Qué es un asiento contable
Un asiento registra un movimiento del negocio en el libro diario: la fecha, una descripción breve y al menos una cuenta en el debe y otra en el haber por el mismo total. Cada asiento nace de un documento, para que cualquiera pueda comprobar después de dónde salió la cifra.
Las reglas del debe y el haber
Cómo hacer un asiento en tres preguntas
- ¿Qué pasó y qué documento lo prueba?
- ¿Qué cuentas cambian, y cada una aumenta o disminuye?
- ¿En qué lado va cada cambio, según las reglas de arriba?
Siete ejemplos resueltos
Los seis primeros son el primer mes de una tienda; el séptimo corrige un error.
| Ejemplo | Cuenta al debe | Cuenta al haber | Importe |
|---|---|---|---|
| 1. La dueña aporta efectivo | Caja | Capital | 5000 |
| 2. Estanterías pagadas al contado | Mobiliario y equipo | Caja | 1200 |
| 3. Ventas al contado | Caja | Ventas | 3000 |
| 4. Una venta al crédito | Cuentas por cobrar | Ventas | 800 |
| 5. Pago del alquiler | Gasto de alquiler | Caja | 1000 |
| 6. Una factura de luz a pagar después | Electricidad | Cuentas por pagar | 400 |
| 7. Contra-asiento de un alquiler registrado por 1100 | Caja | Gasto de alquiler | 1100 |
En el ejemplo 1 el negocio recibe efectivo (aumenta un activo: debe) y se lo debe a su dueña (aumenta el patrimonio: haber). En el ejemplo 4 todavía no se ha cobrado nada: lo que aumenta es lo que el cliente debe, una cuenta por cobrar. En el ejemplo 6 el gasto se registra cuando llega la factura, no cuando se paga.
Cómo corregir un asiento: el contra-asiento
Un asiento registrado no se borra. Si el alquiler se hubiera registrado por 1100 en lugar de 1000, se registra un contra-asiento, el mismo asiento con el debe y el haber invertidos (ejemplo 7), y luego el asiento correcto. Los dos quedan en los libros, y cualquiera puede ver qué cambió y cuándo.
Los errores más comunes
- Un debe y un haber que no suman lo mismo.
- El importe correcto en el lado equivocado, que duplica el error en vez de anularlo.
- Una venta al crédito registrada como contado, y la caja muestra dinero que nunca entró.
- Los gastos personales de la dueña mezclados con los del negocio.
Asientos que siempre cuadran
En Aconta Online usted dice qué pasó y cuánto: una venta, un gasto, un aporte de la dueña, un depósito. El sistema escribe los dos lados del asiento y rechaza todo lo que no cuadra; también puede escribirlo línea por línea. Un asiento registrado nunca se edita, así que las correcciones son siempre contra-asientos, con todo el rastro a la vista.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas cuentas puede tener un asiento contable?
Las que necesite, como mínimo dos. Una venta cobrada la mitad al contado y la mitad al crédito carga Caja y Cuentas por cobrar y abona Ventas, y los dos cargos suman lo mismo que el abono.
¿Por qué una venta va al haber de Ventas?
Porque los ingresos aumentan en el haber. La otra cara, el efectivo o la cuenta por cobrar que entra, va al debe.
¿Puedo borrar un asiento equivocado?
Lo correcto es no hacerlo: se corrige con un contra-asiento y se registra de nuevo. Así los libros conservan el rastro de cada cambio.