Ένα δάνειο, μια τράπεζα και ένα μπλε τετράδιο
Η Μαρία Παπαδάκη έχει εδώ και τέσσερα χρόνια επιχείρηση catering. Τα σημειώνει όλα σε ένα τετράδιο με μπλε εξώφυλλο: τι εισπράττει, τι πληρώνει και τι της χρωστούν οι πελάτες. Το τετράδιο δεν την πρόδωσε ποτέ, ώσπου μια Τρίτη ζήτησε δάνειο για να αγοράσει ένα ψυγείο-βαν. Η υπάλληλος της τράπεζας είναι ευγενική και σαφής: χρειάζεται ισολογισμό και κατάσταση αποτελεσμάτων των δύο τελευταίων ετών.
Εκείνο το βράδυ η Μαρία ανοίγει το τετράδιο στο τραπέζι της κουζίνας. Όλοι οι αριθμοί είναι εκεί, αλλά κανένα από τα δύο έγγραφα που της ζήτησαν. Δεν της λείπουν πληροφορίες: της λείπει ένα σύστημα που να μετατρέπει αυτές τις πληροφορίες σε καταστάσεις που μπορεί να διαβάσει και να ελέγξει κάποιος άλλος.
Τι είναι ένα λογιστικό σύστημα
Λογιστικό σύστημα είναι το σύνολο των κανόνων, των εγγραφών και των εργαλείων με τα οποία μια επιχείρηση μετατρέπει κάθε συναλλαγή σε χρήσιμη πληροφορία. Το εργαλείο είναι μόνο ένα μέρος· σύστημα το κάνει το ότι κάθε πώληση, αγορά ή πληρωμή ακολουθεί πάντα την ίδια διαδρομή, από το παραστατικό ως την αναφορά. Έχει πέντε μέρη:
- Το λογιστικό σχέδιο: ο κατάλογος των λογαριασμών της επιχείρησης, ομαδοποιημένων σε ενεργητικό, υποχρεώσεις, καθαρή θέση, έσοδα και έξοδα.
- Τα παραστατικά: τιμολόγια, αποδείξεις, συμβάσεις και αντίγραφα κίνησης τραπεζικού λογαριασμού που αποδεικνύουν κάθε κίνηση.
- Τα βιβλία: το ημερολόγιο, που καταχωρίζει τις εγγραφές κατά ημερομηνία, και το γενικό καθολικό, που τις ταξινομεί ανά λογαριασμό.
- Οι διαδικασίες: ποιος καταχωρίζει, πόσο συχνά γίνεται έλεγχος και πότε κλείνει ένας μήνας.
- Οι αναφορές: το ισοζύγιο, η κατάσταση αποτελεσμάτων και ο ισολογισμός.
Απλογραφικό ή διπλογραφικό
Το απλογραφικό λειτουργεί σαν βιβλιάριο ταμείου: ένας κατάλογος εισπράξεων και πληρωμών. Λέει πόσα μετρητά υπήρχαν, όχι όμως τι έχει η επιχείρηση, τι χρωστά ή πόσα κέρδισε πραγματικά, και δεν μπορεί να βγάλει ισολογισμό.
Στη διπλογραφία κάθε κίνηση καταχωρίζεται σε δύο λογαριασμούς για το ίδιο ποσό: στη χρέωση του ενός και στην πίστωση του άλλου. Γι' αυτό το σύνολο των χρεώσεων ισούται πάντα με το σύνολο των πιστώσεων, και όταν δεν ισούται, το σύστημα επισημαίνει λάθος. Από τη διπλογραφία βγαίνουν και οι δύο καταστάσεις που ζήτησε η τράπεζα της Μαρίας. Πολλές νομοθεσίες υποχρεώνουν τις εταιρείες να τηρούν διπλογραφικά βιβλία· οι οδηγοί για το Ελ Σαλβαδόρ, την Ισπανία και την Ιαπωνία εξηγούν τι ζητά κάθε χώρα.
Τέσσερις τρόποι τήρησης βιβλίων
| Επιλογή | Τι προσφέρει | Το όριό της |
|---|---|---|
| Τετράδιο | Δεν κοστίζει τίποτα και διαβάζεται με μια ματιά | Δεν αθροίζει, δεν ισοσκελίζει και δεν επισημαίνει λάθη |
| Υπολογιστικό φύλλο | Αθροίζει μόνο του και ταξινομείται με ένα κλικ | Ένας χαλασμένος τύπος ή μια σβησμένη γραμμή περνούν απαρατήρητα |
| Εγκατεστημένο πρόγραμμα | Πλήρης λογιστική σε έναν υπολογιστή | Αντίγραφα ασφαλείας, ενημερώσεις και άδεια είναι δική σας ευθύνη |
| Διαδικτυακό σύστημα | Ανοίγει από οποιονδήποτε φυλλομετρητή και είναι πάντα ενημερωμένο | Χρειάζεται σύνδεση στο διαδίκτυο |
Η νύχτα του υπολογιστικού φύλλου
Η Μαρία αποφασίζει να περάσει το τετράδιο σε υπολογιστικό φύλλο. Αντιγράφει τις κινήσεις δύο ετών, φτιάχνει τους τύπους της, και τρία βράδια αργότερα ο ισολογισμός της έχει διαφορά 350. Ψάχνει για ώρες. Το λάθος εμφανίζεται στη μία τα ξημερώματα: ο τύπος αθροίσματος μιας στήλης σταματούσε μία γραμμή νωρίτερα και άφηνε έξω την είσπραξη ενός γάμου.
