Separar o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa: o erro que esconde se o seu negócio dá lucro

A caixa de sapatos de Cláudia

Cláudia Pereira tem uma floricultura. As vendas vão para uma caixa de metal; dessa caixa saem também, às vezes, o mercado da semana, a gasolina de domingo e a mensalidade da escola do filho. Quando a caixa não dá para pagar o fornecedor de rosas, Cláudia paga com o cartão pessoal. Os recibos de tudo acabam em uma caixa de sapatos.

Numa noite de dezembro, a irmã lhe pergunta quanto a floricultura lucra. Cláudia calcula de cabeça: uns 2.000 por mês. A irmã insiste: com ou sem o mercado? Com ou sem as rosas pagas no cartão? Cláudia não sabe responder. E essa pergunta tão simples é a que importa para definir preços, pedir um empréstimo ou decidir se vale a pena abrir aos domingos.

A empresa é outra pessoa

A contabilidade parte de um princípio chamado da entidade: a empresa é uma pessoa diferente do seu dono, mesmo quando a lei não as separa, como no caso de um empresário individual. O que a empresa tem e o que deve vai para os livros dela; o que o dono tem e deve, não. O que passa de uma pessoa para a outra é registrado como o que é: um aporte ou uma retirada.

Quanto custa misturar

• Não se conhece o lucro real: uma despesa pessoal paga com o caixa o reduz, e uma despesa da empresa paga com o cartão pessoal o infla.
• Os preços são mal calculados, porque não se sabe quanto custa de verdade cada buquê.
• Uma despesa pessoal registrada como despesa da empresa pode virar um problema com o fisco.
• O banco não vê um negócio saudável, e sim um movimento de dinheiro que ninguém explica.
• Se um dia entrar um sócio ou o negócio for vendido, ninguém conseguirá provar quanto ele vale.

Como registrar o que o dono coloca e o que retira

Para a contabilidade, o dinheiro que o dono coloca é um aporte ao patrimônio, e o que ele leva é uma retirada. Nenhum dos dois é receita nem despesa da empresa. Uma despesa da empresa paga com dinheiro pessoal é, sim, uma despesa, compensada por um aporte. Assim ficam quatro situações de Cláudia:

A conta de retiradas diminui o patrimônio e é encerrada contra ele no fim do exercício. O mercado nunca aparece como despesa: não é.

Um salário para você

A retirada mais saudável é a planejada. Defina um valor mensal que o negócio consiga sustentar, retire-o em uma data fixa e registre-o sempre do mesmo jeito. Em um negócio individual é uma retirada; se a empresa é uma sociedade e você recebe pró-labore ou salário, é uma despesa com obrigações fiscais e trabalhistas próprias, que mudam de país para país. Pergunte ao seu contador qual é o seu caso.

Cinco hábitos para não misturar mais

1. Abra uma conta bancária só da empresa e use um cartão só da empresa.
2. Receba todas as vendas na conta ou no caixa da empresa, nunca na sua.
3. Conte o caixa ao fechar cada dia e anote a diferença, se houver.
4. Guarde um documento de tudo o que sai, mesmo que seja um recibo escrito à mão.
5. Se algum dia misturar, registre na hora como aporte ou como retirada, não no fim do ano.

O que Cláudia descobriu

Cláudia abriu uma conta para a floricultura e definiu uma retirada de 1.200 por mês. Três meses depois, com os livros separados, a demonstração do resultado lhe disse algo que ela não esperava: a floricultura lucrava 1.450 por mês, não 2.000. Os buquês de casamento deixavam pouca margem; os arranjos para empresas, muita. Ela subiu o preço dos primeiros, foi atrás de mais dos segundos e, na primavera, o lucro passou de 2.000 de verdade. A caixa de sapatos agora guarda só sapatos.

Onde entra o Aconta Online

No Aconta Online você pode abrir as contas de patrimônio de que precisar, como Capital e Retiradas do dono, e registrar cada aporte e cada retirada com o seu lançamento. A demonstração do resultado mostra só as receitas e despesas da empresa, e o balanço patrimonial mostra o que a empresa tem, o que deve e o que é seu. Cada lançamento fica registrado com a sua data e não é editado depois. A primeira empresa é grátis, sem cartão.