การทำบัญชีคืออะไร
ทุกการขาย การซื้อ การจ่ายเงิน และการลงทุน ล้วนเปลี่ยนสิ่งที่ธุรกิจมีและสิ่งที่ธุรกิจเป็นหนี้ การทำบัญชีบันทึกการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งเพียงครั้งเดียว พร้อมวันที่ จำนวนเงิน และบัญชีที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คุณบอกได้ทุกเมื่อว่าธุรกิจได้กำไรเท่าไรและมีมูลค่าเท่าไร
ระบบบัญชีคู่: ทุกจำนวนเงินบันทึกสองครั้ง
ในระบบบัญชีคู่ ทุกรายการจะบันทึกด้านเดบิตของบัญชีหนึ่งและด้านเครดิตของอีกบัญชีหนึ่งด้วยจำนวนเงินเท่ากัน ยอดรวมเดบิตจึงเท่ากับยอดรวมเครดิตเสมอ ถ้าไม่เท่า แปลว่ามีข้อผิดพลาดที่ต้องหาให้เจอก่อนจะลุกลาม
วงจรบัญชี 5 ขั้นตอน
- จัดทำผังบัญชี: รายชื่อบัญชีที่ธุรกิจจะใช้ แบ่งเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย
- บันทึกแต่ละรายการลงสมุดรายวันในวันที่เกิดขึ้น โดยมีเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือรายการเดินบัญชีธนาคาร
- ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภททีละบัญชี เพื่อดูยอดคงเหลือของแต่ละบัญชี
- ตรวจงบทดลอง: ยอดรวมเดบิตต้องเท่ากับยอดรวมเครดิต
- จัดทำงบการเงิน: งบกำไรขาดทุนบอกผลการดำเนินงาน งบแสดงฐานะการเงินบอกฐานะของธุรกิจ
ตัวอย่างพร้อมคำตอบ: เดือนแรกของร้านค้า
ร้านค้าแห่งหนึ่งเปิดในเดือนมีนาคม เจ้าของนำเงินสด 5,000 มาลงทุน ซื้อชั้นวางของ 1,200 ขายเป็นเงินสด 3,000 และขายเชื่อ 800 จ่ายค่าเช่า 1,000 และได้รับใบแจ้งค่าไฟ 400 ที่จะจ่ายเดือนหน้า หกรายการ หกรายการบัญชี:
| รายการ | เดบิต | เครดิต | จำนวนเงิน |
|---|---|---|---|
| เจ้าของนำเงินมาลงทุน | เงินสด | ทุน | 5,000 |
| ชั้นวางของ | อุปกรณ์ | เงินสด | 1,200 |
| ขายเงินสด | เงินสด | รายได้จากการขาย | 3,000 |
| ขายเชื่อ | ลูกหนี้การค้า | รายได้จากการขาย | 800 |
| ค่าเช่า | ค่าเช่า | เงินสด | 1,000 |
| ใบแจ้งค่าไฟ | ค่าไฟฟ้า | เจ้าหนี้การค้า | 400 |
สิ้นเดือน ร้านมีกำไร 2,400 (ยอดขาย 3,800 หักค่าใช้จ่าย 1,400) และงบแสดงฐานะการเงินรวมได้ 7,800 ทั้งสองด้าน คู่มืออื่น ๆ ใช้เดือนเดียวกันนี้ในทุกขั้นตอน
นิสัยที่ช่วยให้บัญชีเรียบร้อย
- เก็บเอกสารทุกฉบับ และบันทึกรายการของสัปดาห์ภายในสัปดาห์นั้น
- แยกเงินของธุรกิจออกจากเงินส่วนตัว เงินสดที่เจ้าของหยิบไปใช้ให้บันทึกเป็นการถอนใช้ส่วนตัว
- เทียบเงินสดและเงินฝากธนาคารกับยอดจริงอย่างน้อยเดือนละครั้ง
- ปิดงวดแต่ละเดือนเมื่อตรวจแล้ว เพื่อไม่ให้มีอะไรมาเปลี่ยนภายหลัง
สมุด สเปรดชีต หรือโปรแกรมบัญชี
สมุดหรือสเปรดชีตใช้ได้ตราบที่รายการยังน้อย แต่ทั้งคู่ไม่ปฏิเสธรายการที่ไม่ลงตัว และตัวเลขที่พิมพ์ทับก็ไม่ทิ้งร่องรอย Aconta Online ทำบัญชีคู่บนเบราว์เซอร์ ปฏิเสธรายการที่เดบิตกับเครดิตไม่เท่ากัน ไม่แก้ไขรายการที่บันทึกแล้ว และอัปเดตสมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท งบทดลอง และงบการเงินทุกครั้งที่บันทึกรายการ บริษัทแรกใช้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตร
คำถามที่พบบ่อย
ทำบัญชีธุรกิจเล็ก ๆ ของตัวเองได้ไหม
ได้ หากคุณบันทึกทุกรายการพร้อมเอกสารและตรวจงบทดลองทุกเดือน เรื่องภาษีและการยื่นตามกฎหมาย ควรปรึกษานักบัญชี เพราะกฎของแต่ละประเทศต่างกัน
การจดบัญชีกับการบัญชีต่างกันอย่างไร
การจดบัญชีคือการบันทึกรายการ ส่วนการบัญชีคือการอ่านรายการเหล่านั้น จัดทำงบการเงิน และให้คำแนะนำ ในธุรกิจเล็กมักเป็นคนเดียวกันที่ทำทั้งสองอย่าง
มีโปรแกรมบัญชีฟรีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กไหม
Aconta Online ใช้ฟรีหนึ่งบริษัท ไม่ต้องใช้บัตร ต้องใช้แพ็กเกจก็ต่อเมื่อต้องการบริษัทเพิ่มหรือบันทึกรายการต่อวันมากขึ้น