ระบบบัญชีคืออะไร มีกี่แบบ และจะเลือกระบบที่เหมาะกับธุรกิจของคุณอย่างไร

เงินกู้ ธนาคาร และสมุดปกสีน้ำเงิน

มาลี ศรีสุข ทำธุรกิจรับจัดเลี้ยงมาสี่ปี เธอจดทุกอย่างลงในสมุดปกสีน้ำเงิน ทั้งเงินที่ได้รับ เงินที่จ่ายไป และเงินที่ลูกค้ายังค้างอยู่ สมุดเล่มนี้ไม่เคยทำให้เธอผิดหวัง จนถึงวันอังคารที่เธอยื่นขอสินเชื่อเพื่อซื้อรถห้องเย็น เจ้าหน้าที่ธนาคารสุภาพและชัดเจน เธอต้องใช้งบแสดงฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุนย้อนหลังสองปี

คืนนั้นมาลีเปิดสมุดบนโต๊ะในครัว ตัวเลขทุกตัวอยู่ในนั้น แต่ไม่มีเอกสารสองฉบับที่ธนาคารขอเลย สิ่งที่ขาดไม่ใช่ข้อมูล แต่เป็นระบบที่เปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นงบการเงินที่คนอื่นอ่านและตรวจสอบได้

ระบบบัญชีคืออะไร

ระบบบัญชีคือชุดของกฎ บันทึก และเครื่องมือ ที่ธุรกิจใช้เปลี่ยนทุกรายการค้าให้เป็นข้อมูลที่ใช้ประโยชน์ได้ เครื่องมือเป็นเพียงส่วนหนึ่ง สิ่งที่ทำให้เป็นระบบคือ ทุกการขาย การซื้อ หรือการจ่ายเงิน เดินทางเส้นทางเดียวกันเสมอ ตั้งแต่เอกสารประกอบจนถึงรายงาน ระบบบัญชีมีห้าส่วน

• ผังบัญชี รายชื่อบัญชีที่ธุรกิจใช้ แบ่งเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย
• เอกสารประกอบ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญา และรายการเดินบัญชีธนาคาร ที่เป็นหลักฐานของทุกรายการ
• สมุดบัญชี สมุดรายวันที่บันทึกรายการตามวันที่ และบัญชีแยกประเภทที่จัดรายการตามบัญชี
• ขั้นตอน ใครเป็นคนบันทึก ตรวจสอบบ่อยแค่ไหน และปิดงวดเดือนเมื่อไร
• รายงาน งบทดลอง งบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงิน

บัญชีเดี่ยวหรือบัญชีคู่

บัญชีเดี่ยวทำงานเหมือนสมุดรายรับรายจ่าย คือรายการเงินเข้าและเงินออก บอกได้ว่ามีเงินสดเท่าไร แต่บอกไม่ได้ว่าธุรกิจมีอะไร เป็นหนี้เท่าไร หรือมีกำไรจริงเท่าไร และทำงบแสดงฐานะการเงินไม่ได้

ในระบบบัญชีคู่ ทุกรายการจะบันทึกในสองบัญชีด้วยจำนวนเงินเท่ากัน ด้านเดบิตของบัญชีหนึ่ง และด้านเครดิตของอีกบัญชีหนึ่ง ยอดรวมเดบิตจึงเท่ากับยอดรวมเครดิตเสมอ และถ้าไม่เท่ากัน ระบบจะแจ้งว่ามีข้อผิดพลาด งบการเงินทั้งสองฉบับที่ธนาคารขอจากมาลีมาจากระบบบัญชีคู่นี่เอง กฎหมายการค้าของหลายประเทศกำหนดให้บริษัทต้องทำบัญชีคู่ คู่มือเรื่องเอลซัลวาดอร์ สเปน และญี่ปุ่น อธิบายว่าแต่ละประเทศกำหนดอะไรไว้

