Buchhaltung in Japan: die blaue Steuererklärung, die doppelte Buchführung und die qualifizierte Rechnung

Das Buch des Großvaters

Misaki Tanaka erbte von ihrem Großvater einen Laden für Wagashi, die traditionellen japanischen Süßigkeiten, in einer ruhigen Straße in Kyoto. Mit dem Laden kamen ein japanischer Abakus, der Soroban, und ein dickes, von Hand gebundenes Rechnungsbuch, wie es japanische Kaufleute Daifukuchō nannten. Der Großvater trug dort jeden Verkauf mit dem Pinsel ein und brauchte nie etwas anderes.

Misaki schon. Eine Café-Kette will ihre Süßigkeiten verkaufen und verlangt Rechnungen mit Registrierungsnummer. Ihr Steuerberater schlägt nebenbei vor, zur blauen Steuererklärung zu wechseln, um weniger Steuern zu zahlen. Beides verlangt dasselbe: doppelte Buchführung.

1873: das Jahr, in dem die doppelte Buchführung kam

Die westliche doppelte Buchführung erreichte Japan mit der Modernisierung der Meiji-Zeit. 1873 veröffentlichte Fukuzawa Yukichi Chōai no hō, seine Übersetzung eines amerikanischen Buchhaltungslehrbuchs von Bryant und Stratton. Im selben Jahr gab das Finanzministerium das Ginkō boki seihō heraus, das auf den Lektionen des schottischen Bankiers Alexander Allan Shand für Beamte und Angestellte der ersten Nationalbank des Landes beruhte und als erstes Buch über doppelte Buchführung in Japan gilt.

Ein Detail amüsiert Misaki: Fukuzawas Gesicht war von 1984 bis 2024 auf dem 10.000-Yen-Schein. Seit Juli 2024 zeigt der Schein Shibusawa Eiichi, den Gründer jener ersten Nationalbank. Japans größter Geldschein wechselte vom Mann, der jenes Lehrbuch übersetzte, zum Gründer der Bank, deren Angestellte bei Shand lernten.

Weiße oder blaue Steuererklärung

Ein Einzelunternehmen in Japan erklärt jedes Jahr das Einkommen des vorangegangenen Kalenderjahres, zwischen dem 16. Februar und dem 15. März. Dafür gibt es zwei Wege:

• Die weiße Erklärung (shiro iro shinkoku): Sie braucht keine vorherige Genehmigung und lässt eine einfache Buchführung zu, bietet aber keine steuerlichen Vorteile.
• Die blaue Erklärung (ao iro shinkoku): Sie muss beim Finanzamt beantragt werden und verlangt die gesetzlich vorgeschriebenen Bücher. Dafür erlaubt sie, die Löhne mitarbeitender Familienangehöriger abzuziehen, Verluste drei Jahre vorzutragen und einen Sonderabzug zu nutzen.

Der Sonderabzug hängt davon ab, wie die Bücher geführt werden. Heute beträgt er bis zu 650.000 Yen bei doppelter Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, elektronisch eingereicht (e-Tax) oder mit elektronischen Büchern, die bestimmte Anforderungen erfüllen; 550.000 bei doppelter Buchführung auf Papier und 100.000 bei einfacher Buchführung. Die Steuerreform 2026 sieht ab dem Veranlagungsjahr 2027 vor, den Höchstabzug für elektronisch geführte Bücher auf 750.000 Yen anzuheben und ihn bei Abgabe auf Papier auf 100.000 zu senken. Prüfen Sie die geltenden Beträge bei der Nationalen Steuerbehörde oder Ihrer Steuerberatung.

Die qualifizierten Rechnungen

Seit dem 1. Oktober 2023 gilt das System der qualifizierten Rechnungen. Damit ein Käufer die gezahlte Verbrauchsteuer abziehen kann, muss ihm der Lieferant eine Rechnung mit seiner Registrierungsnummer ausstellen, einem T und dreizehn Ziffern, mit dem Steuersatz jedes Artikels und der Steuer je Satz. Die Verbrauchsteuer beträgt 10 %, ermäßigt 8 % für Lebensmittel und alkoholfreie Getränke, die nicht vor Ort verzehrt werden.

Das war Misakis Dilemma. Mit einem Umsatz unter zehn Millionen Yen war ihr Laden von der Verbrauchsteuer befreit. Um qualifizierte Rechnungen auszustellen, musste sie sich registrieren, und danach würde sie die Steuer berechnen und abführen. Sie rechnete mit ihrem Berater nach: Der Vertrag mit den Cafés lohnte sich.

Die elektronischen Bücher

Auch das Gesetz über die elektronische Aufbewahrung von Büchern (denchō hō) veränderte ihren Alltag. Seit Januar 2024 werden elektronisch empfangene Unterlagen, etwa eine PDF-Rechnung oder ein Beleg aus einem Onlineshop, elektronisch aufbewahrt, auffindbar nach Datum, Betrag und Lieferant; Ausdrucken genügt nicht mehr. Die Bücher der blauen Erklärung werden sieben Jahre aufbewahrt.

Ein Tag im Laden, in Buchungen

Misaki bucht die Steuer getrennt (Nettomethode). Ein Tag mit Verkäufen zum Mitnehmen ergibt 108.000 Yen einschließlich 8 %; ein Einkauf von Azukibohnen 54.000 Yen.

Am Jahresende führt der Laden die Differenz zwischen erhaltener und gezahlter Steuer ab. Der Yen hat keine Nachkommastellen: Jeder Betrag ist eine ganze Zahl.

Was Misaki tat

Misaki stellte das Daifukuchō ihres Großvaters in eine Vitrine, neben den Soroban. Jetzt bucht sie jeden Tag Verkäufe und Einkäufe doppelt und hat am Jahresende die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, die ihre blaue Erklärung braucht. Ihr Berater prüft und reicht die Erklärung über e-Tax ein. Der Großvater, sagt sie, wäre einverstanden gewesen: Auch er schloss jeden Tag mit stimmenden Zahlen.

Wo Aconta Online ins Spiel kommt

Aconta Online führt in Yen und in doppelter Buchführung das Journal, das Hauptbuch, die Saldenliste, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz: die Bücher, auf denen eine blaue Erklärung beruht. Es arbeitet auch auf Japanisch, weist Buchungen zurück, die nicht aufgehen, und ändert nie eine erfasste Buchung. Sie können dem Kontenplan die Konten hinzufügen, die Ihr Geschäft braucht. Es stellt keine qualifizierten Rechnungen aus, reicht keine Erklärungen über e-Tax ein und bescheinigt nicht die Anforderungen an elektronische Bücher: Das bleibt bei Ihrer Steuerberatung und den Systemen der Nationalen Steuerbehörde. Das erste Unternehmen ist kostenlos, ohne Karte.