La scatola da scarpe di Carla
Carla Colombo ha un negozio di fiori. Gli incassi finiscono in una cassetta di metallo; da quella cassetta escono anche, a volte, la spesa della settimana, la benzina della domenica e la retta della scuola del figlio. Quando la cassetta non basta per pagare il fornitore di rose, Carla paga con la carta personale. Le ricevute di tutto finiscono in una scatola da scarpe.
Una sera di dicembre la sorella le chiede quanto guadagna il negozio. Carla calcola a mente: circa 2.000 al mese. La sorella insiste: con o senza la spesa? Con o senza le rose pagate con la carta? Carla non sa rispondere. Ed è proprio quella domanda, così semplice, che conta per fissare i prezzi, chiedere un prestito o decidere se conviene aprire la domenica.
L'impresa è un'altra persona
La contabilità parte da un principio detto dell'entità: l'impresa è una persona distinta dal suo titolare, anche quando la legge non le separa, come nel caso di una ditta individuale. Ciò che l'impresa possiede e deve va nei suoi libri; ciò che possiede e deve il titolare, no. Ciò che passa dall'una all'altro si registra per quello che è: un versamento o un prelevamento.
Quanto costa mescolare
- Non si conosce l'utile reale: una spesa personale pagata con la cassa lo riduce, e un costo dell'impresa pagato con la carta personale lo gonfia.
- I prezzi si calcolano male, perché non si conosce il costo reale di ogni mazzo di fiori.
- Una spesa personale registrata come costo dell'impresa può diventare un problema con il fisco.
- La banca non vede un'impresa sana, ma un movimento di denaro che nessuno sa spiegare.
- Se un giorno entra un socio o l'impresa viene venduta, nessuno potrà dimostrare quanto vale.
Come registrare ciò che il titolare versa e preleva
Per la contabilità, il denaro che il titolare mette nell'impresa è un versamento al patrimonio netto, e quello che porta via è un prelevamento. Nessuno dei due è un ricavo o un costo dell'impresa. Un costo dell'impresa pagato con denaro personale, invece, è un costo, compensato da un versamento. Ecco quattro situazioni di Carla:
| Situazione | Dare | Avere | Importo |
|---|---|---|---|
| Mette 1.000 dei suoi risparmi nell'impresa | Cassa | Capitale | 1.000 |
| Porta a casa del contante | Prelevamenti del titolare | Cassa | 300 |
| Paga le rose al fornitore con la carta personale | Acquisti di fiori | Capitale | 250 |
| Paga la spesa con la cassa | Prelevamenti del titolare | Cassa | 80 |
Il conto dei prelevamenti riduce il patrimonio netto e si chiude su di esso a fine esercizio. La spesa non compare mai come costo: non lo è.
Uno stipendio per lei
Il prelevamento più sano è quello programmato. Fissi un importo mensile che l'impresa può sostenere, lo prelevi in una data fissa e lo registri sempre allo stesso modo. In una ditta individuale è un prelevamento; se l'impresa è una società e lei riceve uno stipendio, è un costo con obblighi fiscali e previdenziali propri, che cambiano da paese a paese. Chieda al suo commercialista qual è il suo caso.
Cinque abitudini per non mescolare più
- Apra un conto corrente solo per l'impresa e usi una carta solo dell'impresa.
- Incassi tutte le vendite sul conto o nella cassa dell'impresa, mai sul suo.
- Conti la cassa a ogni chiusura e annoti l'eventuale differenza.
- Conservi un documento di tutto ciò che esce, anche una ricevuta scritta a mano.
- Se le capita di mescolare, lo registri subito come versamento o prelevamento, non a fine anno.
Che cosa ha scoperto Carla
Carla ha aperto un conto per il negozio e si è fissata un prelevamento di 1.200 al mese. Tre mesi dopo, con i libri separati, il conto economico le ha detto qualcosa che non si aspettava: il negozio guadagnava 1.450 al mese, non 2.000. I bouquet da sposa lasciavano poco margine, le composizioni per le aziende molto. Ha alzato il prezzo dei primi, ha cercato più clienti per le seconde e, in primavera, l'utile ha superato davvero i 2.000. La scatola da scarpe ora contiene solo scarpe.
Dove entra Aconta Online
In Aconta Online lei può aprire i conti di patrimonio netto che le servono, come Capitale e Prelevamenti del titolare, e registrare ogni versamento e ogni prelevamento con la sua scrittura. Il conto economico mostra solo i ricavi e i costi dell'impresa, e lo stato patrimoniale mostra ciò che l'impresa possiede, ciò che deve e ciò che è suo. Ogni scrittura resta registrata con la sua data e non si modifica più. La prima impresa è gratuita, senza carta.
Domande frequenti
Perché è importante separare i soldi personali da quelli dell'impresa?
Perché senza separarli non si conosce l'utile reale, i prezzi si calcolano male e una spesa personale registrata come costo dell'impresa può creare problemi fiscali. Inoltre la banca e qualsiasi socio hanno bisogno di cifre verificabili.
Come si registra il denaro che il titolare preleva dall'impresa?
Come un prelevamento: si addebita un conto di patrimonio netto, Prelevamenti del titolare, e si accredita la cassa o la banca. Non è un costo, quindi non riduce l'utile dell'impresa.
E se ho pagato un costo dell'impresa con la mia carta personale?
Registri il costo nel suo conto di costo e, in contropartita, un versamento del titolare nel patrimonio netto. Conservi la ricevuta come per qualsiasi altro costo.
Il prelevamento del titolare è un costo dell'impresa?
Non in una ditta individuale: è una distribuzione del patrimonio netto. In una società, lo stipendio pagato al socio che vi lavora può essere un costo, con i suoi obblighi. Chieda al suo commercialista.