Laba tanpa kas: mengapa usaha bisa untung tetapi tetap kehabisan uang

Bulan terbaik dan kas yang kosong

Joko Susilo memasok produk kebersihan ke hotel, kantor, dan restoran. September adalah bulan terbaiknya: penjualannya 12.000 dan laporan laba ruginya mencatat laba 2.500. Joko merayakannya hari Senin. Hari Rabu ia memeriksa bank untuk membayar gaji hari Jumat, 1.800, dan hanya menemukan 600.

Pikiran pertamanya, pembukuannya pasti salah. Ternyata tidak. Joko baru saja berhadapan dengan salah satu kenyataan bisnis yang paling tidak masuk akal: Anda bisa menghasilkan uang dan kehabisan uang pada saat yang sama.

Laba dan kas tidak sama

Akuntansi mencatat pendapatan saat pendapatan itu diperoleh, bukan saat diterima, dan beban saat terjadi, bukan saat dibayar. Karena itu laporan laba rugi mengukur apakah usaha menciptakan nilai. Kas, sebaliknya, hanya bergerak ketika uang benar-benar masuk atau keluar. Kedua angka itu menjauh setiap kali ada jeda antara memperoleh dan menerima, atau antara membeli dan memakai.

Lima tempat uang bersembunyi

• Piutang usaha: penjualan kredit adalah laba hari ini dan kas 30, 60, atau 90 hari lagi.
• Persediaan: barang yang sudah dibeli dan masih di gudang sudah keluar dari kas, tetapi belum menjadi beban.
• Cicilan pinjaman: bunga adalah beban; pokok pinjaman yang dibayar bukan beban, tetapi tetap keluar dari kas.
• Pembelian peralatan: rak atau kendaraan adalah aset; uangnya keluar sekaligus, sedangkan bebannya diakui sedikit demi sedikit.
• Prive pemilik: tidak mengurangi laba, tetapi mengurangi kas.

Bulan Joko dalam angka

Beginilah, baris demi baris, laba 2.500 berakhir menjadi kas 600:

Uangnya tidak hilang. Uang itu ada di faktur hotel, di kardus-kardus di gudang, di pinjaman yang kini sedikit lebih kecil, dan di rak yang baru. Hanya saja tidak ada di bank, dan gaji dibayar dari bank.

Cara melihatnya di laporan keuangan

Laporan laba rugi memberi tahu berapa laba Anda. Neraca memberi tahu di mana laba itu berada. Bandingkan dua neraca, awal bulan dan akhir bulan: jika piutang atau persediaan naik, ke sanalah kas pergi; jika utang kepada pemasok naik, merekalah yang membiayai Anda. Perbandingan itu, akun demi akun, adalah titik awal laporan arus kas yang disusun para akuntan.

Lima langkah agar kas mencukupi

1. Tagih lebih cepat. Jangka waktu pembayaran yang jelas di setiap faktur, uang muka untuk pesanan besar, dan telepon yang sopan pada hari faktur jatuh tempo.
2. Beli sesuai yang terjual. Persediaan yang tidak bergerak adalah uang yang tertidur.
3. Negosiasikan tempo dengan pemasok. Jika Anda memberi pelanggan 60 hari dan membayar pemasok dalam 15 hari, Anda membiayai semua orang kecuali usaha Anda sendiri.
4. Proyeksikan minggu-minggu ke depan. Tabel sederhana, minggu demi minggu, berisi penerimaan dan pembayaran yang diharapkan, memperingatkan masalah sebelum datang.
5. Sisihkan cadangan. Biaya tetap satu bulan di rekening terpisah mengubah krisis menjadi sekadar gangguan.

Yang dilakukan Joko

Jumat itu Joko membayar gaji dengan fasilitas kredit, dengan biaya yang terasa berat. Senin berikutnya ia mengubah tiga hal: meminta uang muka 30% untuk pesanan hotel, menegosiasikan tempo 30 hari dengan pemasok utamanya, dan mulai memeriksa setiap minggu tabel penerimaan dan pembayaran untuk delapan minggu ke depan. Pada bulan Desember, bulan rekor berikutnya, laba dan kas akhirnya menceritakan kisah yang sama.

Di mana Aconta Online berperan

Dengan setiap jurnal yang mutakhir, Aconta Online memberi Anda laporan laba rugi untuk mengetahui berapa laba Anda, dan neraca pada tanggal berapa pun untuk melihat di mana uang itu berada: di pelanggan, di persediaan, di peralatan, atau di bank. Buku besar setiap akun menunjukkan apa yang masuk, apa yang keluar, dan apa yang belum ditagih. Aconta tidak menyusun proyeksi kas, tetapi memberi Anda angka yang pasti untuk menyusunnya. Perusahaan pertama gratis, tanpa kartu.