Ce que signifie tenir la comptabilité
Chaque vente, achat, paiement et apport change ce que l'entreprise possède et ce qu'elle doit. La comptabilité enregistre chaque changement une seule fois, avec sa date, son montant et les comptes qu'il touche, pour que vous puissiez dire à tout moment ce que l'entreprise a gagné et ce qu'elle vaut.
La partie double : chaque montant, deux fois
En comptabilité en partie double, chaque mouvement s'inscrit au débit d'un compte et au crédit d'un autre, pour le même montant. Le total des débits est toujours égal au total des crédits ; quand ce n'est pas le cas, il y a une erreur à trouver avant qu'elle ne se propage.
Le cycle comptable en cinq étapes
- Ouvrez un plan comptable : la liste des comptes que l'entreprise utilisera, regroupés en actif, passif, capitaux propres, produits et charges.
- Enregistrez chaque mouvement comme une écriture au journal le jour où il se produit, avec une pièce justificative : un reçu, une facture, un relevé bancaire.
- Reportez les écritures au grand livre, compte par compte, pour voir le solde de chacun.
- Vérifiez la balance : le total des débits doit être égal au total des crédits.
- Établissez les états : le compte de résultat pour le résultat, le bilan pour la situation.
Un exemple chiffré : le premier mois d'une boutique
Une boutique ouvre en mars. La gérante apporte 5000 en espèces, achète des étagères pour 1200, vend 3000 au comptant et 800 à crédit, paie 1000 de loyer et reçoit une facture d'électricité de 400 à régler le mois suivant. Six mouvements, six écritures :
| Mouvement | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Apport de la gérante | Caisse | Capital | 5000 |
| Étagères | Mobilier | Caisse | 1200 |
| Ventes au comptant | Caisse | Ventes | 3000 |
| Vente à crédit | Créances clients | Ventes | 800 |
| Loyer | Loyer | Caisse | 1000 |
| Facture d'électricité | Électricité | Dettes fournisseurs | 400 |
À la fin du mois, la boutique a fait un bénéfice de 2400 (3800 de ventes moins 1400 de charges), et son bilan totalise 7800 de chaque côté. Les autres guides suivent ce même mois à chaque étape.
Les habitudes qui gardent des comptes propres
- Conservez chaque pièce et enregistrez les mouvements de la semaine dans la semaine.
- Séparez l'argent de l'entreprise du vôtre : l'argent que la gérante retire s'enregistre comme un prélèvement.
- Rapprochez la caisse et la banque du solde réel au moins une fois par mois.
- Clôturez chaque mois une fois vérifié, pour que plus rien ne le modifie.
Un cahier, un tableur ou un logiciel de comptabilité
Un cahier ou un tableur suffisent tant que les mouvements sont rares, mais aucun ne refuse une écriture déséquilibrée, et un chiffre tapé par-dessus ne laisse pas de trace. Aconta Online tient la comptabilité en partie double dans le navigateur : il refuse toute écriture dont les débits et les crédits diffèrent, ne modifie jamais une écriture enregistrée et tient à jour le journal, le grand livre, la balance et les états à chaque écriture. La première entreprise est gratuite, sans carte.
Questions fréquentes
Puis-je tenir moi-même la comptabilité de ma petite entreprise ?
Oui, si vous enregistrez chaque mouvement avec sa pièce et vérifiez la balance chaque mois. Pour les impôts et les déclarations, consultez un expert-comptable : les règles changent d'un pays à l'autre.
Quelle différence entre tenue des livres et comptabilité ?
La tenue des livres enregistre les mouvements ; la comptabilité les lit, établit les états et conseille. Dans une petite entreprise, la même personne fait souvent les deux.
Existe-t-il un logiciel de comptabilité gratuit pour une petite entreprise ?
Aconta Online tient une entreprise gratuitement, sans carte. Un abonnement n'est nécessaire que pour davantage d'entreprises ou d'écritures par jour.