एक कर्ज़, एक बैंक और एक नीली कॉपी
मीना वर्मा चार साल से कैटरिंग का काम करती हैं। जो पैसा आता है, जो जाता है और ग्राहकों पर जो बाक़ी है, सब एक नीले कवर वाली कॉपी में लिखती हैं। उस कॉपी ने कभी धोखा नहीं दिया, उस मंगलवार तक जब उन्होंने रेफ़्रिजरेटेड गाड़ी ख़रीदने के लिए कर्ज़ माँगा। बैंक की अधिकारी विनम्र और साफ़ थीं: पिछले दो साल का तुलन पत्र और लाभ-हानि खाता चाहिए।
उस रात मीना ने रसोई की मेज़ पर कॉपी खोली। सारे आँकड़े उसमें थे, पर माँगे गए दोनों दस्तावेज़ों में से एक भी नहीं। कमी जानकारी की नहीं थी: कमी एक ऐसी प्रणाली की थी जो इस जानकारी को ऐसे विवरणों में बदल दे जिन्हें कोई और पढ़ और जाँच सके।
लेखा प्रणाली क्या है
लेखा प्रणाली नियमों, अभिलेखों और औज़ारों का वह समूह है जिससे व्यवसाय हर लेन-देन को काम की जानकारी में बदलता है। औज़ार उसका सिर्फ़ एक हिस्सा है; उसे प्रणाली इसलिए कहते हैं क्योंकि हर बिक्री, ख़रीद या भुगतान हमेशा एक ही रास्ते से गुज़रता है, बिल से रिपोर्ट तक। इसके पाँच हिस्से हैं:
- खातों की सूची: व्यवसाय के खातों की सूची, जो संपत्ति, देनदारी, पूँजी, आय और व्यय में बँटी होती है।
- सहायक दस्तावेज़: बिल, रसीदें, अनुबंध और बैंक विवरण, जो हर लेन-देन का प्रमाण हैं।
- बहियाँ: रोजनामचा, जिसमें प्रविष्टियाँ तारीख़ के क्रम में लिखी जाती हैं, और खाताबही, जिसमें वे खाते-वार जमती हैं।
- प्रक्रिया: कौन दर्ज करता है, कितनी बार जाँच होती है और महीना कब बंद होता है।
- रिपोर्ट: तलपट, लाभ-हानि खाता और तुलन पत्र।
एकल प्रविष्टि या दोहरी प्रविष्टि
एकल प्रविष्टि रोकड़ बही जैसी होती है: आए और गए पैसे की सूची। यह बताती है कि हाथ में कितनी नक़दी थी, पर यह नहीं कि व्यवसाय के पास क्या है, उस पर कितना देना है या असल में कितना कमाया, और इससे तुलन पत्र नहीं बनता।
दोहरी प्रविष्टि में हर लेन-देन एक ही रक़म के साथ दो खातों में लिखा जाता है: एक के डेबिट में और दूसरे के क्रेडिट में। इसलिए डेबिट का जोड़ हमेशा क्रेडिट के जोड़ के बराबर होता है, और न हो तो प्रणाली गलती बता देती है। मीना के बैंक ने जो दोनों विवरण माँगे थे, वे दोहरी प्रविष्टि से ही बनते हैं। कई देशों के व्यापार क़ानून कंपनियों से दोहरी प्रविष्टि वाली बहियाँ रखवाते हैं; अल सल्वाडोर, स्पेन और जापान पर हमारी गाइड बताती हैं कि हर देश क्या माँगता है।
बही रखने के चार तरीक़े
| तरीक़ा | क्या देता है | उसकी सीमा |
|---|---|---|
| कॉपी | कोई ख़र्च नहीं, एक नज़र में समझ आती है | न जोड़ती है, न मिलान करती है, न गलती बताती है |
| स्प्रेडशीट | ख़ुद जोड़ती है और एक क्लिक में क्रम बदलती है | टूटा फ़ॉर्मूला या मिटी पंक्ति पकड़ में नहीं आती |
| इंस्टॉल किया सॉफ़्टवेयर | एक कंप्यूटर पर पूरा लेखा | बैकअप, अपडेट और लाइसेंस आपकी ज़िम्मेदारी |
| ऑनलाइन प्रणाली | किसी भी ब्राउज़र से खुलती है, हमेशा नया संस्करण | इंटरनेट चाहिए |
स्प्रेडशीट वाली रात
मीना ने कॉपी को स्प्रेडशीट में उतारने का फ़ैसला किया। उन्होंने दो साल के लेन-देन उतारे, फ़ॉर्मूले लगाए, और तीन रात बाद उनका तुलन पत्र 350 से नहीं मिला। वे घंटों खोजती रहीं। रात एक बजे गलती मिली: एक कॉलम का जोड़ वाला फ़ॉर्मूला एक पंक्ति पहले ख़त्म हो रहा था और एक शादी का भुगतान छूट गया था।
मीना ने हिसाब गलत नहीं रखा था। बस औज़ार ने उन्हें रोका नहीं। चुनते समय यही फ़र्क़ मायने रखता है: अच्छी लेखा प्रणाली की क़ीमत जितनी उसके काम में है, उतनी ही इसमें कि वह क्या नहीं होने देती। वह ऐसी प्रविष्टि नहीं लेती जिसके डेबिट और क्रेडिट अलग हों, और दर्ज की गई रक़म को बिना निशान ग़ायब नहीं होने देती।
चुनने के लिए छह सवाल
- क्या यह दोहरी प्रविष्टि से काम करती है और बेमेल प्रविष्टि को लौटा देती है?