Η Μαρία δεν είχε κάνει λάθος στα λογιστικά. Απλώς το εργαλείο δεν τη σταμάτησε. Αυτή είναι η διαφορά που μετρά στην επιλογή: ένα καλό λογιστικό σύστημα αξίζει τόσο για όσα κάνει όσο και για όσα δεν επιτρέπει. Δεν δέχεται εγγραφή με διαφορετική χρέωση και πίστωση και δεν αφήνει ένα καταχωρισμένο ποσό να εξαφανιστεί χωρίς ίχνος.
Έξι ερωτήσεις για την επιλογή
- Τηρεί διπλογραφία και απορρίπτει εγγραφή που δεν ισοσκελίζεται;
- Κρατά το ιστορικό; Μια καταχωρισμένη εγγραφή δεν σβήνεται: ακυρώνεται με αντιλογισμό, και μένουν και οι δύο ορατές.
- Σας δίνει ό,τι ζητούν ο νόμος, η τράπεζα και ο λογιστής σας: ημερολόγιο, γενικό καθολικό, ισοζύγιο, κατάσταση αποτελεσμάτων και ισολογισμό;
- Μπορεί να τηρεί περισσότερες από μία εταιρείες, αν τις χρειάζεστε εσείς ή ο λογιστής σας;
- Μπορείτε να κατεβάσετε όλα τα δεδομένα σας όποτε θέλετε, χωρίς να ζητήσετε άδεια;
- Μιλά τη γλώσσα σας; Ένα σύστημα που εξηγεί κάθε όρο μαθαίνεται πιο γρήγορα και χρησιμοποιείται καλύτερα.
Το τέλος της ιστορίας
Η Μαρία ανοίγει την εταιρεία της σε ένα διαδικτυακό σύστημα, περνά τα υπόλοιπα έναρξης και καταχωρίζει μήνα με τον μήνα με τα παραστατικά στο χέρι. Κάθε εγγραφή που δεν ισοσκελίζεται επιστρέφεται πριν μπει. Δύο εβδομάδες αργότερα ο λογιστής της ελέγχει τα βιβλία, και εκείνη πηγαίνει στην τράπεζα ισολογισμό και κατάσταση αποτελεσμάτων που ο καθένας μπορεί να επαληθεύσει. Το μπλε τετράδιο μένει σε ένα συρτάρι, για ενθύμιο.
Πού μπαίνει το Aconta Online
Το Aconta Online είναι ένα διαδικτυακό λογιστικό σύστημα διπλογραφίας. Απορρίπτει κάθε εγγραφή της οποίας η χρέωση και η πίστωση δεν συμφωνούν, δεν τροποποιεί ποτέ καταχωρισμένη εγγραφή (το λάθος διορθώνεται με αντιλογισμό και μένουν και οι δύο) και ενημερώνει με κάθε εγγραφή το ημερολόγιο, το γενικό καθολικό, το ισοζύγιο, την κατάσταση αποτελεσμάτων και τον ισολογισμό. Λειτουργεί σε δεκατέσσερις γλώσσες, εξηγεί κάθε όρο στο γλωσσάριό του και επιτρέπει σε ένα λογιστικό γραφείο να τηρεί πολλές εταιρείες. Τα δεδομένα σας κατεβαίνουν όποτε θέλετε. Δεν υποβάλλει φορολογικές δηλώσεις: αυτό παραμένει δουλειά του λογιστή σας. Η πρώτη εταιρεία είναι δωρεάν, χωρίς κάρτα.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι ένα λογιστικό σύστημα, με λίγα λόγια;
Είναι ο οργανωμένος τρόπος με τον οποίο μια επιχείρηση καταγράφει κάθε συναλλαγή, με παραστατικά, βιβλία και αναφορές, ώστε να ξέρει ανά πάσα στιγμή τι έχει, τι χρωστά και πόσα κερδίζει.
Είναι το υπολογιστικό φύλλο λογιστικό σύστημα;
Μπορεί να χρησιμεύσει ως εργαλείο, αλλά δεν είναι πλήρες σύστημα: δεν απαιτεί να ισοσκελίζεται κάθε εγγραφή και δεν εμποδίζει έναν τύπο ή μια σβησμένη γραμμή να αλλάξουν τα αποτελέσματα χωρίς ίχνος.
Ποιο λογιστικό σύστημα ταιριάζει σε μια μικρή επιχείρηση;
Ένα σύστημα διπλογραφίας που απορρίπτει τις εγγραφές που δεν ισοσκελίζονται, κρατά το ιστορικό κάθε διόρθωσης και δίνει τα βιβλία και τις καταστάσεις που απαιτεί η χώρα σας. Αν είναι διαδικτυακό, δεν εξαρτάστε από έναν μόνο υπολογιστή.
Αντικαθιστά το λογιστικό σύστημα τον λογιστή;
Όχι. Το σύστημα καταγράφει και οργανώνει· ο λογιστής ερμηνεύει, συμβουλεύει, ετοιμάζει τις δηλώσεις και υπογράφει ό,τι απαιτεί ο νόμος. Με τακτοποιημένα βιβλία η δουλειά του γίνεται πιο γρήγορα και κοστίζει λιγότερο.