Как вести бухгалтерию малого бизнеса: пошагово

Что значит вести бухгалтерию

Каждая продажа, покупка, оплата и взнос меняет то, что у бизнеса есть, и то, что он должен. Бухгалтерия записывает каждое изменение один раз, с датой, суммой и затронутыми счетами, чтобы в любой момент вы могли сказать, сколько бизнес заработал и сколько он стоит.

Двойная запись: каждая сумма дважды

При двойной записи каждая операция отражается по дебету одного счёта и по кредиту другого на одну и ту же сумму. Итог по дебету всегда равен итогу по кредиту; если нет, значит, есть ошибка, которую нужно найти, пока она не разошлась дальше.

Учётный цикл в пять шагов

1. Откройте план счетов: список счетов, которыми будет пользоваться бизнес, сгруппированных на активы, обязательства, капитал, доходы и расходы.
2. Записывайте каждую операцию проводкой в журнал в тот день, когда она происходит, с документом-основанием: чеком, счётом, банковской выпиской.
3. Переносите проводки в главную книгу, счёт за счётом, чтобы видеть остаток каждого.
4. Проверьте оборотно-сальдовую ведомость: итог по дебету должен быть равен итогу по кредиту.
5. Составьте отчёты: отчёт о финансовых результатах для прибыли и бухгалтерский баланс для положения.

Разобранный пример: первый месяц магазина

Магазин открывается в марте. Владелица вносит 5000 наличными, покупает стеллажи за 1200, продаёт на 3000 за наличные и на 800 в долг, платит 1000 аренды и получает счёт за электроэнергию на 400 с оплатой в следующем месяце. Шесть операций, шесть проводок:

К концу месяца у магазина прибыль 2400 (3800 выручки минус 1400 расходов), а его баланс сходится на 7800 с каждой стороны. Другие руководства проводят этот же месяц через каждый шаг.

Привычки, которые держат учёт в порядке

• Храните каждый документ и записывайте операции недели в ту же неделю.
• Отделяйте деньги бизнеса от своих: наличные, которые берёт владелица, записываются как изъятие.
• Сверяйте кассу и банк с фактическим остатком хотя бы раз в месяц.
• Закрывайте каждый месяц после проверки, чтобы потом его ничто не изменило.

Тетрадь, таблица или бухгалтерская программа

Тетрадь или таблица работают, пока операций мало, но ни одна не отвергнет несбалансированную проводку, а исправленная поверх цифра не оставляет следа. Aconta Online ведёт учёт по двойной записи в браузере: отклоняет любую проводку, где дебет и кредит не равны, никогда не меняет записанную проводку и держит журнал, главную книгу, ведомость и отчёты в актуальном виде после каждой проводки. Первая компания бесплатна, без карты.