Ce qu'est une balance de vérification
La balance de vérification est la liste de tous les comptes du grand livre avec leur solde à une date : les soldes débiteurs dans une colonne, les soldes créditeurs dans l'autre. Si les livres sont tenus en partie double, les deux colonnes ont le même total.
Comment l'établir, étape par étape
Un exemple : le premier mois d'une boutique
Voici les soldes d'une boutique à la fin mars, après ses six premières écritures : l'apport de 5000 de la gérante, des étagères pour 1200, 3000 de ventes au comptant, 800 vendus à crédit, 1000 de loyer et une facture d'électricité de 400 à payer.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Caisse | 5800 | |
| Créances clients | 800 | |
| Mobilier | 1200 | |
| Dettes fournisseurs | 400 | |
| Capital | 5000 | |
| Ventes | 3800 | |
| Loyer | 1000 | |
| Électricité | 400 | |
| Total | 9200 | 9200 |
La caisse, ce sont les 5000 apportés plus les 3000 de ventes au comptant, moins 1200 d'étagères et 1000 de loyer : 5800 au débit. Les totaux concordent : le mois est prêt pour les états.
Ce qu'elle détecte, et ce qu'elle ne peut pas détecter
Une balance déséquilibrée montre qu'il y a un problème : une écriture aux côtés inégaux, un solde dans la mauvaise colonne, une addition fausse. Une balance équilibrée ne prouve pas que les livres sont justes : une écriture passée deux fois, oubliée ou imputée au mauvais compte s'équilibre quand même.
Deux colonnes ou quatre
Beaucoup de balances présentent quatre colonnes : les totaux des débits et des crédits de chaque compte, puis son solde. Les totaux montrent ce qui a circulé ; les soldes sont ce qui passe dans les états. Les deux paires de totaux doivent concorder.
De la balance aux états
Les soldes de produits et de charges forment le compte de résultat ; ceux d'actif, de passif et de capitaux propres forment le bilan. Dans l'exemple, 3800 de ventes moins 1400 de charges laissent un bénéfice de 2400, qui rejoint les capitaux propres au bilan.
Une balance toujours équilibrée
Aconta Online refuse toute écriture dont les débits et les crédits diffèrent : sa balance de vérification est donc toujours équilibrée. Elle montre les totaux et le solde de chaque compte, à jour à chaque écriture, et se télécharge en tableur. Il vous reste à vérifier que chaque mouvement a été enregistré une fois, au bon compte.
Questions fréquentes
Pourquoi ma balance n'est-elle pas équilibrée ?
Cherchez une écriture dont les débits et les crédits diffèrent, un solde placé dans la mauvaise colonne ou un compte oublié. Partez de l'écart : s'il est divisible par 9, deux chiffres ont peut-être été inversés.
À quelle fréquence établir une balance de vérification ?
Au moins à la fin de chaque mois, avant de le clôturer, et toujours avant d'établir les états.
La balance de vérification est-elle un état financier ?
Non. C'est un contrôle de travail ; les états qui en sont tirés sont le compte de résultat et le bilan.