Λογιστικές εγγραφές: παραδείγματα με λύσεις και πώς γίνονται

Τι είναι μια λογιστική εγγραφή

Μια εγγραφή καταγράφει μία κίνηση της επιχείρησης στο ημερολόγιο: την ημερομηνία, μια σύντομη αιτιολογία και τουλάχιστον έναν λογαριασμό στη χρέωση και έναν στην πίστωση με το ίδιο σύνολο. Κάθε εγγραφή ξεκινά από ένα παραστατικό, ώστε αργότερα ο καθένας να μπορεί να ελέγξει από πού προέρχεται ο αριθμός.

Οι κανόνες χρέωσης και πίστωσης

• Το ενεργητικό και τα έξοδα αυξάνονται με χρέωση και μειώνονται με πίστωση.
• Οι υποχρεώσεις, η καθαρή θέση και τα έσοδα αυξάνονται με πίστωση και μειώνονται με χρέωση.
• Σε κάθε εγγραφή το σύνολο των χρεώσεων ισούται με το σύνολο των πιστώσεων.

Μια εγγραφή σε τρεις ερωτήσεις

1. Τι συνέβη και ποιο παραστατικό το αποδεικνύει;
2. Ποιοι λογαριασμοί αλλάζουν και ο καθένας αυξάνεται ή μειώνεται;
3. Σε ποια πλευρά πηγαίνει κάθε αλλαγή, σύμφωνα με τους παραπάνω κανόνες;

Επτά λυμένα παραδείγματα

Τα πρώτα έξι είναι ο πρώτος μήνας ενός καταστήματος· το έβδομο διορθώνει ένα λάθος.

Στο παράδειγμα 1 η επιχείρηση εισπράττει μετρητά (αυξάνεται ένα στοιχείο ενεργητικού: χρέωση) και τα οφείλει στην ιδιοκτήτριά της (αυξάνεται η καθαρή θέση: πίστωση). Στο παράδειγμα 4 δεν έχει εισπραχθεί ακόμη τίποτα: αυξάνεται ό,τι οφείλει ο πελάτης, μια απαίτηση. Στο παράδειγμα 6 το έξοδο καταχωρείται όταν φτάνει ο λογαριασμός, όχι όταν πληρώνεται.

Πώς διορθώνεται μια εγγραφή: ο αντιλογισμός

Μια καταχωρημένη εγγραφή δεν σβήνεται. Αν το ενοίκιο είχε καταχωρηθεί ως 1100 αντί για 1000, γίνεται αντιλογισμός, η ίδια εγγραφή με χρέωση και πίστωση αντεστραμμένες (παράδειγμα 7), και μετά η σωστή εγγραφή. Και οι δύο μένουν στα βιβλία, και ο καθένας βλέπει τι άλλαξε και πότε.

Τα πιο συχνά λάθη

• Χρεώσεις και πιστώσεις που δεν έχουν το ίδιο σύνολο.
• Το σωστό ποσό στη λάθος πλευρά, που διπλασιάζει το λάθος αντί να το ακυρώνει.
• Πώληση με πίστωση καταχωρημένη ως μετρητοίς, και το ταμείο δείχνει χρήματα που δεν μπήκαν ποτέ.
• Προσωπικά έξοδα της ιδιοκτήτριας ανακατεμένα με της επιχείρησης.

Εγγραφές που ισοσκελίζονται πάντα

Στο Aconta Online λέτε τι συνέβη και πόσο: μια πώληση, ένα έξοδο, μια εισφορά της ιδιοκτήτριας, μια κατάθεση. Το πρόγραμμα γράφει και τις δύο πλευρές της εγγραφής και απορρίπτει ό,τι δεν ισοσκελίζεται· μπορείτε και να τη γράψετε γραμμή προς γραμμή. Μια καταχωρημένη εγγραφή δεν αλλάζει ποτέ, οπότε οι διορθώσεις είναι πάντα αντιλογισμοί, με όλο το ίχνος ορατό.