Che cos'è una scrittura contabile
Una scrittura registra un movimento dell'attività nel libro giornale: la data, una breve descrizione e almeno un conto in dare e uno in avere per lo stesso totale. Ogni scrittura nasce da un documento, così chiunque può verificare in seguito da dove viene la cifra.
Le regole del dare e dell'avere
Come scrivere una scrittura in tre domande
- Che cosa è successo, e quale documento lo prova?
- Quali conti cambiano, e ciascuno aumenta o diminuisce?
- Da che lato va ogni cambiamento, secondo le regole qui sopra?
Sette esempi svolti
I primi sei sono il primo mese di un negozio; il settimo corregge un errore.
| Esempio | Conto in dare | Conto in avere | Importo |
|---|---|---|---|
| 1. La titolare conferisce contanti | Cassa | Capitale | 5000 |
| 2. Scaffali pagati in contanti | Arredamento | Cassa | 1200 |
| 3. Vendite in contanti | Cassa | Vendite | 3000 |
| 4. Una vendita a credito | Crediti verso clienti | Vendite | 800 |
| 5. Affitto pagato | Affitti passivi | Cassa | 1000 |
| 6. Una bolletta della luce da pagare dopo | Energia elettrica | Debiti verso fornitori | 400 |
| 7. Storno di un affitto registrato per 1100 | Cassa | Affitti passivi | 1100 |
Nell'esempio 1 l'attività riceve contanti (aumenta un'attività: dare) e li deve alla titolare (aumenta il patrimonio netto: avere). Nell'esempio 4 non è ancora stato incassato nulla: aumenta ciò che il cliente deve, un credito. Nell'esempio 6 il costo si registra quando arriva la bolletta, non quando si paga.
Come correggere una scrittura: lo storno
Una scrittura registrata non si cancella. Se l'affitto fosse stato registrato per 1100 invece di 1000, si registra uno storno, la stessa scrittura con dare e avere invertiti (esempio 7), e poi la scrittura giusta. Entrambe restano nei libri, e chiunque può vedere che cosa è cambiato e quando.
Gli errori più comuni
- Dare e avere che non sommano lo stesso importo.
- L'importo giusto dal lato sbagliato, che raddoppia l'errore invece di annullarlo.
- Una vendita a credito registrata come incasso, e la cassa mostra denaro mai entrato.
- Le spese personali della titolare mescolate con quelle dell'attività.
Scritture che quadrano sempre
In Aconta Online lei dice che cosa è successo e quanto: una vendita, una spesa, un conferimento della titolare, un versamento. Il programma scrive i due lati della scrittura e rifiuta tutto ciò che non quadra; può anche scriverla riga per riga. Una scrittura registrata non si modifica mai, quindi le correzioni sono sempre storni, con tutta la traccia in vista.
Domande frequenti
Quanti conti può avere una scrittura contabile?
Quanti ne servono, almeno due. Una vendita incassata metà in contanti e metà a credito addebita Cassa e Crediti verso clienti e accredita Vendite, e i due addebiti sommano l'accredito.
Perché una vendita va in avere su Vendite?
Perché i ricavi aumentano in avere. L'altro lato, il contante o il credito che entra, va in dare.
Posso cancellare una scrittura sbagliata?
La buona pratica è di no: si corregge con uno storno e si registra di nuovo. Così i libri conservano la traccia di ogni cambiamento.