Como fazer a contabilidade de uma pequena empresa, passo a passo

O que é fazer a contabilidade

Cada venda, compra, pagamento e aporte muda o que o negócio tem e o que deve. A contabilidade registra cada mudança uma única vez, com a data, o valor e as contas envolvidas, para que a qualquer momento você saiba quanto o negócio ganhou e quanto vale.

Partidas dobradas: cada valor, duas vezes

No método das partidas dobradas cada movimento é lançado a débito em uma conta e a crédito em outra, pelo mesmo valor. O total dos débitos sempre é igual ao total dos créditos; quando não é, há um erro para encontrar antes que se espalhe.

O ciclo contábil em cinco passos

1. Monte um plano de contas: a lista das contas que o negócio vai usar, agrupadas em ativo, passivo, patrimônio líquido, receitas e despesas.
2. Registre cada movimento como um lançamento no livro diário no dia em que acontece, com um documento por trás: um recibo, uma nota fiscal, um extrato bancário.
3. Passe os lançamentos para o livro razão, conta por conta, para ver o saldo de cada uma.
4. Confira o balancete de verificação: o total dos débitos deve ser igual ao total dos créditos.
5. Prepare as demonstrações: a demonstração do resultado para o lucro e o balanço patrimonial para a posição.

Um exemplo resolvido: o primeiro mês de uma loja

Uma loja abre em março. A dona aporta 5000 em dinheiro, compra prateleiras por 1200, vende 3000 à vista e 800 a prazo, paga 1000 de aluguel e recebe uma conta de luz de 400 para pagar no mês seguinte. Seis movimentos, seis lançamentos:

No fim do mês a loja teve um lucro de 2400 (3800 de vendas menos 1400 de despesas), e o balanço patrimonial soma 7800 de cada lado. Os outros guias seguem este mesmo mês em cada passo.

Hábitos que deixam a contabilidade em dia

• Guarde cada documento e registre os movimentos da semana na mesma semana.
• Separe o dinheiro do negócio do seu: o dinheiro que a dona retira é lançado como uma retirada.
• Compare o caixa e o banco com o saldo real pelo menos uma vez por mês.
• Feche cada mês depois de conferido, para que nada o altere depois.

Caderno, planilha ou sistema contábil

Um caderno ou uma planilha funcionam enquanto os movimentos são poucos, mas nenhum recusa um lançamento que não fecha, e um número digitado por cima não deixa rastro. O Aconta Online faz a contabilidade por partidas dobradas no navegador: recusa qualquer lançamento cujos débitos e créditos sejam diferentes, nunca edita um lançamento registrado e mantém o livro diário, o livro razão, o balancete e as demonstrações em dia a cada lançamento. A primeira empresa é grátis, sem cartão.