会計の誤り：試算表の貸借が合わない原因の見つけ方

270の差額

山本大輔さんは金物店を営んで十一年。帳簿は自分でつけていて、使い慣れた表計算ソフトの中身は頭に入っています。月末の最終日、借方の列を合計すると48,620。貸方の列は48,350。270足りませんが、どこが違うのかわかりません。

一週目の仕訳を見直し、二週目も見直します。夜十一時、二百件の取引を確かめても、差額は靴の中の小石のようにそのまま残っています。そのとき、何年も前に簿記の先生に教わったことを思い出しました。探す前に、まず差額で計算してみなさい。

試算表でわかること、わからないこと

試算表は、すべての借方残高の合計と、すべての貸方残高の合計を比べます。一致しなければ、必ずどこかに誤りがあります。けれども一致したからといって、誤りがないとは言い切れません。

差額を見つける五つの手がかり

1. もう一度合計する。 当たり前に聞こえますが、誤りは思っている以上に合計そのものにあります。
2. 差額と同じ金額を探す。 差額と同じ金額は、多くの場合、一行の抜けです。借方だけあって貸方がない仕訳です。
3. 2で割る。 ある金額を反対側に記入すると、差額はその金額の2倍になります。270なら135を探します。
4. 9で割る。 差額が9で割り切れるなら、隣り合う数字の入れ違い（4,350を4,530と書くと差は180）か、桁のずれ（300を30と書くと差は270）を疑います。
5. 前月と比べる。 いつもより大きく残高が動いた科目から調べるのが近道です。

大輔さんの誤り

大輔さんは270を2で割ります。135。どこにもありません。270を9で割ると、ちょうど30。そこで、300であるべき30、あるいは30であるべき300を探します。二分で見つかりました。300のねじの仕入が、借方の棚卸資産には300、貸方の現金には30と入力されていたのです。キーボードに残ったゼロ一つでした。

その夜、大輔さんは二つのことを学びました。一つは、目では何時間もかかることを、計算なら数分で見つけられること。もう一つは、この誤りはそもそも入り込むべきではなかったことです。借方300、貸方30の仕訳は貸借が合わず、複式簿記のシステムならその場ではじいていたはずです。

試算表では見えない誤り

翌月から、大輔さんは貸借の合わない仕訳をはじくシステムで帳簿をつけ、試算表はいつも一致するようになりました。それでも完璧とは限りません。合計を変えない誤りには、次の確認が役立ちます。

• 毎月、銀行残高を照合する：記帳漏れや二重記帳は、たいてい通帳や明細との差として現れます。
• 通常残高を確かめる：貸方残高の現金や、貸方残高の費用はありえず、記入した側か科目の誤りを示しています。
• 各科目を前年同月と比べ、大きな変化があればその理由を確かめる。
• 棚卸をして、帳簿の在庫と比べる。

こうして大輔さんは二つ目の誤りを見つけました。店の家賃1,000が、水道光熱費の科目に入っていたのです。試算表は一致していましたが、その月の電気代はまるで工場のようでした。

何も消さずに仕訳を訂正する方法

記録した仕訳は、削除も上書きもしません。借方と貸方を入れ替えた同じ仕訳、つまり取消仕訳で打ち消し、そのうえで正しい仕訳を記録します。三つの仕訳はすべて仕訳帳に残り、何が起きたのか誰でもたどることができます。

消してしまうほうが早かったでしょう。けれども消せる帳簿は、誰にも信頼されません。税理士にも、銀行にも、一年後のご自身にも。

Aconta Online の役割

Aconta Online は、借方と貸方が一致しない仕訳をすべてはじくので、270の差額はそもそも生まれません。記録した仕訳は決して書き換えず、取消仕訳で打ち消して両方を残し、それぞれの日付と入力した人も記録します。試算表は常に最新で、用語集では科目の種類ごとの通常残高を説明しているので、合わないところがひと目でわかります。最初の一社は無料で、カードの登録も不要です。