De boekhouding van een klein bedrijf bijhouden, stap voor stap

Wat boekhouden betekent

Elke verkoop, inkoop, betaling en inbreng verandert wat het bedrijf heeft en wat het schuldig is. De boekhouding legt elke verandering één keer vast, met de datum, het bedrag en de rekeningen die het raakt, zodat u op elk moment kunt zeggen wat het bedrijf verdiend heeft en wat het waard is.

Dubbel boekhouden: elk bedrag twee keer

Bij dubbel boekhouden wordt elke beweging op de debetkant van de ene rekening en de creditkant van een andere geboekt, voor hetzelfde bedrag. Het totaal debet is altijd gelijk aan het totaal credit; is dat niet zo, dan zit er een fout die u moet vinden voordat ze zich verspreidt.

De boekhoudcyclus in vijf stappen

1. Stel een rekeningschema op: de lijst rekeningen die het bedrijf gebruikt, gegroepeerd in activa, schulden, eigen vermogen, opbrengsten en kosten.
2. Leg elke beweging vast als boeking in het journaal op de dag dat ze gebeurt, met een document erachter: een bon, een factuur, een bankafschrift.
3. Boek de posten door naar het grootboek, rekening voor rekening, om te zien wat elke rekening bevat.
4. Controleer de proefbalans: het totaal debet moet gelijk zijn aan het totaal credit.
5. Stel de overzichten op: de winst- en verliesrekening voor het resultaat, de balans voor de positie.

Een uitgewerkt voorbeeld: de eerste maand van een winkel

Een winkel opent in maart. De eigenaar brengt 5000 contant in, koopt schappen voor 1200, verkoopt voor 3000 contant en voor 800 op rekening, betaalt 1000 huur en krijgt een energierekening van 400 die volgende maand betaald wordt. Zes bewegingen, zes boekingen:

Aan het eind van de maand heeft de winkel 2400 winst gemaakt (3800 omzet min 1400 kosten), en de balans telt aan elke kant op tot 7800. De andere handleidingen volgen deze zelfde maand door elke stap.

Gewoonten die de boeken op orde houden

• Bewaar elk document en boek de bewegingen van de week in dezelfde week.
• Houd het geld van het bedrijf gescheiden van uw eigen geld: contant geld dat de eigenaar opneemt, wordt als privéopname geboekt.
• Vergelijk kas en bank minstens één keer per maand met het werkelijke saldo.
• Sluit elke maand af zodra ze gecontroleerd is, zodat niets haar daarna nog verandert.

Een schrift, een spreadsheet of boekhoudsoftware

Een schrift of een spreadsheet werkt zolang er weinig bewegingen zijn, maar geen van beide weigert een boeking die niet klopt, en een overschreven bedrag laat geen spoor achter. Aconta Online houdt de boeken dubbel bij in de browser: het weigert elke boeking waarvan debet en credit verschillen, wijzigt nooit een vastgelegde boeking en houdt het journaal, het grootboek, de proefbalans en de overzichten bij elke boeking actueel. Het eerste bedrijf is gratis, zonder kaart.