Sistem akuntansi: pengertian, jenis-jenisnya, dan cara memilih yang tepat untuk usaha Anda

Pinjaman, bank, dan buku catatan biru

Sari Wulandari sudah empat tahun menjalankan usaha katering. Semuanya ia catat di buku bersampul biru: uang yang ia terima, yang ia bayar, dan yang masih menjadi utang pelanggan kepadanya. Buku itu tidak pernah mengecewakannya, sampai hari Selasa ketika ia mengajukan pinjaman untuk membeli mobil boks berpendingin. Petugas bank ramah dan teliti: ia membutuhkan neraca dan laporan laba rugi untuk dua tahun terakhir.

Malam itu Sari membuka buku catatannya di meja dapur. Semua angka ada di sana, tetapi tidak satu pun dari dua dokumen yang diminta. Ia tidak kekurangan informasi: ia kekurangan sistem yang mengubah informasi itu menjadi laporan yang bisa dibaca dan diperiksa orang lain.

Apa itu sistem akuntansi

Sistem akuntansi adalah kumpulan aturan, catatan, dan alat yang digunakan usaha untuk mengubah setiap transaksi menjadi informasi yang berguna. Alatnya hanya satu bagian; yang menjadikannya sistem adalah bahwa setiap penjualan, pembelian, atau pembayaran selalu menempuh jalur yang sama, dari bukti transaksi sampai laporan. Sistem ini punya lima bagian:

• Bagan akun: daftar akun usaha, dikelompokkan menjadi aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan beban.
• Bukti transaksi: faktur, kuitansi, kontrak, dan rekening koran yang membuktikan setiap transaksi.
• Buku: jurnal umum, yang mencatat jurnal menurut tanggal, dan buku besar, yang mengelompokkannya per akun.
• Prosedur: siapa yang mencatat, seberapa sering diperiksa, dan kapan satu bulan ditutup.
• Laporan: neraca saldo, laporan laba rugi, dan neraca.

Pembukuan tunggal atau berpasangan

Pembukuan tunggal bekerja seperti buku kas: daftar uang masuk dan uang keluar. Ia memberi tahu berapa uang tunai yang ada, tetapi tidak memberi tahu apa yang dimiliki usaha, apa utangnya, atau berapa laba yang sebenarnya, dan tidak bisa menghasilkan neraca.

Dalam pembukuan berpasangan, setiap transaksi dicatat di dua akun dengan jumlah yang sama: di sisi debit satu akun dan di sisi kredit akun lain. Karena itu jumlah debit selalu sama dengan jumlah kredit, dan bila tidak sama, sistem memberi tanda ada kesalahan. Dari pembukuan berpasangan lahir kedua laporan yang diminta bank Sari. Banyak undang-undang perdagangan mewajibkan perusahaan menyelenggarakan pembukuan berpasangan; panduan tentang El Salvador, Spanyol, dan Jepang menjelaskan apa yang diminta tiap negara.

Empat cara menyelenggarakan pembukuan

Malam spreadsheet

Sari memutuskan memindahkan buku catatannya ke spreadsheet. Ia menyalin transaksi dua tahun, menyusun rumus, dan tiga malam kemudian neracanya selisih 350. Ia mencari berjam-jam. Kesalahan itu muncul pukul satu dini hari: rumus penjumlahan satu kolom berhenti satu baris terlalu cepat dan melewatkan pembayaran sebuah pesta pernikahan.

Sari tidak salah mencatat. Alatnya saja yang tidak menghentikannya. Inilah perbedaan yang penting saat memilih: sistem akuntansi yang baik bernilai sebesar apa yang dikerjakannya dan sebesar apa yang tidak diizinkannya. Ia tidak menerima jurnal yang debit dan kreditnya berbeda, dan tidak membiarkan angka yang sudah dicatat hilang tanpa jejak.

Enam pertanyaan untuk memilih

1. Apakah sistem ini memakai pembukuan berpasangan dan menolak jurnal yang tidak seimbang?
2. Apakah riwayatnya tersimpan? Jurnal yang sudah dicatat tidak dihapus: jurnal itu dibatalkan dengan jurnal pembalik, dan keduanya tetap terlihat.
3. Apakah ia menghasilkan apa yang diminta undang-undang, bank, dan akuntan Anda: jurnal umum, buku besar, neraca saldo, laporan laba rugi, dan neraca?
4. Bisakah ia mengelola lebih dari satu perusahaan, bila Anda atau akuntan Anda membutuhkannya?
5. Bisakah Anda mengunduh semua data Anda kapan saja, tanpa meminta izin?
6. Apakah ia berbahasa Anda? Sistem yang menjelaskan setiap istilah lebih cepat dipelajari dan lebih baik digunakan.

Akhir cerita

Sari membuka perusahaannya di sistem online, memasukkan saldo awal, dan mencatat bulan demi bulan dengan bukti di tangan. Setiap jurnal yang tidak seimbang dikembalikan sebelum masuk. Dua minggu kemudian akuntannya memeriksa pembukuan, dan Sari membawa ke bank neraca dan laporan laba rugi yang bisa diperiksa siapa saja. Buku catatan biru itu masih tersimpan di laci, sebagai kenang-kenangan.

Di mana Aconta Online berperan

Aconta Online adalah sistem akuntansi online dengan pembukuan berpasangan. Ia menolak setiap jurnal yang debit dan kreditnya tidak sama, tidak pernah mengubah jurnal yang sudah dicatat (kesalahan diperbaiki dengan jurnal pembalik dan keduanya tetap ada), dan dengan setiap jurnal memperbarui jurnal umum, buku besar, neraca saldo, laporan laba rugi, dan neraca. Ia tersedia dalam empat belas bahasa, menjelaskan setiap istilah dalam glosariumnya, dan memungkinkan kantor akuntan mengelola beberapa perusahaan. Data Anda bisa diunduh kapan saja. Ia tidak menyampaikan SPT pajak: itu tetap tugas akuntan Anda. Perusahaan pertama gratis, tanpa kartu.