Come tenere la contabilità di una piccola impresa, passo dopo passo

Che cosa significa tenere la contabilità

Ogni vendita, acquisto, pagamento e conferimento cambia ciò che l'attività possiede e ciò che deve. La contabilità registra ogni cambiamento una sola volta, con la data, l'importo e i conti che tocca, così che in ogni momento lei possa dire quanto ha guadagnato l'attività e quanto vale.

Partita doppia: ogni importo, due volte

Nella contabilità in partita doppia ogni movimento si registra in dare su un conto e in avere su un altro, per lo stesso importo. Il totale del dare è sempre uguale al totale dell'avere; quando non lo è, c'è un errore da trovare prima che si propaghi.

Il ciclo contabile in cinque passi

1. Apra un piano dei conti: l'elenco dei conti che l'attività userà, raggruppati in attività, passività, patrimonio netto, ricavi e costi.
2. Registri ogni movimento come scrittura nel libro giornale il giorno in cui avviene, con un documento alle spalle: una ricevuta, una fattura, un estratto conto.
3. Riporti le scritture nel libro mastro, conto per conto, per vedere il saldo di ciascuno.
4. Controlli il bilancio di verifica: il totale del dare deve essere uguale al totale dell'avere.
5. Prepari i prospetti: il conto economico per il risultato, lo stato patrimoniale per la situazione.

Un esempio svolto: il primo mese di un negozio

Un negozio apre a marzo. La titolare conferisce 5000 in contanti, compra scaffali per 1200, vende 3000 in contanti e 800 a credito, paga 1000 di affitto e riceve una bolletta della luce di 400 da pagare il mese dopo. Sei movimenti, sei scritture:

A fine mese il negozio ha un utile di 2400 (3800 di vendite meno 1400 di costi), e il suo stato patrimoniale somma 7800 per lato. Le altre guide seguono questo stesso mese passo dopo passo.

Abitudini che tengono in ordine i conti

• Conservi ogni documento e registri i movimenti della settimana nella stessa settimana.
• Tenga separati i soldi dell'attività dai suoi: il contante che la titolare preleva si registra come prelevamento.
• Confronti cassa e banca con il saldo reale almeno una volta al mese.
• Chiuda ogni mese una volta controllato, così che nulla possa cambiarlo dopo.

Quaderno, foglio di calcolo o software di contabilità

Un quaderno o un foglio di calcolo funzionano finché i movimenti sono pochi, ma nessuno dei due rifiuta una scrittura che non quadra, e una cifra scritta sopra non lascia traccia. Aconta Online tiene la contabilità in partita doppia nel browser: rifiuta qualsiasi scrittura in cui dare e avere differiscono, non modifica mai una scrittura registrata e tiene aggiornati libro giornale, libro mastro, bilancio di verifica e prospetti a ogni scrittura. La prima azienda è gratuita, senza carta.