Кредит, банк и синяя тетрадь
Марина Соколова уже четыре года занимается выездным кейтерингом. Всё она записывает в тетрадь в синей обложке: сколько получила, сколько заплатила и сколько ей должны клиенты. Тетрадь ни разу её не подвела, до того вторника, когда она подала заявку на кредит для покупки фургона-рефрижератора. Сотрудница банка вежлива и точна: нужны бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах за последние два года.
Вечером Марина открывает тетрадь на кухонном столе. Все цифры на месте, но ни одного из двух документов, которые у неё просили. Ей не хватает не информации: ей не хватает системы, которая превращает эту информацию в отчёты, понятные и проверяемые для другого человека.
Что такое учётная система
Система бухгалтерского учёта — это совокупность правил, записей и инструментов, с помощью которых бизнес превращает каждую операцию в полезную информацию. Инструмент — лишь одна её часть; системой её делает то, что каждая продажа, покупка или платёж всегда проходит один и тот же путь, от первичного документа до отчёта. В ней пять составляющих:
- План счетов: список счетов бизнеса, сгруппированных на активы, обязательства, капитал, доходы и расходы.
- Первичные документы: счета, чеки, договоры и банковские выписки, подтверждающие каждую операцию.
- Учётные книги: журнал проводок, где записи идут по датам, и главная книга, где они разложены по счетам.
- Порядок работы: кто вносит записи, как часто их проверяют и когда закрывают месяц.
- Отчёты: оборотно-сальдовая ведомость, отчёт о финансовых результатах и бухгалтерский баланс.
Простая или двойная запись
Простая запись работает как кассовая книжка: список поступлений и выплат. Она показывает, сколько было денег, но не говорит, чем бизнес владеет, сколько он должен и сколько на самом деле заработал, и баланс из неё не составить.
При двойной записи каждая операция отражается на двух счетах на одну и ту же сумму: по дебету одного и по кредиту другого. Поэтому сумма дебета всегда равна сумме кредита, а если нет, система сообщает об ошибке. Именно двойная запись даёт оба отчёта, которые банк попросил у Марины. Во многих странах закон обязывает компании вести учёт методом двойной записи; руководства по Сальвадору, Испании и Японии объясняют, что требует каждая страна.
Четыре способа вести учёт
| Вариант | Что даёт | Его предел |
|---|---|---|
| Тетрадь | Ничего не стоит и понятна с первого взгляда | Не считает, не сводит и не сообщает об ошибке |
| Таблица | Считает сама и сортируется одним щелчком | Сломанная формула или удалённая строка остаются незамеченными |
| Установленная программа | Полный учёт на одном компьютере | Резервные копии, обновления и лицензия — ваша забота |
| Онлайн-система | Открывается в любом браузере, всегда последней версии | Нужен интернет |
Ночь с таблицей
Марина решает перенести тетрадь в таблицу. Она копирует операции за два года, настраивает формулы, и через три вечера её баланс не сходится на 350. Она ищет часами. Ошибка находится в час ночи: формула суммы одного столбца заканчивалась на строку раньше и не учитывала оплату за свадьбу.
Марина не ошиблась в учёте. Просто инструмент её не остановил. В этом и состоит разница, важная при выборе: хорошая учётная система ценна не только тем, что делает, но и тем, чего не позволяет. Она не принимает проводку, в которой дебет и кредит не совпадают, и не даёт записанной сумме исчезнуть бесследно.
Шесть вопросов для выбора
- Ведёт ли она двойную запись и отклоняет ли проводку, которая не сходится?
- Хранит ли она историю? Записанная проводка не удаляется: её отменяют сторнированием, и обе остаются на виду.
- Даёт ли она то, что требуют закон, банк и ваш бухгалтер: журнал проводок, главную книгу, оборотно-сальдовую ведомость, отчёт о финансовых результатах и баланс?
- Может ли она вести больше одной компании, если это нужно вам или вашему бухгалтеру?
- Можете ли вы выгрузить все свои данные в любой момент, ни у кого не спрашивая разрешения?
- Говорит ли она на вашем языке? Систему, которая объясняет каждый термин, осваивают быстрее и используют лучше.
Чем закончилась история
Марина заводит свою компанию в онлайн-системе, вводит вводные остатки и месяц за месяцем вносит проводки с документами в руках. Каждая проводка, которая не сходится, возвращается к ней ещё до записи. Через две недели бухгалтер проверяет учёт, и Марина приносит в банк баланс и отчёт о финансовых результатах, которые может проверить кто угодно. Синяя тетрадь по-прежнему лежит в ящике, на память.
Где помогает Aconta Online
Aconta Online — это онлайн-система учёта по методу двойной записи. Она отклоняет любую проводку, в которой дебет и кредит не совпадают, никогда не изменяет записанную проводку (ошибку исправляют сторнированием, и обе остаются) и с каждой проводкой обновляет журнал, главную книгу, оборотно-сальдовую ведомость, отчёт о финансовых результатах и баланс. Она работает на четырнадцати языках, объясняет каждый термин в глоссарии и позволяет бухгалтерской фирме вести несколько компаний. Свои данные вы можете выгрузить в любой момент. Налоговые декларации она не подаёт: это по-прежнему работа вашего бухгалтера. Первая компания бесплатна, без карты.
Частые вопросы
Что такое система бухгалтерского учёта, если коротко?
Это упорядоченный способ, которым бизнес фиксирует каждую операцию вместе с документами, учётными книгами и отчётами, чтобы в любой момент знать, чем он владеет, сколько должен и сколько зарабатывает.
Можно ли считать таблицу учётной системой?
Таблица может служить инструментом, но это не полноценная система: она не требует, чтобы каждая проводка сходилась, и не мешает формуле или удалённой строке бесследно изменить результат.
Какая учётная система подходит малому бизнесу?
Та, что ведёт двойную запись, отклоняет несбалансированные проводки, хранит историю каждого исправления и даёт книги и отчёты, которых требует ваша страна. Онлайн-доступ избавляет от зависимости от одного компьютера.
Заменяет ли учётная система бухгалтера?
Нет. Система фиксирует и упорядочивает; бухгалтер анализирует, консультирует, готовит декларации и подписывает то, что требует закон. При порядке в учёте его работа идёт быстрее и стоит дешевле.