สองยอดของบัญชีเดียวกัน
อนันต์ พรหมมา มีโรงพิมพ์เล็ก ๆ รับพิมพ์นามบัตร การ์ดเชิญ และโปสเตอร์ให้ร้านค้าในย่าน วันที่ 31 มีนาคม เขาดาวน์โหลดรายการเดินบัญชี ธนาคารบอกว่ามียอด 8,940 แต่บัญชีของเขาบอกว่า 9,615 ต่างกัน 675 และวันศุกร์นี้เขาต้องจ่ายค่ากระดาษ
ปฏิกิริยาแรกคือคิดถึงเรื่องร้ายที่สุด ถูกหักเงินผิด ลูกค้าไม่จ่าย หรือบัญชีผิด ปฏิกิริยาที่สองดีกว่า เขาวางรายการเดินบัญชีไว้ข้างบัญชีเงินฝากธนาคารในบัญชีแยกประเภท แล้วทำเครื่องหมายรายการที่ตรงกันทั้งสองฝั่งทีละรายการ โดยไม่รู้ตัว นั่นคือการกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
การกระทบยอดเงินฝากธนาคารคืออะไร
การกระทบยอดคือการเปรียบเทียบรายการเดินบัญชีของธนาคารกับบัญชีเงินฝากธนาคารในสมุดบัญชีของคุณทีละรายการ และอธิบายผลต่างทุกจุด จนทั้งสองทางได้ยอดเดียวกัน ไม่ใช่การลอกยอดของธนาคารมาใส่ในบัญชี แต่เป็นการเข้าใจว่าทำไมยอดจึงต่างกัน และแก้เฉพาะสิ่งที่ตกหล่นจริง ๆ
ทำไมยอดแทบไม่เคยตรงกัน
- เช็คที่สั่งจ่ายแล้วแต่ผู้ขายยังไม่นำไปขึ้นเงิน ออกจากบัญชีของคุณแล้ว แต่ยังไม่ออกจากธนาคาร
- เงินฝากระหว่างทาง คุณบันทึกแล้ว แต่ธนาคารจะนำเข้าบัญชีในอีกหนึ่งหรือสองวัน
- ค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ย และการหักบัญชีอัตโนมัติ ธนาคารบันทึกแล้ว แต่คุณยังไม่ได้บันทึก
- ข้อผิดพลาด ตัวเลขที่คัดลอกผิด รายการที่บันทึกซ้ำ ทั้งฝั่งคุณ หรือบางครั้งฝั่งธนาคาร
การกระทบยอดห้าขั้นตอน
- เตรียมรายการเดินบัญชีของเดือน และบัญชีเงินฝากธนาคารในบัญชีแยกประเภทของงวดเดียวกัน
- ทำเครื่องหมายทุกรายการที่ปรากฏทั้งสองฝั่งด้วยจำนวนเงินเท่ากัน
- จดสิ่งที่มีเฉพาะในบัญชีของคุณ เช็คค้างจ่ายและเงินฝากระหว่างทาง รายการเหล่านี้ใช้ปรับยอดของธนาคาร
- จดสิ่งที่มีเฉพาะที่ธนาคาร ค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ย การหักบัญชีอัตโนมัติ รายการเหล่านี้ใช้ปรับบัญชีของคุณ รายการละหนึ่งรายการบัญชี
- ตรวจว่ายอดที่ปรับแล้วทั้งสองเท่ากัน ถ้าไม่เท่า ยังมีข้อผิดพลาดที่ต้องหาต่อ
ตัวอย่างของอนันต์
เมื่อทำเครื่องหมายเสร็จ อนันต์เหลือสี่รายการที่ไม่มีคู่ เงินฝาก 1,200 ที่เขาฝากวันที่ 31 และธนาคารนำเข้าบัญชีวันที่ 1 เมษายน เช็ค 650 ที่จ่ายผู้ขายกระดาษแต่ยังไม่ได้ขึ้นเงิน ค่าธรรมเนียมธนาคาร 25 และค่าอินเทอร์เน็ตที่หักอัตโนมัติ 100 ซึ่งเขาลืมบันทึก
| รายการ | ธนาคาร | บัญชี |
|---|---|---|
| ยอด ณ วันที่ 31 มีนาคม | 8,940 | 9,615 |
| บวก เงินฝากระหว่างทาง | 1,200 | |
| หัก เช็คค้างจ่าย | -650 | |
| หัก ค่าธรรมเนียมธนาคาร | -25 | |
| หัก ค่าอินเทอร์เน็ตหักอัตโนมัติ | -100 | |
| ยอดหลังกระทบยอด | 9,490 | 9,490 |
