De schoenendoos van Karin
Karin Bakker heeft een bloemenwinkel. De omzet gaat in een metalen geldkist; uit die kist komen soms ook de boodschappen van de week, de benzine van zondag en het schoolgeld van haar zoon. Als de kist niet genoeg heeft voor de rozenleverancier, betaalt Karin met haar privékaart. De bonnetjes van alles belanden in een schoenendoos.
Op een avond in december vraagt haar zus hoeveel de winkel verdient. Karin rekent het uit haar hoofd: zo'n 2.000 per maand. Haar zus vraagt door: met of zonder de boodschappen? Met of zonder de rozen die met de kaart zijn betaald? Karin weet het niet. En juist die eenvoudige vraag telt bij het bepalen van prijzen, het aanvragen van een lening of de beslissing of zondagsopening de moeite loont.
Het bedrijf is een eigen persoon
De boekhouding gaat uit van het zogeheten entiteitsbeginsel: het bedrijf is een andere persoon dan de eigenaar, ook als de wet ze niet scheidt, zoals bij een eenmanszaak. Wat het bedrijf bezit en verschuldigd is, staat in zijn boeken; wat de eigenaar bezit en verschuldigd is, niet. Wat van de een naar de ander gaat, wordt geboekt als wat het is: een storting of een privé-opname.
Wat mengen kost
- Niemand kent de echte winst: een privé-uitgave uit de kas verlaagt haar, en een zakelijke uitgave met de privékaart blaast haar op.
- Prijzen worden verkeerd berekend, omdat niemand weet wat een boeket werkelijk kost.
- Een privé-uitgave die als zakelijke kosten is geboekt, kan een probleem worden met de Belastingdienst.
- De bank ziet geen gezonde zaak, maar geldstromen die niemand kan verklaren.
- Als er ooit een vennoot instapt of de zaak wordt verkocht, kan niemand aantonen wat ze waard is.
Hoe u stortingen en privé-opnamen boekt
Voor de boekhouding is geld dat de eigenaar in het bedrijf stopt een storting in het eigen vermogen, en geld dat de eigenaar meeneemt een privé-opname. Geen van beide is een opbrengst of een kostenpost van het bedrijf. Zakelijke kosten die met privégeld zijn betaald, zijn wel kosten, gecompenseerd door een storting. Zo zien vier situaties van Karin eruit:
| Situatie | Debet | Credit | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Stopt 1.000 van haar spaargeld in de zaak | Kas | Kapitaal | 1.000 |
| Neemt contant geld mee naar huis | Privé-opnamen | Kas | 300 |
| Betaalt de rozenleverancier met de privékaart | Inkoop bloemen | Kapitaal | 250 |
| Betaalt de boodschappen uit de kas | Privé-opnamen | Kas | 80 |
De rekening privé-opnamen verlaagt het eigen vermogen en wordt aan het eind van het boekjaar daarop afgesloten. De boodschappen verschijnen nooit als kosten: dat zijn ze niet.
Een salaris voor uzelf
De gezondste opname is de geplande. Stel een maandbedrag vast dat de zaak kan dragen, neem het op een vaste datum op en boek het altijd op dezelfde manier. In een eenmanszaak is het een privé-opname; is het bedrijf een vennootschap en ontvangt u salaris, dan zijn het kosten met eigen fiscale en sociale verplichtingen, die per land verschillen. Vraag uw boekhouder wat in uw geval geldt.
Vijf gewoonten om niet meer te mengen
- Open een bankrekening alleen voor de zaak en gebruik een kaart alleen voor de zaak.
- Ontvang alle verkopen op de rekening of in de kas van de zaak, nooit op uw eigen rekening.
- Tel bij elke sluiting de kas en noteer een eventueel verschil.
- Bewaar een bewijsstuk van alles wat de deur uitgaat, al is het een handgeschreven bon.
- Mengt u toch een keer, boek het dan meteen als storting of privé-opname, niet pas aan het eind van het jaar.
Wat Karin ontdekte
Karin opende een rekening voor de winkel en stelde een opname van 1.200 per maand vast. Drie maanden later, met gescheiden boeken, vertelde haar winst- en verliesrekening iets wat ze niet verwachtte: de winkel verdiende 1.450 per maand, geen 2.000. Bruidsboeketten leverden weinig marge op, bloemstukken voor bedrijven veel. Ze verhoogde de prijs van de eerste, zocht meer opdrachten voor de tweede, en in het voorjaar lag de winst echt boven de 2.000. In de schoenendoos zitten nu alleen nog schoenen.
Waar Aconta Online in beeld komt
In Aconta Online kunt u de rekeningen voor het eigen vermogen aanmaken die u nodig hebt, zoals Kapitaal en Privé-opnamen, en elke storting en elke opname met haar boeking vastleggen. De winst- en verliesrekening toont alleen de opbrengsten en kosten van de zaak, en de balans toont wat de zaak bezit, wat ze verschuldigd is en wat van u is. Elke boeking blijft vastgelegd met haar datum en wordt daarna niet meer gewijzigd. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Waarom is het belangrijk privé- en zakelijk geld te scheiden?
Omdat zonder scheiding niemand de echte winst kent, prijzen verkeerd worden berekend en een privé-uitgave die als zakelijke kosten is geboekt fiscale problemen kan geven. Bovendien hebben de bank en een eventuele vennoot controleerbare cijfers nodig.
Hoe boekt u geld dat de eigenaar uit de zaak opneemt?
Als privé-opname: in debet op een rekening van het eigen vermogen, Privé-opnamen, en in credit op kas of bank. Het zijn geen kosten, dus de winst van de zaak daalt er niet door.
Wat als ik zakelijke kosten met mijn privékaart heb betaald?
Boek de kosten op de kostenrekening en als tegenboeking een storting van de eigenaar in het eigen vermogen. Bewaar het bonnetje zoals bij elke andere uitgave.
Is een privé-opname een kostenpost van de zaak?
Niet in een eenmanszaak: het is een uitkering uit het eigen vermogen. In een vennootschap kan het salaris van een meewerkende vennoot wel kosten zijn, met de bijbehorende verplichtingen. Vraag het uw boekhouder.