Conciliación bancaria: qué hacer cuando el banco y sus libros no coinciden

Dos saldos para la misma cuenta

Andrés Molina tiene una imprenta pequeña: tarjetas de visita, invitaciones, carteles para los comercios del barrio. El 31 de marzo descarga su estado de cuenta: el banco dice que tiene 8,940. Sus libros dicen 9,615. Hay 675 de diferencia, y el viernes tiene que pagar el papel.

Su primera reacción es pensar lo peor: un cobro indebido, un cliente que no pagó, un error en sus libros. Su segunda reacción es mejor. Pone el estado de cuenta junto a la cuenta Bancos de su libro mayor y empieza a marcar, uno por uno, los movimientos que aparecen en los dos lados. Eso, sin saberlo, es una conciliación bancaria.

Qué es la conciliación bancaria

Conciliar es comparar el estado de cuenta del banco con la cuenta del banco en sus libros, movimiento por movimiento, y explicar cada diferencia hasta llegar al mismo saldo por los dos caminos. No se trata de copiar el saldo del banco en los libros: se trata de entender por qué difieren y corregir solo lo que de verdad falta.

Por qué casi nunca coinciden

• Cheques emitidos que el proveedor aún no ha cobrado: ya salieron de sus libros, pero todavía no del banco.
• Depósitos en tránsito: usted los registró, pero el banco los acredita uno o dos días después.
• Comisiones, intereses y cargos automáticos: el banco los registró, pero usted aún no.
• Errores: una cifra mal copiada, un movimiento registrado dos veces, de su lado o, rara vez, del lado del banco.

La conciliación en cinco pasos

1. Reúna el estado de cuenta del mes y el libro mayor de la cuenta Bancos, con el mismo período.
2. Marque cada movimiento que aparece en los dos con el mismo importe.
3. Liste lo que solo aparece en sus libros: cheques sin cobrar y depósitos en tránsito. Ajustan el saldo del banco.
4. Liste lo que solo aparece en el banco: comisiones, intereses, cargos automáticos. Ajustan sus libros, con un asiento cada uno.
5. Compruebe que los dos saldos ajustados son iguales. Si no lo son, queda un error por encontrar.

El ejemplo de Andrés, resuelto

Al marcar, a Andrés le quedan cuatro movimientos sin pareja: un depósito de 1,200 que hizo el 31 y el banco acreditó el 1 de abril, un cheque de 650 al proveedor de papel que aún no se ha cobrado, una comisión bancaria de 25 y el pago automático del internet, 100, que olvidó registrar.

Los dos caminos llegan a 9,490. El depósito y el cheque no necesitan ningún asiento: el banco los registrará en los próximos días. La comisión y el internet sí, porque son gastos reales que faltaban en los libros:

Cada cuánto conciliar

Al menos una vez al mes, cuando llega el estado de cuenta, y antes de cerrar el mes en sus libros. Si el negocio tiene muchos movimientos, una vez por semana. Una conciliación de un mes toma minutos; la de un año entero, días.

Señales de alarma

• Una diferencia que no se explica y se repite mes tras mes.
• Cheques sin cobrar de hace muchos meses: conviene llamar al proveedor.
• Cargos que nadie reconoce o que aparecen dos veces.
• Depósitos en tránsito que nunca llegan al banco.

Lo que cambió para Andrés

Andrés pagó el papel el viernes, sin sobresaltos. Desde entonces concilia el primer día hábil de cada mes con un café y el estado de cuenta; tarda veinte minutos. En junio la conciliación le mostró un cargo duplicado del proveedor de la tarjeta. Lo reclamó y se lo devolvieron. Sin conciliar, lo habría pagado dos veces.

Dónde entra Aconta Online

Aconta Online no se conecta a su banco: usted concilia con el estado de cuenta en la mano. Lo que sí le da es el libro mayor de la cuenta Bancos, ordenado por fecha, con cada movimiento y su saldo, que es exactamente la otra mitad de la conciliación. Los ajustes se registran como asientos y quedan en la historia, y cuando el mes está conciliado y revisado, usted puede cerrarlo para que nada lo cambie después. La primera empresa es gratis, sin tarjeta.