Una diferencia de 270
Daniel Fuentes tiene una ferretería desde hace once años y lleva él mismo los libros, en una hoja de cálculo que conoce de memoria. Es el último día del mes. Suma la columna del debe: 48,620. Suma la del haber: 48,350. Faltan 270, y no sabe dónde.
Revisa los asientos de la primera semana, después los de la segunda. A las once de la noche ha repasado doscientos movimientos y la diferencia sigue ahí, intacta, como una piedra en el zapato. Entonces recuerda algo que le enseñó una profesora de contabilidad hace muchos años: antes de buscar, haga cuentas con la diferencia.
Lo que la balanza detecta y lo que no
La balanza de comprobación compara la suma de todos los saldos deudores con la de todos los saldos acreedores. Si no son iguales, hay un error seguro. Pero que sean iguales no prueba que no lo haya.
| La balanza detecta | La balanza no detecta |
|---|---|
| Un asiento cuyo debe y haber no coinciden | Un asiento que nunca se registró |
| Un importe pasado al mayor por un solo lado | Un asiento registrado dos veces |
| Una suma mal hecha | Un importe anotado en la cuenta equivocada, del lado correcto |
| Una cifra escrita distinta en el debe y en el haber | El mismo importe equivocado en los dos lados |
Cinco pistas para encontrar la diferencia
- Vuelva a sumar. Parece obvio, pero el error está en la suma más a menudo de lo que parece.
- Busque la diferencia exacta. Un importe igual a la diferencia suele ser una línea que falta: un asiento con el debe y sin el haber.
- Divida entre dos. Si una cifra se anotó en el lado equivocado, la diferencia es el doble de esa cifra. Con 270, busque un 135.
- Divida entre nueve. Si la diferencia se divide entre 9 sin resto, sospeche dos cifras invertidas (4,350 escrito 4,530 deja 180) o una coma corrida (300 escrito 30 deja 270).
- Compare con el mes anterior. Una cuenta cuyo saldo cambió mucho más de lo normal es un buen lugar para empezar.
El error de Daniel
Daniel divide 270 entre 2: 135. No encuentra ningún 135. Divide 270 entre 9: 30, exacto. Busca entonces un 30 que debió ser 300, o un 300 que debió ser 30. Lo encuentra en dos minutos: una compra de tornillos por 300 dólares, cargada al inventario por 300 y abonada a la caja por 30. Un cero que se quedó en el teclado.
Esa noche Daniel aprende dos cosas. La primera, que la aritmética encuentra en minutos lo que la vista no encuentra en horas. La segunda, que el error no debió poder entrar: un asiento con 300 en el debe y 30 en el haber no cuadra, y un sistema por partida doble lo habría rechazado en el momento.
Los errores que la balanza no ve
Al mes siguiente Daniel ya lleva sus libros en un sistema que rechaza los asientos descuadrados, y su balanza cuadra siempre. Pero eso no la hace infalible. Para los errores que no alteran la suma, estas revisiones funcionan:
- Concilie el banco cada mes: un asiento omitido o duplicado suele aparecer como una diferencia con el estado de cuenta.
- Revise los saldos normales: una caja con saldo acreedor o un gasto con saldo de haber son imposibles y delatan un lado o una cuenta equivocados.
- Compare cada cuenta con el mismo mes del año anterior y pregunte por cada salto grande.
- Cuente el inventario y compárelo con lo que dicen los libros.
Así encontró Daniel su segundo error: el alquiler del local, 1,000 dólares, registrado en la cuenta de electricidad. La balanza cuadraba, pero la factura de luz del mes parecía de una fábrica.
Cómo se corrige un asiento sin borrar nada
Un asiento registrado no se borra ni se sobrescribe. Se corrige con un contra-asiento, que es el mismo asiento con los lados invertidos, y después se registra el asiento correcto. Las tres líneas quedan en el libro diario y cualquiera puede seguir lo que pasó.
| Asiento | Debe | Haber | Importe |
|---|---|---|---|
| Original, equivocado | Electricidad | Caja | 1,000 |
| Contra-asiento | Caja | Electricidad | 1,000 |
| Asiento correcto | Gasto de alquiler | Caja | 1,000 |
Borrar habría sido más rápido, pero un libro que se puede borrar es un libro en el que nadie puede confiar: ni el contador, ni el banco, ni usted dentro de un año.
Dónde entra Aconta Online
Aconta Online rechaza cualquier asiento cuyo debe y haber no coincidan, así que la diferencia de 270 no llega a existir. Nunca edita un asiento registrado: lo anula con un contra-asiento y conserva los dos, con la fecha y la persona que hizo cada uno. La balanza de comprobación está siempre al día, y el glosario explica el saldo normal de cada tipo de cuenta para detectar a simple vista lo que no encaja. La primera empresa es gratis, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no cuadra mi balanza de comprobación?
Casi siempre por un asiento cuyo debe y haber no coinciden, un importe pasado al mayor por un solo lado o una suma mal hecha. Divida la diferencia entre 2 y entre 9 para orientar la búsqueda.
¿Qué significa que la diferencia se divida entre 9?
Que probablemente hay dos cifras invertidas, como 54 escrito 45, o una coma corrida, como 300 escrito 30. Las dos dejan una diferencia múltiplo de 9.
¿Se puede borrar un asiento contable equivocado?
No debe borrarse. Se registra un contra-asiento con los lados invertidos y después el asiento correcto, de modo que la historia completa quede en el libro diario.
¿Si la balanza cuadra, mis libros están bien?
No necesariamente. La balanza no ve un asiento omitido, uno duplicado ni un importe en la cuenta equivocada. Para eso sirven la conciliación bancaria, la revisión de saldos y el inventario.