ทั้งสองทางได้ 9,490 เท่ากัน เงินฝากและเช็คไม่ต้องบันทึกรายการ เพราะธนาคารจะบันทึกในอีกไม่กี่วัน ส่วนค่าธรรมเนียมและค่าอินเทอร์เน็ตต้องบันทึก เพราะเป็นค่าใช้จ่ายจริงที่ตกหล่นจากบัญชี
| รายการ | เดบิต | เครดิต | จำนวนเงิน |
|---|---|---|---|
| ค่าธรรมเนียมธนาคารเดือนมีนาคม | ค่าธรรมเนียมธนาคาร | เงินฝากธนาคาร | 25 |
| ค่าอินเทอร์เน็ตเดือนมีนาคม | ค่าสื่อสารและอินเทอร์เน็ต | เงินฝากธนาคาร | 100 |
ควรกระทบยอดบ่อยแค่ไหน
อย่างน้อยเดือนละครั้งเมื่อได้รายการเดินบัญชี และก่อนปิดงวดเดือนในบัญชี ถ้ามีรายการมากให้ทำสัปดาห์ละครั้ง การกระทบยอดหนึ่งเดือนใช้เวลาไม่กี่นาที แต่ถ้ารอทำทั้งปีจะใช้เวลาหลายวัน
สัญญาณเตือน
- ผลต่างที่อธิบายไม่ได้และเกิดซ้ำทุกเดือน
- เช็คที่ค้างไม่ได้ขึ้นเงินมาหลายเดือน ควรโทรสอบถามผู้ขาย
- รายการหักเงินที่ไม่มีใครรู้จัก หรือที่ปรากฏซ้ำสองครั้ง
- เงินฝากระหว่างทางที่ไม่เคยไปถึงธนาคาร
สิ่งที่เปลี่ยนไปสำหรับอนันต์
อนันต์จ่ายค่ากระดาษในวันศุกร์ได้โดยไม่ต้องตกใจ ตั้งแต่นั้นเขากระทบยอดทุกวันทำการแรกของเดือน พร้อมกาแฟหนึ่งแก้วและรายการเดินบัญชี ใช้เวลายี่สิบนาที ในเดือนมิถุนายน การกระทบยอดพบว่าผู้ให้บริการรับชำระด้วยบัตรหักเงินซ้ำ เขาทักท้วงและได้เงินคืน ถ้าไม่ได้กระทบยอด เขาคงจ่ายไปสองครั้ง
Aconta Online ช่วยได้อย่างไร
Aconta Online ไม่ได้เชื่อมต่อกับธนาคารของคุณ คุณกระทบยอดโดยถือรายการเดินบัญชีไว้ในมือ สิ่งที่ระบบให้คือบัญชีเงินฝากธนาคารในบัญชีแยกประเภท เรียงตามวันที่ พร้อมทุกรายการและยอดคงเหลือ ซึ่งคืออีกครึ่งหนึ่งของการกระทบยอดพอดี รายการปรับปรุงบันทึกเป็นรายการบัญชีและอยู่ในประวัติ และเมื่อกระทบยอดและตรวจสอบเดือนนั้นเสร็จแล้ว คุณปิดงวดได้เพื่อไม่ให้อะไรเปลี่ยนแปลงภายหลัง บริษัทแรกใช้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตร
คำถามที่พบบ่อย
การกระทบยอดเงินฝากธนาคารคืออะไร
คือการเปรียบเทียบรายการเดินบัญชีของธนาคารกับบัญชีเงินฝากธนาคารในสมุดบัญชีของคุณทีละรายการ จนอธิบายผลต่างได้ทุกจุดและได้ยอดเดียวกัน
ทำไมยอดธนาคารไม่ตรงกับบัญชีของฉัน
ส่วนใหญ่เกิดจากเช็คที่ยังไม่ขึ้นเงิน เงินฝากที่ธนาคารยังไม่นำเข้าบัญชี ค่าธรรมเนียมหรือการหักอัตโนมัติที่คุณยังไม่บันทึก หรือข้อผิดพลาดของฝั่งใดฝั่งหนึ่ง
รายการกระทบยอดใดบ้างที่ต้องบันทึกในบัญชี
เฉพาะรายการที่ธนาคารบันทึกแล้วแต่คุณยังไม่ได้บันทึก ได้แก่ ค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ย การหักอัตโนมัติ และข้อผิดพลาดของคุณเอง เช็คค้างจ่ายและเงินฝากระหว่างทางไม่ต้องบันทึก เพราะอยู่ในบัญชีของคุณแล้ว
ควรกระทบยอดเงินฝากธนาคารบ่อยแค่ไหน
อย่างน้อยเดือนละครั้ง ก่อนปิดงวด ถ้ามีรายการมาก ควรทำทุกสัปดาห์