางวัลออสการ์และดูแลซองรายชื่อผู้ชนะ ในพิธีปี 2017 หุ้นส่วนคนหนึ่งของสำนักงานยื่นซองสำรองของสาขานักแสดงนำหญิงให้วอร์เรน เบตตี และเฟย์ ดันอะเวย์ แทนซองของสาขาภาพยนตร์ยอดเยี่ยมโดยไม่ได้ตั้งใจ ดันอะเวย์อ่านว่า “ลา ลา แลนด์” แต่ผู้ชนะจริงคือ “มูนไลท์” ความผิดพลาดถูกแก้บนเวที ต่อหน้าผู้ชมนับล้าน ขณะที่ทีมของอีกเรื่องกำลังฉลองอยู่

บทเรียน การนับคะแนนไม่มีที่ติ แต่ขั้นตอนควบคุมพลาดตอนส่งซอง ในการบัญชี กระบวนการที่ดีต้องมีการควบคุมที่ดีในขั้นตอนสุดท้ายด้วย

กฎที่จับตัวเลขที่แต่งขึ้น

ลองหยิบใบแจ้งหนี้ทั้งปีมาดูเฉพาะเลขหลักแรกของแต่ละจำนวน เราอาจคิดว่าเลข 1 จะปรากฏบ่อยพอ ๆ กับเลข 9 แต่ไม่ใช่ ในข้อมูลจริงจำนวนมาก ราวร้อยละ 30 ของตัวเลขขึ้นต้นด้วย 1 และไม่ถึงร้อยละ 5 ขึ้นต้นด้วย 9 นักดาราศาสตร์ ไซมอน นิวคอมบ์ สังเกตเห็นใน ค.ศ. 1881 และนักฟิสิกส์ แฟรงก์ เบนฟอร์ด ยืนยันใน ค.ศ. 1938 ด้วยข้อมูลนับพัน ปัจจุบันเรียกว่ากฎของเบนฟอร์ด

ผู้สอบบัญชีใช้กฎนี้หาตัวเลขที่แต่งขึ้น เพราะคนที่แต่งตัวเลขมักกระจายเลขหลักแรกให้เท่า ๆ กันเกินไป กฎนี้อย่างเดียวพิสูจน์การทุจริตไม่ได้ แต่ชี้ว่าควรมองตรงไหน

สิ่งที่ทั้งสี่เรื่องมีร่วมกัน

ไม้ที่ถูกผ่า สมุดที่ถูกยึด ซองหนึ่งซอง และรายการใบแจ้งหนี้ ในทั้งสี่เรื่อง สิ่งที่ชี้ขาดคือบันทึก ทั้งความน่าเชื่อถือ การควบคุม และชะตากรรมของมัน การบัญชีไม่ใช่แค่การบวกเลข แต่คือการทิ้งร่องรอยในแบบที่คนอื่นไว้ใจได้

Aconta Online ช่วยได้อย่างไร

Aconta Online ใช้การควบคุมที่เรื่องเหล่านี้ขาดไปกับทุกรายการ ปฏิเสธรายการที่ไม่ลงตัว ไม่แก้ไขรายการที่บันทึกแล้ว เก็บการแก้ไขทุกครั้งเป็นการกลับรายการพร้อมวันที่และผู้บันทึก และให้คุณดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดได้ทุกเมื่อ บริษัทแรกใช้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตร