Расхождение в 270
Дмитрий Фёдоров уже одиннадцать лет держит хозяйственный магазин и сам ведёт учёт в таблице, которую знает наизусть. Последний день месяца. Он складывает дебетовый столбец: 48 620. Кредитовый: 48 350. Не хватает 270, и он не знает где.
Он перепроверяет проводки первой недели, потом второй. К одиннадцати вечера он просмотрел двести операций, а расхождение на месте, нетронутое, как камешек в ботинке. И тут он вспоминает совет преподавательницы бухучёта много лет назад: прежде чем искать, посчитайте саму разницу.
Что ведомость видит, а что нет
Оборотно-сальдовая ведомость сравнивает сумму всех дебетовых сальдо с суммой всех кредитовых. Если они не равны, ошибка точно есть. Но если равны, это ещё не доказывает, что ошибки нет.
| Ведомость обнаруживает | Ведомость не обнаруживает |
|---|---|
| Проводку, в которой дебет и кредит не совпадают | Проводку, которую так и не записали |
| Сумму, перенесённую в главную книгу только с одной стороны | Проводку, записанную дважды |
| Ошибку в сложении | Сумму на неверном счёте, но на верной стороне |
| Цифру, записанную по-разному в дебете и кредите | Одну и ту же неверную сумму с обеих сторон |
Пять подсказок, как найти разницу
- Сложите заново. Звучит банально, но ошибка в итоге встречается чаще, чем кажется.
- Поищите точную разницу. Сумма, равная разнице, часто означает пропущенную строку: проводку с дебетом и без кредита.
- Разделите на два. Если сумму записали не на ту сторону, разница вдвое больше этой суммы. При 270 ищите 135.
- Разделите на девять. Если разница делится на 9 без остатка, подозревайте переставленные цифры (4 350, записанные как 4 530, дают 180) или сдвинутую запятую (300, записанные как 30, дают 270).
- Сравните с прошлым месяцем. Счёт, сальдо которого изменилось гораздо сильнее обычного, — хорошее место для начала.
Ошибка Дмитрия
Дмитрий делит 270 на 2: 135. Нигде нет 135. Делит 270 на 9: ровно 30. Значит, нужно искать 30, которое должно было быть 300, или 300, которое должно было быть 30. Он находит её за две минуты: покупка шурупов на 300, отражённая по дебету запасов на 300, а по кредиту кассы на 30. Ноль, оставшийся на клавиатуре.
В тот вечер Дмитрий усвоил две вещи. Во-первых, арифметика находит за минуты то, чего глаз не находит часами. Во-вторых, такая ошибка вообще не должна была попасть в учёт: проводка с 300 по дебету и 30 по кредиту не сходится, и система двойной записи отклонила бы её сразу.
Ошибки, которых ведомость не видит
Со следующего месяца Дмитрий ведёт учёт в системе, которая отклоняет несбалансированные проводки, и его ведомость сходится всегда. Но непогрешимой она от этого не становится. Для ошибок, не меняющих итогов, помогают такие проверки:
- Ежемесячно сверяйте банк: пропущенная или задвоенная проводка обычно проявляется как расхождение с выпиской.
- Проверяйте нормальное сальдо: касса с кредитовым сальдо или счёт расходов с кредитовым сальдо невозможны и выдают неверную сторону или неверный счёт.
- Сравнивайте каждый счёт с тем же месяцем прошлого года и выясняйте причину каждого резкого скачка.
- Проводите инвентаризацию и сравнивайте её с данными учёта.
Так Дмитрий нашёл свою вторую ошибку: аренду магазина, 1 000, записали на счёт электроэнергии. Ведомость сходилась, но счёт за свет в том месяце выглядел как у завода.
Как исправить проводку, ничего не стирая
Записанную проводку не удаляют и не перезаписывают. Её исправляют сторнированием, то есть той же проводкой с переставленными сторонами, а затем записывают правильную. Все три остаются в журнале, и любой может проследить, что произошло.
| Проводка | Дебет | Кредит | Сумма |
|---|---|---|---|
| Исходная, ошибочная | Электроэнергия | Касса | 1 000 |
| Сторнирование | Касса | Электроэнергия | 1 000 |
| Правильная проводка | Расходы на аренду | Касса | 1 000 |
Стереть было бы быстрее, но книге, которую можно стереть, не может доверять никто: ни бухгалтер, ни банк, ни вы сами через год.
Где помогает Aconta Online
Aconta Online отклоняет любую проводку, в которой дебет и кредит не совпадают, так что расхождение в 270 просто не возникает. Она никогда не изменяет записанную проводку: отменяет её сторнированием и сохраняет обе, с датой и именем того, кто внёс каждую. Оборотно-сальдовая ведомость всегда актуальна, а глоссарий объясняет нормальное сальдо каждого типа счёта, чтобы с первого взгляда видеть то, что не на месте. Первая компания бесплатна, без карты.
Частые вопросы
Почему не сходится моя оборотно-сальдовая ведомость?
Почти всегда из-за проводки, в которой дебет и кредит не совпадают, суммы, перенесённой в главную книгу только с одной стороны, или ошибки в сложении. Разделите разницу на 2 и на 9, чтобы сузить поиск.
Что значит, если разница делится на 9?
Скорее всего, переставлены две цифры, например 54 записано как 45, или сдвинута запятая, например 300 записано как 30. В обоих случаях разница кратна 9.
Можно ли удалить ошибочную проводку?
Удалять её не следует. Записывают сторнирование с переставленными сторонами, а затем правильную проводку, чтобы вся история осталась в журнале.
Если ведомость сходится, значит ли это, что учёт верен?
Не обязательно. Ведомость не видит пропущенной проводки, задвоенной или суммы на неверном счёте. Для этого нужны сверка с банком, проверка сальдо и инвентаризация.