สี่วิธีในการทำบัญชี

คืนแห่งสเปรดชีต

มาลีตัดสินใจย้ายข้อมูลจากสมุดไปใส่สเปรดชีต เธอคัดลอกรายการสองปี ตั้งสูตร และสามคืนต่อมา งบแสดงฐานะการเงินไม่ลงตัว ขาดไป 350 เธอค้นหาอยู่หลายชั่วโมง ข้อผิดพลาดปรากฏตอนตีหนึ่ง สูตรรวมยอดของคอลัมน์หนึ่งจบก่อนหนึ่งแถว ทำให้เงินค่าจัดงานแต่งงานงานหนึ่งตกหล่นไป

มาลีไม่ได้ทำบัญชีผิด เพียงแต่เครื่องมือไม่ได้หยุดเธอไว้ นี่คือความแตกต่างที่สำคัญเมื่อต้องเลือก ระบบบัญชีที่ดีมีคุณค่าทั้งจากสิ่งที่มันทำได้ และสิ่งที่มันไม่ยอมให้เกิดขึ้น มันไม่รับรายการที่เดบิตกับเครดิตไม่เท่ากัน และไม่ปล่อยให้ตัวเลขที่บันทึกแล้วหายไปโดยไม่มีร่องรอย

คำถามหกข้อสำหรับการเลือก

1. ระบบใช้บัญชีคู่และปฏิเสธรายการที่ไม่ลงตัวหรือไม่
2. ระบบเก็บประวัติหรือไม่ รายการที่บันทึกแล้วจะไม่ถูกลบ แต่ถูกยกเลิกด้วยการกลับรายการ และทั้งสองรายการยังมองเห็นได้
3. ระบบให้สิ่งที่กฎหมาย ธนาคาร และนักบัญชีของคุณต้องการได้หรือไม่ ได้แก่ สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท งบทดลอง งบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงิน
4. ระบบดูแลได้มากกว่าหนึ่งบริษัทหรือไม่ หากคุณหรือนักบัญชีของคุณต้องการ
5. คุณดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดได้ทุกเมื่อโดยไม่ต้องขออนุญาตใครหรือไม่
6. ระบบรองรับภาษาของคุณหรือไม่ ระบบที่อธิบายทุกคำศัพท์จะเรียนรู้ได้เร็วกว่าและใช้งานได้ดีกว่า

ตอนจบของเรื่อง

มาลีเปิดบริษัทในระบบบัญชีออนไลน์ ใส่ยอดยกมาต้นงวด แล้วบันทึกทีละเดือนโดยมีเอกสารอยู่ในมือ รายการใดที่ไม่ลงตัวจะถูกส่งกลับก่อนบันทึก สองสัปดาห์ต่อมานักบัญชีตรวจสมุดบัญชี และมาลีนำงบแสดงฐานะการเงินกับงบกำไรขาดทุนที่ใครก็ตรวจสอบได้ไปยื่นธนาคาร สมุดปกสีน้ำเงินยังอยู่ในลิ้นชัก เก็บไว้เป็นที่ระลึก

Aconta Online ช่วยได้อย่างไร

Aconta Online เป็นระบบบัญชีออนไลน์แบบบัญชีคู่ ปฏิเสธทุกรายการที่เดบิตกับเครดิตไม่เท่ากัน ไม่แก้ไขรายการที่บันทึกแล้ว (ข้อผิดพลาดแก้ด้วยการกลับรายการ และทั้งสองรายการยังอยู่) และปรับสมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท งบทดลอง งบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงินให้เป็นปัจจุบันทุกครั้งที่บันทึก ใช้งานได้สิบสี่ภาษา มีอภิธานศัพท์อธิบายทุกคำ และสำนักงานบัญชีดูแลหลายบริษัทได้ ข้อมูลของคุณดาวน์โหลดได้ทุกเมื่อ ระบบไม่ได้ยื่นภาษีแทนคุณ งานนั้นยังเป็นของนักบัญชีของคุณ บริษัทแรกใช้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตร