รายการบัญชีคืออะไร
รายการบัญชีบันทึกธุรกรรมหนึ่งของธุรกิจลงสมุดรายวัน ได้แก่ วันที่ คำอธิบายสั้น ๆ และบัญชีด้านเดบิตอย่างน้อยหนึ่งบัญชีกับด้านเครดิตอย่างน้อยหนึ่งบัญชีด้วยยอดรวมเท่ากัน ทุกรายการเริ่มจากเอกสาร เพื่อให้ใครก็ตรวจย้อนได้ว่าตัวเลขมาจากไหน
กฎเดบิตและเครดิต
- สินทรัพย์และค่าใช้จ่ายเพิ่มด้วยเดบิตและลดด้วยเครดิต
- หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และรายได้เพิ่มด้วยเครดิตและลดด้วยเดบิต
- ทุกรายการ ยอดเดบิตต้องเท่ากับยอดเครดิต
เขียนรายการบัญชีด้วยสามคำถาม
- เกิดอะไรขึ้น และเอกสารใดพิสูจน์ได้
- บัญชีใดเปลี่ยน และแต่ละบัญชีเพิ่มหรือลด
- ตามกฎข้างต้น การเปลี่ยนแปลงแต่ละอย่างอยู่ด้านไหน
ตัวอย่างพร้อมเฉลยเจ็ดข้อ
หกข้อแรกคือเดือนแรกของร้านค้าแห่งหนึ่ง ข้อที่เจ็ดเป็นการแก้ไขข้อผิดพลาด
| ตัวอย่าง | บัญชีที่เดบิต | บัญชีที่เครดิต | จำนวนเงิน |
|---|---|---|---|
| 1. เจ้าของนำเงินสดมาลงทุน | เงินสด | ทุน | 5,000 |
| 2. ซื้อชั้นวางของด้วยเงินสด | อุปกรณ์ | เงินสด | 1,200 |
| 3. ขายเงินสด | เงินสด | รายได้จากการขาย | 3,000 |
| 4. ขายเชื่อ | ลูกหนี้การค้า | รายได้จากการขาย | 800 |
| 5. จ่ายค่าเช่า | ค่าเช่า | เงินสด | 1,000 |
| 6. ใบแจ้งค่าไฟที่จ่ายภายหลัง | ค่าไฟฟ้า | เจ้าหนี้การค้า | 400 |
| 7. กลับรายการค่าเช่าที่บันทึกไว้ 1,100 | เงินสด | ค่าเช่า | 1,100 |
ในตัวอย่างที่ 1 ธุรกิจได้รับเงินสด (สินทรัพย์เพิ่ม: เดบิต) และเป็นหนี้เจ้าของ (ส่วนของเจ้าของเพิ่ม: เครดิต) ในตัวอย่างที่ 4 ยังไม่ได้รับเงิน สิ่งที่เพิ่มคือยอดที่ลูกค้าค้างอยู่ หรือลูกหนี้การค้า ในตัวอย่างที่ 6 ค่าใช้จ่ายบันทึกเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่ตอนจ่ายเงิน
วิธีแก้ไขรายการ: การกลับรายการ
รายการที่บันทึกแล้วจะไม่ถูกลบ ถ้าบันทึกค่าเช่าเป็น 1,100 แทน 1,000 ให้บันทึกการกลับรายการ คือรายการเดิมที่สลับเดบิตกับเครดิต (ตัวอย่างที่ 7) แล้วจึงบันทึกรายการที่ถูกต้อง ทั้งสองรายการยังอยู่ในสมุดบัญชี ทุกคนจึงเห็นว่าอะไรเปลี่ยนไปและเมื่อใด
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ยอดเดบิตกับเครดิตไม่เท่ากัน
- จำนวนเงินถูกแต่ลงผิดด้าน ทำให้ความผิดพลาดเพิ่มเป็นสองเท่าแทนที่จะหักล้างกัน
- บันทึกการขายเชื่อเป็นขายเงินสด ทำให้บัญชีเงินสดแสดงเงินที่ไม่เคยได้รับ
- ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของปนกับค่าใช้จ่ายของธุรกิจ
รายการบัญชีที่ลงตัวเสมอ
ใน Aconta Online คุณแค่บอกว่าเกิดอะไรขึ้นและเป็นเงินเท่าไร เช่น การขาย ค่าใช้จ่าย เงินลงทุนของเจ้าของ หรือการฝากเงิน ระบบจะเขียนทั้งสองด้านของรายการและปฏิเสธสิ่งที่ไม่ลงตัว คุณยังเขียนรายการทีละบรรทัดได้ด้วย รายการที่บันทึกแล้วไม่ถูกแก้ไข การแก้ไขจึงทำด้วยการกลับรายการเสมอ และเห็นร่องรอยทั้งหมด
คำถามที่พบบ่อย
รายการบัญชีหนึ่งรายการมีได้กี่บัญชี
มีได้ตามที่จำเป็น อย่างน้อยสองบัญชี การขายที่รับเงินสดครึ่งหนึ่งและขายเชื่ออีกครึ่ง จะเดบิตเงินสดและลูกหนี้การค้า และเครดิตรายได้จากการขาย โดยยอดเดบิตสองบัญชีรวมกันเท่ากับเครดิต
ทำไมการขายจึงบันทึกด้านเครดิตของบัญชีรายได้จากการขาย
เพราะรายได้เพิ่มด้วยเครดิต อีกด้านหนึ่งคือเงินสดหรือลูกหนี้ที่เข้ามา จะอยู่ด้านเดบิต
ลบรายการที่ผิดได้ไหม
ไม่ควรลบ ให้แก้ด้วยการกลับรายการแล้วบันทึกใหม่ สมุดบัญชีจะเก็บร่องรอยของทุกการเปลี่ยนแปลง