ข้อผิดพลาดทางบัญชี: วิธีหาสาเหตุที่งบทดลองไม่ลงตัว

ผลต่าง 270

ประเสริฐ วงศ์ดี เปิดร้านวัสดุก่อสร้างมาสิบเอ็ดปี และทำบัญชีเองในสเปรดชีตที่เขารู้จักทุกซอกทุกมุม วันนี้เป็นวันสุดท้ายของเดือน เขารวมคอลัมน์เดบิตได้ 48,620 คอลัมน์เครดิตได้ 48,350 ขาดไป 270 และเขาไม่รู้ว่าขาดตรงไหน

เขาไล่ดูรายการสัปดาห์แรก แล้วสัปดาห์ที่สอง ถึงสี่ทุ่มเขาตรวจไปแล้วสองร้อยรายการ ผลต่างก็ยังอยู่ที่เดิม เหมือนกรวดในรองเท้า แล้วเขาก็นึกถึงคำของอาจารย์บัญชีเมื่อหลายปีก่อน ก่อนจะค้นหา ให้คำนวณจากผลต่างก่อน

สิ่งที่งบทดลองตรวจพบและตรวจไม่พบ

งบทดลองเปรียบเทียบผลรวมของยอดคงเหลือด้านเดบิตทั้งหมดกับผลรวมด้านเครดิตทั้งหมด ถ้าไม่เท่ากัน มีข้อผิดพลาดแน่นอน แต่ถ้าเท่ากัน ก็ไม่ได้พิสูจน์ว่าไม่มีข้อผิดพลาด

เบาะแสห้าข้อในการหาผลต่าง

1. รวมยอดใหม่ ฟังดูง่ายเกินไป แต่ข้อผิดพลาดอยู่ที่ยอดรวมบ่อยกว่าที่คิด
2. มองหาจำนวนที่เท่ากับผลต่าง จำนวนเงินที่เท่ากับผลต่างมักเป็นบรรทัดที่หายไป คือรายการที่มีเดบิตแต่ไม่มีเครดิต
3. หารด้วยสอง ถ้าจำนวนเงินถูกบันทึกผิดด้าน ผลต่างจะเป็นสองเท่าของจำนวนนั้น ผลต่าง 270 ให้หาเลข 135
4. หารด้วยเก้า ถ้าผลต่างหารด้วย 9 ลงตัว ให้สงสัยว่ามีตัวเลขสลับกัน (4,350 เขียนเป็น 4,530 ต่างกัน 180) หรือจุดทศนิยมเลื่อน (300 เขียนเป็น 30 ต่างกัน 270)
5. เทียบกับเดือนก่อน บัญชีที่ยอดคงเหลือเปลี่ยนมากผิดปกติเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

ข้อผิดพลาดของประเสริฐ

ประเสริฐนำ 270 หารด้วย 2 ได้ 135 ไม่มีเลข 135 ที่ไหนเลย เขานำ 270 หารด้วย 9 ได้ 30 พอดี จึงมองหาเลข 30 ที่ควรเป็น 300 หรือ 300 ที่ควรเป็น 30 สองนาทีต่อมาเขาก็เจอ การซื้อสกรูราคา 300 บาท บันทึกเดบิตสินค้าคงเหลือ 300 แต่เครดิตเงินสดเพียง 30 เลขศูนย์ตัวหนึ่งค้างอยู่บนแป้นพิมพ์

คืนนั้นประเสริฐเรียนรู้สองเรื่อง เรื่องแรก การคำนวณหาสิ่งที่ตามองหาเป็นชั่วโมงไม่เจอได้ในไม่กี่นาที เรื่องที่สอง ข้อผิดพลาดนี้ไม่ควรเข้ามาได้ตั้งแต่แรก รายการที่เดบิต 300 แต่เครดิต 30 ไม่ลงตัว และระบบบัญชีคู่จะปฏิเสธทันที

ข้อผิดพลาดที่งบทดลองมองไม่เห็น

เดือนต่อมา ประเสริฐทำบัญชีในระบบที่ปฏิเสธรายการไม่ลงตัว และงบทดลองของเขาลงตัวทุกครั้ง แต่นั่นไม่ได้แปลว่าไม่มีวันผิด สำหรับข้อผิดพลาดที่ไม่กระทบยอดรวม การตรวจเหล่านี้ช่วยได้

• กระทบยอดธนาคารทุกเดือน รายการที่ตกหล่นหรือซ้ำมักปรากฏเป็นผลต่างกับรายการเดินบัญชี
• ตรวจยอดคงเหลือปกติ เงินสดที่มียอดด้านเครดิต หรือค่าใช้จ่ายที่มียอดด้านเครดิตเป็นไปไม่ได้ และชี้ว่าบันทึกผิดด้านหรือผิดบัญชี
• เทียบแต่ละบัญชีกับเดือนเดียวกันของปีก่อน และหาสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงที่ผิดปกติทุกครั้ง
• ตรวจนับสินค้าคงเหลือ แล้วเทียบกับตัวเลขในบัญชี

ประเสริฐพบข้อผิดพลาดที่สองด้วยวิธีนี้ ค่าเช่าร้าน 1,000 บาท ถูกบันทึกในบัญชีค่าไฟฟ้า งบทดลองลงตัว แต่ค่าไฟเดือนนั้นดูเหมือนค่าไฟของโรงงาน

วิธีแก้รายการโดยไม่ลบอะไรเลย

รายการที่บันทึกแล้วจะไม่ถูกลบหรือเขียนทับ แต่แก้ด้วยการกลับรายการ คือรายการเดิมที่สลับด้านเดบิตกับเครดิต แล้วจึงบันทึกรายการที่ถูกต้อง ทั้งสามรายการยังอยู่ในสมุดรายวัน และใครก็ย้อนดูได้ว่าเกิดอะไรขึ้น

การลบจะเร็วกว่า แต่สมุดบัญชีที่ลบได้เป็นสมุดที่ไม่มีใครเชื่อถือได้ ทั้งนักบัญชี ธนาคาร และตัวคุณเองในอีกหนึ่งปีข้างหน้า

Aconta Online ช่วยได้อย่างไร

Aconta Online ปฏิเสธทุกรายการที่เดบิตกับเครดิตไม่เท่ากัน ผลต่าง 270 จึงไม่มีโอกาสเกิดขึ้น ระบบไม่แก้ไขรายการที่บันทึกแล้ว แต่ยกเลิกด้วยการกลับรายการและเก็บไว้ทั้งสองรายการ พร้อมวันที่และผู้บันทึกแต่ละรายการ งบทดลองเป็นปัจจุบันเสมอ และอภิธานศัพท์อธิบายยอดคงเหลือปกติของบัญชีแต่ละประเภท ให้คุณเห็นสิ่งที่ผิดปกติได้ในแวบเดียว บริษัทแรกใช้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตร