Un prestito, una banca e un quaderno blu
Marta Rinaldi gestisce da quattro anni un servizio di catering. Annota tutto in un quaderno con la copertina blu: quello che incassa, quello che paga e quello che le devono. Il quaderno non l'ha mai tradita, fino al martedì in cui chiede un prestito per comprare un furgone refrigerato. La funzionaria della banca è cortese e precisa: servono uno stato patrimoniale e un conto economico degli ultimi due anni.
Quella sera Marta apre il quaderno sul tavolo della cucina. Tutte le cifre sono lì, ma nessuno dei due documenti richiesti. Non le mancano le informazioni: le manca un sistema che le trasformi in prospetti che un'altra persona possa leggere e verificare.
Che cos'è un sistema contabile
Un sistema contabile è l'insieme di regole, registri e strumenti con cui un'impresa trasforma ogni operazione in informazione utile. Lo strumento è solo una parte; a farne un sistema è il fatto che ogni vendita, acquisto o pagamento segue sempre lo stesso percorso, dal documento al prospetto. Ha cinque elementi:
- Il piano dei conti: l'elenco dei conti dell'impresa, raggruppati in attività, passività, patrimonio netto, ricavi e costi.
- I documenti giustificativi: fatture, ricevute, contratti ed estratti conto che provano ogni movimento.
- I libri: il libro giornale, che registra le scritture in ordine di data, e il libro mastro, che le ordina conto per conto.
- Le procedure: chi registra, ogni quanto si controlla e quando si chiude un mese.
- I prospetti: il bilancio di verifica, il conto economico e lo stato patrimoniale.
Partita semplice o partita doppia
La partita semplice funziona come un libretto degli assegni: un elenco di entrate e uscite di denaro. Dice quanta cassa c'era, ma non che cosa l'impresa possiede, che cosa deve né quanto ha guadagnato davvero, e non può produrre uno stato patrimoniale.
Nella partita doppia ogni movimento si registra in due conti per lo stesso importo: in dare in uno e in avere nell'altro. Per questo il totale del dare è sempre uguale a quello dell'avere, e quando non lo è il sistema segnala un errore. Con la partita doppia escono entrambi i prospetti che la banca ha chiesto a Marta. Molte legislazioni commerciali impongono alle società una contabilità ordinaria in partita doppia; le guide su El Salvador, Spagna e Giappone spiegano che cosa chiede ciascun paese.
Quattro modi di tenere la contabilità
| Opzione | Che cosa offre | Il suo limite |
|---|---|---|
| Quaderno | Non costa nulla e si capisce a colpo d'occhio | Non somma, non quadra e non segnala un errore |
| Foglio di calcolo | Somma da solo e si ordina con un clic | Una formula rotta o una riga cancellata passano inosservate |
| Programma installato | Contabilità completa su un computer | Copie di sicurezza, aggiornamenti e licenza restano a suo carico |
| Sistema online | Si apre da qualsiasi browser ed è sempre all'ultima versione | Richiede una connessione a internet |
La notte del foglio di calcolo
Marta decide di passare il quaderno in un foglio di calcolo. Copia due anni di movimenti, imposta le formule e, tre sere dopo, lo stato patrimoniale non quadra di 350. Cerca per ore. L'errore salta fuori all'una di notte: la formula di somma di una colonna si fermava una riga prima e lasciava fuori l'incasso di un matrimonio.
Marta non aveva sbagliato la contabilità. È lo strumento che non l'ha fermata. È questa la differenza che conta quando si sceglie: un buon sistema contabile vale tanto per quello che fa quanto per quello che non permette. Non accetta una scrittura in cui dare e avere non coincidono, e non lascia sparire senza traccia una cifra registrata.
Sei domande per scegliere
- Lavora in partita doppia e rifiuta una scrittura che non quadra?
- Conserva la storia? Una scrittura registrata non si cancella: si annulla con uno storno, ed entrambe restano visibili.
- Le fornisce ciò che chiedono la legge, la banca e il suo commercialista: libro giornale, libro mastro, bilancio di verifica, conto economico e stato patrimoniale?
- Può tenere più di un'impresa, se a lei o al suo commercialista servono?
- Può scaricare tutti i suoi dati quando vuole, senza chiedere il permesso?
- Parla la sua lingua? Un sistema che spiega ogni termine si impara prima e si usa meglio.
Come finisce la storia
Marta apre la sua impresa in un sistema online, inserisce i saldi di apertura e registra mese per mese con i documenti in mano. Ogni scrittura che non quadra le viene restituita prima di entrare. Due settimane dopo il commercialista rivede i libri e lei porta in banca uno stato patrimoniale e un conto economico che chiunque può verificare. Il quaderno blu resta in un cassetto, come ricordo.
Dove entra Aconta Online
Aconta Online è un sistema contabile online in partita doppia. Rifiuta qualsiasi scrittura in cui dare e avere non coincidono, non modifica mai una scrittura registrata (un errore si corregge con uno storno e restano entrambe) e tiene aggiornati, a ogni scrittura, libro giornale, libro mastro, bilancio di verifica, conto economico e stato patrimoniale. Funziona in quattordici lingue, spiega ogni termine nel suo glossario e permette a uno studio di tenere più imprese. I suoi dati si scaricano quando vuole. Non presenta dichiarazioni fiscali: resta compito del suo commercialista. La prima impresa è gratuita, senza carta.
Domande frequenti
Che cos'è un sistema contabile, in poche parole?
È il modo ordinato in cui un'impresa registra ogni operazione, con i suoi documenti, i suoi libri e i suoi prospetti, per sapere in ogni momento che cosa possiede, che cosa deve e quanto guadagna.
Un foglio di calcolo è un sistema contabile?
Può servire come strumento, ma non è un sistema completo: non richiede che ogni scrittura quadri e non impedisce che una formula o una riga cancellata cambino i risultati senza lasciare traccia.
Quale sistema contabile conviene a una piccola impresa?
Uno che lavori in partita doppia, rifiuti le scritture che non quadrano, conservi la storia di ogni correzione e fornisca i libri e i prospetti richiesti dal suo paese. Essere online evita di dipendere da un solo computer.
Un sistema contabile sostituisce il commercialista?
No. Il sistema registra e ordina; il commercialista interpreta, consiglia, prepara le dichiarazioni e firma ciò che la legge richiede. Con i libri in ordine, il suo lavoro è più rapido e costa meno.