जर्नल प्रविष्टि क्या है
प्रविष्टि व्यवसाय के एक लेन-देन को रोजनामचे में दर्ज करती है: तारीख़, छोटा विवरण, और कम से कम एक खाता डेबिट तथा एक क्रेडिट, एक ही जोड़ के लिए। हर प्रविष्टि किसी दस्तावेज़ से शुरू होती है, ताकि बाद में कोई भी जाँच सके कि आँकड़ा कहाँ से आया।
डेबिट और क्रेडिट के नियम
तीन सवालों में प्रविष्टि लिखें
- क्या हुआ, और कौन-सा दस्तावेज़ इसे साबित करता है?
- कौन-से खाते बदलते हैं, और हर एक बढ़ता है या घटता है?
- ऊपर के नियमों के अनुसार हर बदलाव किस तरफ़ जाता है?
सात हल किए हुए उदाहरण
पहले छह एक दुकान का पहला महीना हैं; सातवाँ एक गलती सुधारता है।
| उदाहरण | डेबिट खाता | क्रेडिट खाता | रकम |
|---|---|---|---|
| 1. मालिक नकद लगाती है | नकद | पूँजी | 5,000 |
| 2. अलमारियाँ नकद में ख़रीदीं | फ़र्नीचर व उपकरण | नकद | 1,200 |
| 3. नकद बिक्री | नकद | बिक्री | 3,000 |
| 4. एक उधार बिक्री | प्राप्य खाते | बिक्री | 800 |
| 5. किराया चुकाया | किराया व्यय | नकद | 1,000 |
| 6. बाद में चुकाने वाला बिजली बिल | बिजली व्यय | देय खाते | 400 |
| 7. 1,100 में दर्ज किराए की प्रतिलोम प्रविष्टि | नकद | किराया व्यय | 1,100 |
उदाहरण 1 में व्यवसाय को नकद मिलता है (संपत्ति बढ़ती है: डेबिट) और वह इसे अपनी मालिक का देनदार है (पूँजी बढ़ती है: क्रेडिट)। उदाहरण 4 में अभी कुछ नहीं मिला: बढ़ता है वह जो ग्राहक पर बकाया है, यानी प्राप्य खाता। उदाहरण 6 में व्यय तब दर्ज होता है जब बिल आता है, तब नहीं जब चुकाया जाता है।
प्रविष्टि कैसे सुधारें: प्रतिलोम प्रविष्टि
दर्ज प्रविष्टि मिटाई नहीं जाती। अगर किराया 1,000 की जगह 1,100 दर्ज हो गया हो, तो प्रतिलोम प्रविष्टि दर्ज करें, यानी डेबिट और क्रेडिट उलटकर वही प्रविष्टि (उदाहरण 7), और फिर सही प्रविष्टि। दोनों बहियों में रहती हैं, ताकि कोई भी देख सके कि क्या और कब बदला।
सबसे आम गलतियाँ
- डेबिट और क्रेडिट का जोड़ बराबर न होना।
- सही रकम गलत तरफ़, जिससे गलती मिटने के बजाय दोगुनी हो जाती है।
- उधार बिक्री को नकद दर्ज करना, जिससे नकद खाता वह पैसा दिखाता है जो कभी आया ही नहीं।
- मालिक के निजी ख़र्च व्यवसाय के ख़र्चों में मिल जाना।
हमेशा मिलने वाली प्रविष्टियाँ
Aconta Online में आप बताते हैं कि क्या हुआ और कितना: बिक्री, ख़र्च, मालिक की पूँजी, जमा। यह प्रविष्टि की दोनों तरफ़ लिखता है और जो न मिले उसे स्वीकार नहीं करता; आप प्रविष्टि पंक्ति-दर-पंक्ति भी लिख सकते हैं। दर्ज प्रविष्टि कभी नहीं बदली जाती, इसलिए सुधार हमेशा प्रतिलोम प्रविष्टि से होते हैं और पूरा रिकॉर्ड सामने रहता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
एक जर्नल प्रविष्टि में कितने खाते हो सकते हैं?
जितने ज़रूरी हों, कम से कम दो। आधी नकद और आधी उधार वाली बिक्री में नकद और प्राप्य खाते डेबिट होते हैं और बिक्री क्रेडिट, और दोनों डेबिट का जोड़ क्रेडिट के बराबर होता है।
बिक्री को बिक्री खाते में क्रेडिट क्यों किया जाता है?
क्योंकि आय क्रेडिट से बढ़ती है। दूसरी तरफ़, यानी आने वाला नकद या प्राप्य, डेबिट होता है।
क्या गलत प्रविष्टि मिटाई जा सकती है?
अच्छा तरीका है न मिटाना: प्रतिलोम प्रविष्टि से सुधारें और फिर से दर्ज करें। इससे बहियों में हर बदलाव का रिकॉर्ड रहता है।