Utile senza liquidità: perché un'impresa guadagna e resta comunque senza cassa

Il mese migliore e una cassa vuota

Giorgio Conti distribuisce prodotti per la pulizia a hotel, uffici e ristoranti. Settembre è stato il suo mese migliore: ha venduto 12.000 e il conto economico segna un utile di 2.500. Giorgio festeggia il lunedì. Il mercoledì controlla la banca per pagare gli stipendi di venerdì, 1.800, e trova 600.

Il primo pensiero è che la contabilità sia sbagliata. Non lo è. Giorgio si è appena scontrato con una delle verità meno intuitive degli affari: si può guadagnare denaro e restarne senza nello stesso momento.

Utile e liquidità non sono la stessa cosa

La contabilità registra un ricavo quando lo si guadagna, non quando lo si incassa, e un costo quando lo si sostiene, non quando lo si paga. Per questo il conto economico misura se l'impresa crea valore. La cassa, invece, si muove solo quando il denaro entra o esce davvero. Le due cifre si separano ogni volta che c'è uno scarto tra guadagnare e incassare, o tra comprare e consumare.

Cinque posti dove si nasconde il denaro

• Crediti verso clienti: una vendita a credito è utile oggi e cassa fra 30, 60 o 90 giorni.
• Magazzino: la merce comprata e ancora in deposito è uscita dalla cassa, ma non è ancora un costo.
• Rate dei prestiti: gli interessi sono un costo; la quota capitale restituita no, ma esce dalla cassa lo stesso.
• Acquisti di attrezzature: una scaffalatura o un furgone sono attività; escono dalla cassa in una volta e diventano costo poco per volta.
• Prelevamenti del titolare: non riducono l'utile, ma riducono la cassa.

Il mese di Giorgio in cifre

Ecco, riga per riga, come un utile di 2.500 è finito in 600 di cassa:

Il denaro non è sparito. È nelle fatture degli hotel, negli scatoloni del deposito, nel prestito che ora è un po' più piccolo e nella scaffalatura nuova. Solo che non è in banca, e gli stipendi si pagano con la banca.

Come vederlo nei prospetti

Il conto economico le dice quanto ha guadagnato. Lo stato patrimoniale le dice dove si trova ciò che ha guadagnato. Confronti due stati patrimoniali, quello di inizio e quello di fine mese: se i crediti verso clienti o il magazzino sono saliti, la cassa è andata lì; se sono saliti i debiti verso fornitori, sono loro a finanziarla. Quel confronto, conto per conto, è il punto di partenza del rendiconto finanziario che preparano i commercialisti.

Cinque misure perché la cassa basti

1. Incassi prima. Termini chiari su ogni fattura, un acconto sugli ordini grandi e una telefonata cortese il giorno in cui una fattura scade.
2. Compri in base a ciò che vende. Il magazzino che non gira è denaro addormentato.
3. Negozi i termini con i fornitori. Se concede 60 giorni ai clienti e paga i fornitori a 15, finanzia tutti tranne la propria impresa.
4. Preveda le prossime settimane. Una tabella semplice, settimana per settimana, con gli incassi e i pagamenti previsti, segnala il problema prima che arrivi.
5. Tenga una riserva. Un mese di costi fissi su un conto a parte trasforma una crisi in un fastidio.

Che cosa ha fatto Giorgio

Quel venerdì Giorgio ha pagato gli stipendi con un fido bancario, a un costo che gli ha fatto male. Il lunedì successivo ha cambiato tre cose: ha chiesto un acconto del 30% sugli ordini degli hotel, ha negoziato 30 giorni con il fornitore principale e ha cominciato a rivedere ogni settimana una tabella con gli incassi e i pagamenti delle otto settimane successive. A dicembre, un altro mese record, utile e cassa hanno finalmente raccontato la stessa storia.

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