Journaalposten: voorbeelden met uitwerking en hoe u boekt

Wat een journaalpost is

Een journaalpost legt één beweging van het bedrijf vast in het journaal: de datum, een korte omschrijving en minstens één rekening debet en één credit voor hetzelfde totaal. Elke boeking begint bij een document, zodat iedereen later kan nagaan waar het bedrag vandaan komt.

De regels van debet en credit

• Activa en kosten nemen toe aan de debetkant en af aan de creditkant.
• Schulden, eigen vermogen en opbrengsten nemen toe aan de creditkant en af aan de debetkant.
• In elke boeking is het totaal debet gelijk aan het totaal credit.

Een boeking maken in drie vragen

1. Wat is er gebeurd, en welk document bewijst het?
2. Welke rekeningen veranderen, en neemt elke rekening toe of af?
3. Aan welke kant hoort elke verandering volgens de regels hierboven?

Zeven uitgewerkte voorbeelden

De eerste zes zijn de eerste maand van een winkel; de zevende corrigeert een fout.

In voorbeeld 1 krijgt het bedrijf contant geld (een actief neemt toe: debet) en is het dat aan de eigenaar verschuldigd (het eigen vermogen neemt toe: credit). In voorbeeld 4 is nog niets betaald: wat toeneemt is wat de klant schuldig is, een vordering. In voorbeeld 6 worden de kosten geboekt als de rekening binnenkomt, niet als ze betaald wordt.

Een boeking corrigeren: de tegenboeking

Een vastgelegde boeking wordt niet gewist. Als de huur als 1100 in plaats van 1000 was geboekt, maakt u een tegenboeking, dezelfde boeking met debet en credit omgedraaid (voorbeeld 7), en daarna de juiste boeking. Beide blijven in de boeken staan, zodat iedereen ziet wat er wanneer veranderde.

De meest gemaakte fouten

• Debet en credit die niet hetzelfde totaal hebben.
• Het juiste bedrag aan de verkeerde kant, waardoor de fout verdubbelt in plaats van verdwijnt.
• Een verkoop op rekening geboekt als contant, zodat de kas geld toont dat nooit binnenkwam.
• Privé-uitgaven van de eigenaar vermengd met die van het bedrijf.

Boekingen die altijd kloppen

In Aconta Online zegt u wat er gebeurde en hoeveel: een verkoop, een uitgave, een inbreng van de eigenaar, een storting. Het programma schrijft beide kanten van de boeking en weigert alles wat niet klopt; u kunt ook regel voor regel boeken. Een vastgelegde boeking wordt nooit gewijzigd, dus correcties zijn altijd tegenboekingen, met het hele spoor in beeld.