Buchhaltungssystem: was es ist, welche Arten es gibt und wie Sie das richtige für Ihr Unternehmen wählen

Ein Kredit, eine Bank und ein blaues Heft

Monika Becker führt seit vier Jahren einen Cateringservice. Sie schreibt alles in ein Heft mit blauem Einband: was sie einnimmt, was sie bezahlt und was man ihr schuldet. Das Heft hat sie nie im Stich gelassen, bis zu dem Dienstag, an dem sie einen Kredit für einen Kühltransporter beantragt. Die Beraterin der Bank ist freundlich und genau: Sie braucht eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung der letzten zwei Jahre.

An diesem Abend schlägt Monika das Heft auf dem Küchentisch auf. Alle Zahlen stehen darin, aber keines der beiden Dokumente, die verlangt wurden. Ihr fehlen keine Informationen: Ihr fehlt ein System, das diese Informationen in Abschlüsse verwandelt, die ein anderer Mensch lesen und prüfen kann.

Was ein Buchhaltungssystem ist

Ein Buchhaltungssystem ist die Gesamtheit der Regeln, Aufzeichnungen und Werkzeuge, mit denen ein Unternehmen jeden Geschäftsvorfall in nützliche Information verwandelt. Das Werkzeug ist nur ein Teil davon; zum System wird es dadurch, dass jeder Verkauf, jeder Einkauf und jede Zahlung immer denselben Weg geht, vom Beleg bis zum Bericht. Es hat fünf Bestandteile:

• Der Kontenplan: die Liste der Konten des Unternehmens, gegliedert in Aktiva, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen.
• Die Belege: Rechnungen, Quittungen, Verträge und Kontoauszüge, die jeden Vorgang nachweisen.
• Die Bücher: das Journal, das die Buchungen nach Datum erfasst, und das Hauptbuch, das sie Konto für Konto ordnet.
• Die Abläufe: wer bucht, wie oft geprüft wird und wann ein Monat abgeschlossen wird.
• Die Berichte: die Saldenliste, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz.

Einfache oder doppelte Buchführung

Die einfache Buchführung funktioniert wie ein Kassenbuch: eine Liste von Geldeingängen und -ausgängen. Sie sagt, wie viel Bargeld da war, aber nicht, was das Unternehmen besitzt, was es schuldet oder wie viel es wirklich verdient hat, und sie kann keine Bilanz liefern.

Bei der doppelten Buchführung wird jeder Vorgang auf zwei Konten mit demselben Betrag gebucht: im Soll des einen und im Haben des anderen. Deshalb ist die Summe der Sollbuchungen immer gleich der Summe der Habenbuchungen, und wenn nicht, meldet das System einen Fehler. Aus der doppelten Buchführung entstehen beide Abschlüsse, die Monikas Bank verlangt hat. Viele Handelsgesetze schreiben Gesellschaften eine doppelte Buchführung vor; die Ratgeber zu El Salvador, Spanien und Japan erklären, was jedes Land verlangt.

Vier Wege, die Bücher zu führen

Die Nacht der Tabelle

Monika beschließt, das Heft in eine Tabelle zu übertragen. Sie kopiert zwei Jahre Buchungen, baut ihre Formeln und drei Abende später geht ihre Bilanz um 350 nicht auf. Sie sucht stundenlang. Um ein Uhr nachts findet sie den Fehler: Die Summenformel einer Spalte endete eine Zeile zu früh und ließ die Zahlung für eine Hochzeit weg.

Monika hatte nicht falsch gebucht. Das Werkzeug hatte sie nur nicht aufgehalten. Das ist der Unterschied, der bei der Wahl zählt: Ein gutes Buchhaltungssystem ist so viel wert durch das, was es tut, wie durch das, was es nicht zulässt. Es akzeptiert keine Buchung, bei der Soll und Haben voneinander abweichen, und es lässt keinen erfassten Betrag spurlos verschwinden.

Sechs Fragen für die Wahl

1. Arbeitet es mit doppelter Buchführung und weist es eine Buchung zurück, die nicht aufgeht?
2. Bewahrt es die Historie? Eine erfasste Buchung wird nicht gelöscht: Sie wird durch eine Stornobuchung aufgehoben, und beide bleiben sichtbar.
3. Liefert es, was Gesetz, Bank und Ihre Steuerberatung verlangen: Journal, Hauptbuch, Saldenliste, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz?
4. Kann es mehr als ein Unternehmen führen, wenn Sie oder Ihre Steuerberatung das brauchen?
5. Können Sie alle Ihre Daten jederzeit herunterladen, ohne um Erlaubnis zu fragen?
6. Spricht es Ihre Sprache? Ein System, das jeden Begriff erklärt, ist schneller gelernt und wird besser genutzt.

Wie die Geschichte endet

Monika legt ihr Unternehmen in einem Online-System an, erfasst die Eröffnungssalden und bucht Monat für Monat mit den Belegen in der Hand. Jede Buchung, die nicht aufgeht, kommt zurück, bevor sie hineingelangt. Zwei Wochen später prüft ihr Steuerberater die Bücher, und sie bringt der Bank eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung, die jeder nachprüfen kann. Das blaue Heft liegt noch in einer Schublade, als Erinnerung.

Wo Aconta Online ins Spiel kommt

Aconta Online ist ein Online-Buchhaltungssystem mit doppelter Buchführung. Es weist jede Buchung zurück, bei der Soll und Haben nicht übereinstimmen, ändert nie eine erfasste Buchung (ein Fehler wird mit einer Stornobuchung korrigiert, beide bleiben) und hält mit jeder Buchung Journal, Hauptbuch, Saldenliste, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz aktuell. Es arbeitet in vierzehn Sprachen, erklärt jeden Begriff in seinem Glossar und erlaubt einer Kanzlei, mehrere Unternehmen zu führen. Ihre Daten lassen sich jederzeit herunterladen. Steuererklärungen reicht es nicht ein: Das bleibt Aufgabe Ihrer Steuerberatung. Das erste Unternehmen ist kostenlos, ohne Karte.