Kesalahan akuntansi: cara mengetahui mengapa neraca saldo Anda tidak seimbang

Selisih 270

Dedi Santoso sudah sebelas tahun memiliki toko bangunan dan mengerjakan pembukuannya sendiri, dalam spreadsheet yang ia hafal di luar kepala. Hari ini akhir bulan. Ia menjumlahkan kolom debit: 48.620. Kolom kredit: 48.350. Kurang 270, dan ia tidak tahu di mana.

Ia memeriksa jurnal minggu pertama, lalu minggu kedua. Pukul sebelas malam ia sudah menelusuri dua ratus transaksi dan selisih itu tetap di sana, utuh, seperti kerikil di dalam sepatu. Lalu ia teringat nasihat seorang dosen akuntansi bertahun-tahun lalu: sebelum mencari, hitunglah dulu selisihnya.

Yang terdeteksi neraca saldo dan yang tidak

Neraca saldo membandingkan jumlah semua saldo debit dengan jumlah semua saldo kredit. Jika tidak sama, pasti ada kesalahan. Tetapi jika sama, itu tidak membuktikan tidak ada kesalahan.

Lima petunjuk untuk menemukan selisih

1. Jumlahkan ulang. Kedengarannya sepele, tetapi kesalahannya lebih sering ada pada penjumlahan daripada yang dikira.
2. Cari selisih yang persis. Jumlah yang sama dengan selisih sering kali adalah baris yang hilang: jurnal dengan debit tanpa kredit.
3. Bagi dua. Jika sebuah angka dicatat di sisi yang salah, selisihnya dua kali angka itu. Dengan 270, carilah 135.
4. Bagi sembilan. Jika selisih habis dibagi 9, curigai dua angka yang tertukar (4.350 ditulis 4.530 menyisakan 180) atau koma yang bergeser (300 ditulis 30 menyisakan 270).
5. Bandingkan dengan bulan lalu. Akun yang saldonya berubah jauh lebih besar dari biasanya adalah titik awal yang baik.

Kesalahan Dedi

Dedi membagi 270 dengan 2: 135. Tidak ada 135 di mana pun. Ia membagi 270 dengan 9: tepat 30. Maka ia mencari 30 yang seharusnya 300, atau 300 yang seharusnya 30. Ia menemukannya dalam dua menit: pembelian sekrup senilai 300, didebit ke persediaan sebesar 300 dan dikredit ke kas sebesar 30. Satu nol yang tertinggal di papan ketik.

Malam itu Dedi belajar dua hal. Pertama, hitungan menemukan dalam beberapa menit apa yang tidak ditemukan mata dalam berjam-jam. Kedua, kesalahan itu seharusnya tidak bisa masuk: jurnal dengan 300 di debit dan 30 di kredit tidak seimbang, dan sistem pembukuan berpasangan akan langsung menolaknya.

Kesalahan yang tidak terlihat oleh neraca saldo

Bulan berikutnya Dedi sudah mencatat di sistem yang menolak jurnal tidak seimbang, dan neraca saldonya selalu seimbang. Namun itu tidak membuatnya sempurna. Untuk kesalahan yang tidak mengubah jumlah, pemeriksaan berikut berguna:

• Rekonsiliasi bank setiap bulan: jurnal yang terlewat atau ganda biasanya muncul sebagai selisih dengan rekening koran.
• Periksa saldo normal: kas dengan saldo kredit atau beban dengan saldo kredit itu mustahil dan menandakan sisi atau akun yang salah.
• Bandingkan setiap akun dengan bulan yang sama tahun lalu dan tanyakan setiap lonjakan besar.
• Hitung persediaan dan bandingkan dengan catatan pembukuan.

Begitulah Dedi menemukan kesalahan keduanya: sewa toko, 1.000, tercatat di akun listrik. Neraca saldonya seimbang, tetapi tagihan listrik bulan itu terlihat seperti tagihan pabrik.

Cara memperbaiki jurnal tanpa menghapus apa pun

Jurnal yang sudah dicatat tidak dihapus atau ditimpa. Jurnal itu diperbaiki dengan jurnal pembalik, yaitu jurnal yang sama dengan sisi yang dibalik, lalu jurnal yang benar dicatat. Ketiganya tetap ada di jurnal umum dan siapa pun dapat menelusuri apa yang terjadi.

Menghapus memang lebih cepat, tetapi buku yang bisa dihapus adalah buku yang tidak bisa dipercaya siapa pun: akuntan, bank, ataupun Anda sendiri setahun lagi.

Di mana Aconta Online berperan

Aconta Online menolak setiap jurnal yang debit dan kreditnya tidak sama, sehingga selisih 270 itu tidak pernah terjadi. Ia tidak pernah mengubah jurnal yang sudah dicatat: ia membatalkannya dengan jurnal pembalik dan menyimpan keduanya, lengkap dengan tanggal dan orang yang membuat masing-masing. Neraca saldo selalu mutakhir, dan glosarium menjelaskan saldo normal setiap jenis akun agar Anda dapat melihat sekilas apa yang janggal. Perusahaan pertama gratis, tanpa kartu.