Proefbalans: wat het is, hoe u hem opstelt, met een voorbeeld

Wat een proefbalans is

Een proefbalans is de lijst van alle rekeningen in het grootboek met hun saldo op een datum: debetsaldi in de ene kolom, creditsaldi in de andere. Als de boeken dubbel zijn bijgehouden, hebben beide kolommen hetzelfde totaal.

Zo stelt u hem op, stap voor stap

1. Boek alle posten van de periode door naar het grootboek.
2. Bereken het saldo van elke rekening: debet min credit, of andersom.
3. Zet elk saldo in de debet- of creditkolom, naargelang de kant.
4. Tel beide kolommen op en vergelijk de totalen.

Een voorbeeld: de eerste maand van een winkel

Dit zijn de saldi van een winkel eind maart, na de eerste zes boekingen: de inbreng van 5000 door de eigenaar, schappen voor 1200, 3000 contante verkopen, 800 verkocht op rekening, 1000 huur en een energierekening van 400 die nog betaald moet worden.

De kas is de ingebrachte 5000 plus 3000 contante verkopen, min 1200 voor schappen en 1000 huur: 5800 debet. De totalen kloppen, dus de maand is klaar voor de overzichten.

Wat hij vindt, en wat niet

Een proefbalans die niet klopt, laat zien dat er iets mis is: een boeking met ongelijke kanten, een saldo in de verkeerde kolom, een verkeerde optelling. Een proefbalans die klopt, bewijst niet dat de boeken juist zijn: een boeking die dubbel staat, ontbreekt of op de verkeerde rekening staat, klopt ook.

Twee kolommen of vier

Veel proefbalansen hebben vier kolommen: de debet- en credittotalen van elke rekening en daarna het saldo. De totalen tonen hoeveel er bewoog; de saldi gaan naar de overzichten. Beide paren totalen moeten kloppen.

Van proefbalans naar overzichten

De saldi van opbrengsten en kosten vormen de winst- en verliesrekening; die van activa, schulden en eigen vermogen vormen de balans. In het voorbeeld laten 3800 omzet min 1400 kosten 2400 winst over, die op de balans bij het eigen vermogen komt.

Een proefbalans die altijd klopt

Aconta Online weigert elke boeking waarvan debet en credit verschillen, dus de proefbalans klopt altijd. Hij toont de totalen en het saldo van elke rekening, actueel bij elke boeking, en is te downloaden als spreadsheet. Aan u blijft de controle dat elke beweging één keer en op de juiste rekening is geboekt.