แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินธุรกิจ: ความผิดพลาดที่ทำให้มองไม่เห็นว่าธุรกิจมีกำไรหรือไม่

กล่องรองเท้าของกาญจนา

กาญจนา แสงทอง เปิดร้านดอกไม้ เงินจากการขายใส่ไว้ในกล่องเหล็ก และบางครั้งเงินจากกล่องนี้ก็ถูกใช้ซื้อกับข้าวประจำสัปดาห์ ค่าน้ำมันวันอาทิตย์ และค่าเทอมของลูกชาย เมื่อเงินในกล่องไม่พอจ่ายผู้ขายกุหลาบ กาญจนาก็จ่ายด้วยบัตรส่วนตัว ใบเสร็จทุกใบไปจบที่กล่องรองเท้าใบหนึ่ง

เย็นวันหนึ่งในเดือนธันวาคม พี่สาวถามว่าร้านได้กำไรเดือนละเท่าไร กาญจนาคิดในใจ ประมาณ 2,000 พี่สาวถามต่อ รวมค่ากับข้าวหรือไม่ รวมกุหลาบที่จ่ายด้วยบัตรหรือไม่ กาญจนาตอบไม่ได้ ทั้งที่คำถามง่าย ๆ นี้แหละที่สำคัญเวลาตั้งราคา ขอสินเชื่อ หรือตัดสินใจว่าควรเปิดร้านวันอาทิตย์หรือไม่

ธุรกิจเป็นอีกหน่วยหนึ่ง

การบัญชีเริ่มจากหลักการที่เรียกว่าหลักหน่วยงาน ธุรกิจเป็นหน่วยที่แยกจากเจ้าของ แม้กฎหมายจะไม่ได้แยกไว้ เช่น กิจการเจ้าของคนเดียว สิ่งที่ธุรกิจมีและเป็นหนี้อยู่ในบัญชีของธุรกิจ ส่วนของเจ้าของไม่ได้อยู่ในนั้น เงินที่ย้ายจากฝ่ายหนึ่งไปอีกฝ่ายหนึ่งจะบันทึกตามลักษณะของมัน คือเงินลงทุนหรือเงินถอน

ราคาของการปะปนเงิน

• ไม่รู้กำไรที่แท้จริง ค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่จ่ายจากลิ้นชักร้านทำให้กำไรดูน้อยลง ส่วนค่าใช้จ่ายของธุรกิจที่จ่ายด้วยบัตรส่วนตัวทำให้กำไรดูมากเกินจริง
• ตั้งราคาผิด เพราะไม่มีใครรู้ต้นทุนจริงของดอกไม้แต่ละช่อ
• ค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจอาจกลายเป็นปัญหากับหน่วยงานภาษี
• ธนาคารไม่เห็นธุรกิจที่แข็งแรง เห็นแต่เงินที่เข้าออกโดยไม่มีใครอธิบายได้
• หากวันหนึ่งมีหุ้นส่วนเข้ามาหรือต้องขายกิจการ ก็ไม่มีใครพิสูจน์ได้ว่ากิจการมีมูลค่าเท่าไร

วิธีบันทึกเงินลงทุนและเงินถอนของเจ้าของ

ในทางบัญชี เงินที่เจ้าของใส่เข้ามาในธุรกิจคือเงินลงทุนในส่วนของเจ้าของ และเงินที่นำออกไปคือเงินถอน ทั้งสองอย่างไม่ใช่รายได้หรือค่าใช้จ่ายของธุรกิจ แต่ค่าใช้จ่ายของธุรกิจที่จ่ายด้วยเงินส่วนตัวยังเป็นค่าใช้จ่าย โดยบันทึกคู่กับเงินลงทุน สี่สถานการณ์ของกาญจนาเป็นดังนี้

บัญชีเงินถอนทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง และจะปิดเข้าส่วนของเจ้าของเมื่อสิ้นรอบบัญชี ค่ากับข้าวไม่มีวันปรากฏเป็นค่าใช้จ่าย เพราะมันไม่ใช่ค่าใช้จ่าย

เงินเดือนสำหรับตัวคุณเอง

การถอนเงินที่ดีที่สุดคือการถอนที่วางแผนไว้ กำหนดจำนวนต่อเดือนที่ธุรกิจรับไหว ถอนในวันที่แน่นอน และบันทึกแบบเดียวกันทุกครั้ง สำหรับกิจการเจ้าของคนเดียวนี่คือเงินถอน แต่ถ้าธุรกิจเป็นบริษัทและคุณรับเงินเดือน จะเป็นค่าใช้จ่ายที่มีภาระภาษีและแรงงานของตัวเอง ซึ่งต่างกันไปในแต่ละประเทศ โปรดสอบถามนักบัญชีของคุณว่ากรณีของคุณเป็นแบบใด

นิสัยห้าข้อเพื่อไม่ให้เงินปะปนกันอีก

1. เปิดบัญชีธนาคารสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ และใช้บัตรสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ
2. รับเงินจากการขายทุกครั้งเข้าบัญชีหรือลิ้นชักของธุรกิจ ไม่ใช่บัญชีส่วนตัว
3. นับเงินในลิ้นชักทุกครั้งที่ปิดร้าน และจดผลต่างหากมี
4. เก็บหลักฐานของเงินทุกบาทที่จ่ายออก แม้เป็นใบเสร็จเขียนมือ
5. หากเผลอปะปน ให้บันทึกเป็นเงินลงทุนหรือเงินถอนทันที ไม่ต้องรอสิ้นปี

สิ่งที่กาญจนาค้นพบ

กาญจนาเปิดบัญชีสำหรับร้าน และกำหนดเงินถอนให้ตัวเองเดือนละ 1,200 สามเดือนต่อมา เมื่อแยกบัญชีแล้ว งบกำไรขาดทุนบอกสิ่งที่เธอไม่คาดคิด ร้านมีกำไรเดือนละ 1,450 ไม่ใช่ 2,000 ช่อดอกไม้งานแต่งได้กำไรน้อย ส่วนงานจัดดอกไม้ให้บริษัทได้กำไรมาก เธอปรับราคาช่อดอกไม้งานแต่งขึ้น หางานจากบริษัทเพิ่ม และไม่กี่เดือนต่อมากำไรก็เกิน 2,000 จริง ๆ ตอนนี้กล่องรองเท้ามีแต่รองเท้า

Aconta Online ช่วยได้อย่างไร

ใน Aconta Online คุณเปิดบัญชีส่วนของเจ้าของที่ต้องการได้ เช่น ทุน และเงินถอนของเจ้าของ แล้วบันทึกเงินลงทุนและเงินถอนแต่ละครั้งด้วยรายการบัญชี งบกำไรขาดทุนแสดงเฉพาะรายได้และค่าใช้จ่ายของธุรกิจ และงบแสดงฐานะการเงินแสดงว่าธุรกิจมีอะไร เป็นหนี้เท่าไร และส่วนไหนเป็นของคุณ ทุกรายการบันทึกพร้อมวันที่และจะไม่ถูกแก้ไขภายหลัง บริษัทแรกใช้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตร