Πώς τηρούνται τα βιβλία μιας μικρής επιχείρησης, βήμα βήμα

Τι σημαίνει τήρηση βιβλίων

Κάθε πώληση, αγορά, πληρωμή και εισφορά αλλάζει όσα έχει η επιχείρηση και όσα οφείλει. Η λογιστική καταγράφει κάθε αλλαγή μία φορά, με ημερομηνία, ποσό και τους λογαριασμούς που αγγίζει, ώστε ανά πάσα στιγμή να ξέρετε πόσα κέρδισε η επιχείρηση και πόσο αξίζει.

Διπλογραφία: κάθε ποσό δύο φορές

Στη διπλογραφία κάθε κίνηση καταχωρείται στη χρέωση ενός λογαριασμού και στην πίστωση ενός άλλου, με το ίδιο ποσό. Το σύνολο των χρεώσεων ισούται πάντα με το σύνολο των πιστώσεων· όταν δεν ισούται, υπάρχει λάθος που πρέπει να βρεθεί πριν απλωθεί.

Ο λογιστικός κύκλος σε πέντε βήματα

1. Ανοίξτε ένα λογιστικό σχέδιο: τη λίστα λογαριασμών που θα χρησιμοποιεί η επιχείρηση, ομαδοποιημένους σε ενεργητικό, υποχρεώσεις, καθαρή θέση, έσοδα και έξοδα.
2. Καταχωρίστε κάθε κίνηση ως εγγραφή στο ημερολόγιο την ημέρα που γίνεται, με ένα παραστατικό: απόδειξη, τιμολόγιο, κίνηση τραπεζικού λογαριασμού.
3. Μεταφέρετε τις εγγραφές στο γενικό καθολικό, λογαριασμό προς λογαριασμό, για να δείτε το υπόλοιπο του καθενός.
4. Ελέγξτε το ισοζύγιο: το σύνολο των χρεώσεων πρέπει να ισούται με το σύνολο των πιστώσεων.
5. Συντάξτε τις καταστάσεις: την κατάσταση αποτελεσμάτων για το αποτέλεσμα, τον ισολογισμό για τη θέση.

Λυμένο παράδειγμα: ο πρώτος μήνας ενός καταστήματος

Ένα κατάστημα ανοίγει τον Μάρτιο. Η ιδιοκτήτρια καταθέτει 5000 μετρητά, αγοράζει ράφια 1200, πουλάει 3000 τοις μετρητοίς και 800 με πίστωση, πληρώνει 1000 ενοίκιο και λαμβάνει λογαριασμό ρεύματος 400 πληρωτέο τον επόμενο μήνα. Έξι κινήσεις, έξι εγγραφές:

Στο τέλος του μήνα το κατάστημα έχει κέρδος 2400 (3800 πωλήσεις μείον 1400 έξοδα), και ο ισολογισμός του αθροίζει 7800 σε κάθε πλευρά. Οι άλλοι οδηγοί ακολουθούν αυτόν τον ίδιο μήνα σε κάθε βήμα.

Συνήθειες που κρατούν τα βιβλία καθαρά

• Κρατήστε κάθε παραστατικό και καταχωρίστε τις κινήσεις της εβδομάδας την ίδια εβδομάδα.
• Χωρίστε τα χρήματα της επιχείρησης από τα δικά σας: τα μετρητά που παίρνει η ιδιοκτήτρια καταχωρούνται ως ανάληψη.
• Συμφωνήστε ταμείο και τράπεζα με το πραγματικό υπόλοιπο τουλάχιστον μία φορά τον μήνα.
• Κλείστε κάθε μήνα μόλις ελεγχθεί, ώστε τίποτα να μην τον αλλάξει μετά.

Τετράδιο, υπολογιστικό φύλλο ή λογιστικό πρόγραμμα

Ένα τετράδιο ή ένα υπολογιστικό φύλλο αρκούν όσο οι κινήσεις είναι λίγες, αλλά κανένα δεν απορρίπτει εγγραφή που δεν ισοσκελίζεται, και ένας αριθμός γραμμένος από πάνω δεν αφήνει ίχνος. Το Aconta Online τηρεί τα βιβλία με διπλογραφία στον browser: απορρίπτει κάθε εγγραφή με διαφορετικές χρεώσεις και πιστώσεις, δεν αλλάζει ποτέ μια καταχωρημένη εγγραφή και κρατά ενημερωμένα το ημερολόγιο, το καθολικό, το ισοζύγιο και τις καταστάσεις με κάθε εγγραφή. Η πρώτη εταιρεία είναι δωρεάν, χωρίς κάρτα.