Qué es llevar la contabilidad
Cada venta, compra, pago y aporte cambia lo que el negocio tiene y lo que debe. La contabilidad registra cada cambio una sola vez, con su fecha, su importe y las cuentas que toca, para que en cualquier momento usted pueda decir cuánto ha ganado el negocio y cuánto vale.
Partida doble: cada importe, dos veces
En la contabilidad por partida doble cada movimiento se anota en el debe de una cuenta y en el haber de otra, por el mismo importe. La suma del debe siempre es igual a la del haber; cuando no lo es, hay un error que encontrar antes de que se extienda.
El ciclo contable en cinco pasos
- Abra un plan de cuentas: la lista de cuentas que usará el negocio, agrupadas en activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.
- Registre cada movimiento como un asiento en el libro diario el día en que ocurre, con un documento que lo respalde: un recibo, una factura, un estado de cuenta.
- Pase los asientos al libro mayor, cuenta por cuenta, para ver qué tiene cada cuenta.
- Revise la balanza de comprobación: el total del debe debe ser igual al total del haber.
- Prepare los estados financieros: el estado de resultados para la utilidad y el balance general para la situación.
Un ejemplo resuelto: el primer mes de una tienda
Una tienda abre en marzo. La dueña aporta 5000 en efectivo, compra estanterías por 1200, vende 3000 al contado y 800 al crédito, paga 1000 de alquiler y recibe una factura de luz de 400 que pagará el mes siguiente. Seis movimientos, seis asientos:
| Movimiento | Debe | Haber | Importe |
|---|---|---|---|
| Aporte de la dueña | Caja | Capital | 5000 |
| Estanterías | Mobiliario y equipo | Caja | 1200 |
| Ventas al contado | Caja | Ventas | 3000 |
| Venta al crédito | Cuentas por cobrar | Ventas | 800 |
| Alquiler | Gasto de alquiler | Caja | 1000 |
| Factura de luz | Electricidad | Cuentas por pagar | 400 |
Al cierre del mes la tienda ganó 2400 (3800 de ventas menos 1400 de gastos), y su balance general suma 7800 de cada lado. Las otras guías siguen este mismo mes en cada paso.
Hábitos que mantienen la contabilidad en orden
- Guarde cada documento y registre los movimientos de la semana esa misma semana.
- Separe el dinero del negocio del suyo: el efectivo que la dueña retira se registra como un retiro.
- Compare la caja y el banco con el saldo real al menos una vez al mes.
- Cierre cada mes cuando esté revisado, para que nada lo cambie después.
Un cuaderno, una hoja de cálculo o un sistema contable
Un cuaderno o una hoja de cálculo sirven mientras los movimientos son pocos, pero ninguno rechaza un asiento que no cuadra, y una cifra escrita encima no deja rastro. Aconta Online lleva la contabilidad por partida doble en el navegador: rechaza cualquier asiento cuyo debe y haber no coincidan, nunca edita un asiento registrado y mantiene al día el libro diario, el libro mayor, la balanza de comprobación y los estados con cada asiento. La primera empresa es gratis, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar por mi cuenta la contabilidad de mi negocio?
Sí, si registra cada movimiento con su documento y revisa la balanza de comprobación cada mes. Para impuestos y declaraciones, consulte a un contador: las reglas cambian de un país a otro.
¿Qué diferencia hay entre teneduría de libros y contabilidad?
La teneduría de libros registra los movimientos; la contabilidad los interpreta, prepara los estados y asesora. En un negocio pequeño, muchas veces la misma persona hace las dos cosas.
¿Hay un sistema contable gratis para un negocio pequeño?
Aconta Online lleva una empresa gratis, sin tarjeta. Solo hace falta un plan para más empresas o más asientos al día.