Boekhoudsysteem: wat het is, welke soorten er zijn en hoe u het juiste kiest voor uw bedrijf

Een lening, een bank en een blauw schrift

Marieke Jansen heeft al vier jaar een cateringbedrijf. Ze schrijft alles op in een schrift met een blauwe kaft: wat ze ontvangt, wat ze betaalt en wat klanten haar nog schuldig zijn. Het schrift heeft haar nooit in de steek gelaten, tot de dinsdag waarop ze een lening aanvraagt voor een koelbus. De adviseur van de bank is vriendelijk en precies: ze heeft een balans en een winst- en verliesrekening van de afgelopen twee jaar nodig.

Die avond slaat Marieke het schrift open op de keukentafel. Alle cijfers staan erin, maar geen van beide documenten waar om gevraagd is. Ze mist geen informatie: ze mist een systeem dat die informatie omzet in overzichten die iemand anders kan lezen en controleren.

Wat een boekhoudsysteem is

Een boekhoudsysteem is het geheel van regels, registraties en hulpmiddelen waarmee een bedrijf elke transactie omzet in bruikbare informatie. Het hulpmiddel is maar één deel; wat er een systeem van maakt, is dat elke verkoop, inkoop of betaling altijd dezelfde weg volgt, van bewijsstuk tot rapport. Het heeft vijf onderdelen:

• Het rekeningschema: de lijst van rekeningen van het bedrijf, ingedeeld in activa, schulden, eigen vermogen, opbrengsten en kosten.
• De bewijsstukken: facturen, bonnen, contracten en bankafschriften die elke mutatie aantonen.
• De boeken: het journaal, dat de boekingen op datum vastlegt, en het grootboek, dat ze per rekening ordent.
• De werkwijze: wie boekt, hoe vaak er wordt gecontroleerd en wanneer een maand wordt afgesloten.
• De rapporten: de proefbalans, de winst- en verliesrekening en de balans.

Enkel of dubbel boekhouden

Enkel boekhouden werkt als een kasboekje: een lijst van geld dat binnenkomt en uitgaat. Het zegt hoeveel geld er in kas was, maar niet wat het bedrijf bezit, wat het verschuldigd is of hoeveel het werkelijk heeft verdiend, en het levert geen balans op.

Bij dubbel boekhouden wordt elke mutatie op twee rekeningen voor hetzelfde bedrag geboekt: in het debet van de ene en in het credit van de andere. Daarom is het totaal van het debet altijd gelijk aan dat van het credit, en als dat niet zo is, meldt het systeem een fout. Uit dubbel boekhouden komen beide overzichten die de bank van Marieke vroeg. Veel handelswetten verplichten vennootschappen tot dubbel boekhouden; de handleidingen over El Salvador, Spanje en Japan leggen uit wat elk land vraagt.

Vier manieren om de boeken bij te houden

De nacht van de spreadsheet

Marieke besluit het schrift over te zetten naar een spreadsheet. Ze kopieert twee jaar aan mutaties, bouwt haar formules en drie avonden later sluit haar balans niet: er is een verschil van 350. Ze zoekt urenlang. Om één uur 's nachts vindt ze de fout: de somformule van een kolom stopte één rij te vroeg en liet de betaling voor een bruiloft weg.

Marieke had niet verkeerd geboekt. Het hulpmiddel had haar alleen niet tegengehouden. Dat is het verschil dat telt bij de keuze: een goed boekhoudsysteem is evenveel waard door wat het doet als door wat het niet toelaat. Het accepteert geen boeking waarin debet en credit verschillen, en het laat geen vastgelegd bedrag spoorloos verdwijnen.

Zes vragen om te kiezen

1. Werkt het met dubbel boekhouden en weigert het een boeking die niet sluit?
2. Bewaart het de geschiedenis? Een vastgelegde boeking wordt niet gewist: ze wordt met een tegenboeking ongedaan gemaakt, en beide blijven zichtbaar.
3. Levert het wat de wet, de bank en uw boekhouder vragen: journaal, grootboek, proefbalans, winst- en verliesrekening en balans?
4. Kan het meer dan één bedrijf bijhouden, als u of uw boekhouder dat nodig hebt?
5. Kunt u al uw gegevens downloaden wanneer u wilt, zonder toestemming te vragen?
6. Spreekt het uw taal? Een systeem dat elk begrip uitlegt, leert u sneller en gebruikt u beter.

Hoe het verhaal afloopt

Marieke opent haar bedrijf in een online systeem, voert de openingssaldi in en boekt maand voor maand met de bewijsstukken in de hand. Elke boeking die niet sluit, komt terug voordat ze wordt vastgelegd. Twee weken later controleert haar boekhouder de boeken, en ze brengt de bank een balans en een winst- en verliesrekening die iedereen kan narekenen. Het blauwe schrift ligt nog in een la, als aandenken.

Waar Aconta Online in beeld komt

Aconta Online is een online boekhoudsysteem met dubbel boekhouden. Het weigert elke boeking waarin debet en credit niet overeenkomen, wijzigt nooit een vastgelegde boeking (een fout wordt hersteld met een tegenboeking en beide blijven staan) en houdt bij elke boeking het journaal, het grootboek, de proefbalans, de winst- en verliesrekening en de balans actueel. Het werkt in veertien talen, legt elk begrip uit in de woordenlijst en laat een kantoor meerdere bedrijven bijhouden. Uw gegevens kunt u downloaden wanneer u wilt. Het dient geen belastingaangiften in: dat blijft het werk van uw boekhouder. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.