Due saldi per lo stesso conto
Andrea Moretti ha una piccola tipografia: biglietti da visita, inviti, manifesti per i negozi del quartiere. Il 31 marzo scarica l'estratto conto: la banca dice che ha 8.940. I suoi libri dicono 9.615. Ci sono 675 di differenza, e venerdì deve pagare la carta.
La prima reazione è pensare al peggio: un addebito non dovuto, un cliente che non ha pagato, un errore nei libri. La seconda reazione è migliore. Mette l'estratto conto accanto al conto Banca del libro mastro e comincia a spuntare, uno per uno, i movimenti che compaiono da entrambe le parti. Questo, senza saperlo, è una riconciliazione bancaria.
Che cos'è la riconciliazione bancaria
Riconciliare significa confrontare l'estratto conto della banca con il conto banca nei suoi libri, movimento per movimento, e spiegare ogni differenza fino ad arrivare allo stesso saldo per entrambe le strade. Non si tratta di copiare nei libri il saldo della banca: si tratta di capire perché differiscono e correggere solo ciò che manca davvero.
Perché quasi non coincidono mai
- Assegni emessi che il fornitore non ha ancora incassato: sono già usciti dai suoi libri, ma non ancora dalla banca.
- Versamenti in transito: lei li ha registrati, ma la banca li accredita uno o due giorni dopo.
- Commissioni, interessi e addebiti automatici: la banca li ha registrati, lei non ancora.
- Errori: una cifra copiata male, un movimento registrato due volte, dalla sua parte o, raramente, da quella della banca.
La riconciliazione in cinque passaggi
- Raccolga l'estratto conto del mese e il libro mastro del conto Banca, per lo stesso periodo.
- Spunti ogni movimento che compare in entrambi con lo stesso importo.
- Elenchi ciò che compare solo nei suoi libri: assegni non incassati e versamenti in transito. Rettificano il saldo della banca.
- Elenchi ciò che compare solo in banca: commissioni, interessi, addebiti automatici. Rettificano i suoi libri, con una scrittura ciascuno.
- Verifichi che i due saldi rettificati siano uguali. Se non lo sono, resta un errore da trovare.
L'esempio di Andrea, svolto
Dopo aver spuntato, ad Andrea restano quattro movimenti senza corrispondenza: un versamento di 1.200 fatto il 31 e accreditato dalla banca il 1° aprile, un assegno di 650 al fornitore di carta non ancora incassato, una commissione bancaria di 25 e l'addebito automatico di internet, 100, che aveva dimenticato di registrare.
| Voce | Banca | Libri |
|---|---|---|
| Saldo al 31 marzo | 8.940 | 9.615 |
| Più il versamento in transito | 1.200 | |
| Meno l'assegno non incassato | -650 | |
| Meno la commissione bancaria | -25 | |
| Meno l'addebito automatico di internet | -100 | |
| Saldo riconciliato | 9.490 | 9.490 |
Le due strade arrivano a 9.490. Il versamento e l'assegno non richiedono scritture: la banca li registrerà nei prossimi giorni. La commissione e internet sì, perché sono costi reali che mancavano nei libri:
| Scrittura | Dare | Avere | Importo |
|---|---|---|---|
| Commissione bancaria di marzo | Oneri bancari | Banca | 25 |
| Servizio internet di marzo | Internet e telefonia | Banca | 100 |
Ogni quanto riconciliare
Almeno una volta al mese, quando arriva l'estratto conto, e prima di chiudere il mese nei suoi libri. Se l'impresa ha molti movimenti, una volta alla settimana. Riconciliare un mese richiede minuti; riconciliare un anno intero, giorni.
Segnali d'allarme
- Una differenza che non si spiega e si ripete mese dopo mese.
- Assegni non incassati da molti mesi: conviene telefonare al fornitore.
- Addebiti che nessuno riconosce o che compaiono due volte.
- Versamenti in transito che non arrivano mai in banca.
Che cosa è cambiato per Andrea
Andrea ha pagato la carta il venerdì, senza sorprese. Da allora riconcilia il primo giorno lavorativo di ogni mese con un caffè e l'estratto conto; gli servono venti minuti. A giugno la riconciliazione gli ha mostrato un addebito duplicato del gestore del POS. Lo ha contestato e gli è stato rimborsato. Senza riconciliare, lo avrebbe pagato due volte.
Dove entra Aconta Online
Aconta Online non si collega alla sua banca: lei riconcilia con l'estratto conto in mano. Quello che le dà è il libro mastro del conto Banca, in ordine di data, con ogni movimento e il suo saldo, cioè esattamente l'altra metà della riconciliazione. Le rettifiche si registrano come scritture e restano nella storia, e quando il mese è riconciliato e controllato, lei può chiuderlo perché nulla lo modifichi in seguito. La prima impresa è gratuita, senza carta.
Domande frequenti
Che cos'è una riconciliazione bancaria?
È il confronto, movimento per movimento, dell'estratto conto della banca con il conto banca nei suoi libri, fino a spiegare ogni differenza e arrivare allo stesso saldo.
Perché il saldo della banca non coincide con i miei libri?
Di solito per assegni non ancora incassati, versamenti che la banca non ha ancora accreditato, commissioni o addebiti automatici che lei non ha registrato, o un errore da una delle due parti.
Quali voci della riconciliazione si registrano nei libri?
Solo quelle che la banca ha già registrato e lei no: commissioni, interessi, addebiti automatici ed errori propri. Gli assegni non incassati e i versamenti in transito non richiedono scritture, perché sono già nei suoi libri.
Ogni quanto si fa la riconciliazione bancaria?
Almeno una volta al mese, prima di chiudere il periodo. Con molti movimenti, conviene farla ogni settimana.