- क्या यह इतिहास रखती है? दर्ज प्रविष्टि मिटाई नहीं जाती: उसे प्रतिलोम प्रविष्टि से रद्द किया जाता है और दोनों दिखती रहती हैं।
- क्या यह वह सब देती है जो क़ानून, बैंक और आपके लेखाकार माँगते हैं: रोजनामचा, खाताबही, तलपट, लाभ-हानि खाता और तुलन पत्र?
- ज़रूरत हो तो क्या यह एक से ज़्यादा कंपनियाँ सँभाल सकती है?
- क्या आप बिना किसी से पूछे, जब चाहें अपना सारा डेटा डाउनलोड कर सकते हैं?
- क्या यह आपकी भाषा बोलती है? जो प्रणाली हर शब्द समझाती है, वह जल्दी सीखी जाती है और बेहतर इस्तेमाल होती है।
कहानी का अंत
मीना ने एक ऑनलाइन प्रणाली में अपनी कंपनी खोली, आरंभिक शेष डाले और दस्तावेज़ हाथ में लेकर महीना-दर-महीना प्रविष्टियाँ कीं। हर बेमेल प्रविष्टि दर्ज होने से पहले लौट आती थी। दो हफ़्ते बाद उनके लेखाकार ने बहियाँ जाँचीं, और मीना बैंक में ऐसा तुलन पत्र और लाभ-हानि खाता लेकर गईं जिसे कोई भी जाँच सकता है। नीली कॉपी अब यादगार के तौर पर दराज़ में रखी है।
Aconta Online कहाँ काम आता है
Aconta Online दोहरी प्रविष्टि वाली ऑनलाइन लेखा प्रणाली है। यह हर उस प्रविष्टि को लौटा देता है जिसके डेबिट और क्रेडिट बराबर न हों, दर्ज प्रविष्टि को कभी नहीं बदलता (गलती प्रतिलोम प्रविष्टि से ठीक होती है और दोनों रहती हैं) और हर प्रविष्टि के साथ रोजनामचा, खाताबही, तलपट, लाभ-हानि खाता और तुलन पत्र अद्यतन रखता है। यह चौदह भाषाओं में चलता है, अपनी शब्दावली में हर शब्द समझाता है और किसी लेखा फ़र्म को कई कंपनियाँ सँभालने देता है। आपका डेटा जब चाहें डाउनलोड हो सकता है। यह कर रिटर्न दाख़िल नहीं करता: वह आपके लेखाकार का काम है। पहली कंपनी मुफ़्त है, कार्ड की ज़रूरत नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
संक्षेप में, लेखा प्रणाली क्या है?
यह वह व्यवस्थित तरीक़ा है जिससे व्यवसाय हर लेन-देन को उसके दस्तावेज़ों, बहियों और रिपोर्टों के साथ दर्ज करता है, ताकि हर समय पता रहे कि उसके पास क्या है, उस पर क्या देना है और वह कितना कमा रहा है।
क्या स्प्रेडशीट लेखा प्रणाली है?
यह औज़ार की तरह काम आ सकती है, पर पूरी प्रणाली नहीं है: यह हर प्रविष्टि का मिलान नहीं माँगती और किसी फ़ॉर्मूले या मिटी पंक्ति को बिना निशान नतीजे बदलने से नहीं रोकती।
छोटे व्यवसाय के लिए कौन-सी लेखा प्रणाली ठीक है?
ऐसी प्रणाली जो दोहरी प्रविष्टि से काम करे, बेमेल प्रविष्टियाँ लौटा दे, हर सुधार का इतिहास रखे और आपके देश में ज़रूरी बहियाँ व विवरण दे। ऑनलाइन होने से आप किसी एक कंप्यूटर पर निर्भर नहीं रहते।
क्या लेखा प्रणाली लेखाकार की जगह ले लेती है?
नहीं। प्रणाली दर्ज करती और व्यवस्थित करती है; लेखाकार विश्लेषण करते हैं, सलाह देते हैं, रिटर्न तैयार करते हैं और क़ानूनन ज़रूरी दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करते हैं। बहियाँ व्यवस्थित हों तो यह काम जल्दी और सस्ते में होता है।