Boekhouding in Japan: de blauwe aangifte, dubbel boekhouden en de gekwalificeerde factuur

Het boek van grootvader

Misaki Tanaka erfde van haar grootvader een winkel in wagashi, de traditionele Japanse zoetigheden, in een rustige straat in Kyoto. Met de winkel kwamen een Japans telraam, de soroban, en een dik, met de hand genaaid rekeningboek van het soort dat Japanse kooplieden daifukuchō noemden. Grootvader schreef er elke verkoop in met een penseel en had nooit iets anders nodig.

Misaki wel. Een keten van koffiebars wil haar zoetigheden verkopen en vraagt om facturen met een registratienummer. Haar belastingadviseur stelt meteen voor over te stappen op de blauwe aangifte om minder belasting te betalen. Beide vragen hetzelfde: dubbel boekhouden.

1873: het jaar waarin het dubbel boekhouden kwam

Het westerse dubbel boekhouden bereikte Japan met de modernisering van het Meiji-tijdperk. In 1873 publiceerde Fukuzawa Yukichi Chōai no hō, zijn vertaling van een Amerikaans boekhoudhandboek van Bryant en Stratton. Datzelfde jaar gaf het ministerie van Financiën het Ginkō boki seihō uit, gebaseerd op de lessen van de Schotse bankier Alexander Allan Shand aan ambtenaren en medewerkers van de eerste nationale bank van het land, en beschouwd als het eerste Japanse boek over dubbel boekhouden.

Een detail dat Misaki amuseert: het gezicht van Fukuzawa stond van 1984 tot 2024 op het biljet van 10.000 yen. Sinds juli 2024 staat er Shibusawa Eiichi op, oprichter van die eerste nationale bank. Het grootste Japanse biljet ging van de man die dat handboek vertaalde naar de oprichter van de bank waarvan de medewerkers bij Shand studeerden.

Witte of blauwe aangifte

Een eenmanszaak in Japan doet elk jaar aangifte over het inkomen van het vorige kalenderjaar, tussen 16 februari en 15 maart. Dat kan op twee manieren:

• De witte aangifte (shiro iro shinkoku): vraagt geen voorafgaande goedkeuring en staat een eenvoudige boekhouding toe, maar geeft geen fiscale voordelen.
• De blauwe aangifte (ao iro shinkoku): moet bij het belastingkantoor worden aangevraagd en vereist de boeken die de wet voorschrijft. In ruil daarvoor mag het loon van meewerkende gezinsleden worden afgetrokken, mogen verliezen drie jaar worden voortgewenteld en geldt een bijzondere aftrek.

De bijzondere aftrek hangt af van hoe de boeken worden bijgehouden. Nu is die tot 650.000 yen bij dubbel boekhouden met balans en winst- en verliesrekening, elektronisch ingediend (e-Tax) of met elektronische boeken die aan bepaalde eisen voldoen; 550.000 bij dubbel boekhouden op papier; en 100.000 bij een eenvoudige boekhouding. De belastinghervorming van 2026 voorziet erin om vanaf belastingjaar 2027 de maximale aftrek voor elektronische boeken te verhogen tot 750.000 yen en die voor aangifte op papier te verlagen tot 100.000. Controleer de geldende bedragen bij de Nationale Belastingdienst of uw adviseur.

De gekwalificeerde facturen

Sinds 1 oktober 2023 geldt het systeem van gekwalificeerde facturen. Om de betaalde verbruiksbelasting te mogen aftrekken, moet de koper van zijn leverancier een factuur krijgen met diens registratienummer, een T gevolgd door dertien cijfers, het tarief per artikel en de belasting per tarief. De verbruiksbelasting is 10 %, met een verlaagd tarief van 8 % voor voedsel en alcoholvrije dranken die niet ter plaatse worden genuttigd.

Dat was het dilemma van Misaki. Met een omzet onder tien miljoen yen was haar winkel vrijgesteld van verbruiksbelasting. Om gekwalificeerde facturen uit te reiken moest ze zich registreren, en daarna zou ze de belasting moeten rekenen en afdragen. Ze rekende het door met haar adviseur: het contract met de koffiebars was het waard.

De elektronische boeken

Ook de wet op de elektronische bewaring van boeken (denchō hō) veranderde haar routine. Sinds januari 2024 worden elektronisch ontvangen documenten, zoals een pdf-factuur of een bon van een webwinkel, elektronisch bewaard, doorzoekbaar op datum, bedrag en leverancier; afdrukken is niet meer genoeg. De boeken van de blauwe aangifte worden zeven jaar bewaard.

Een dag in de winkel, in boekingen

Misaki boekt de belasting apart (de methode exclusief belasting). Een dag met afhaalverkopen levert 108.000 yen op inclusief 8 %; een inkoop van azukibonen 54.000 yen.

Aan het eind van het jaar draagt de winkel het verschil tussen ontvangen en betaalde belasting af. De yen kent geen decimalen: elk bedrag is een heel getal.

Wat Misaki deed

Misaki zette het daifukuchō van haar grootvader in een vitrine, naast de soroban. Nu boekt ze elke dag verkopen en inkopen dubbel en heeft ze aan het eind van het jaar de balans en de winst- en verliesrekening die haar blauwe aangifte nodig heeft. Haar adviseur controleert en dient de aangifte in via e-Tax. Grootvader, zegt ze, zou het goed hebben gevonden: ook hij sloot elke dag af met kloppende cijfers.

Waar Aconta Online in beeld komt

Aconta Online houdt in yen en met dubbel boekhouden het journaal, het grootboek, de proefbalans, de winst- en verliesrekening en de balans bij: de boeken waarop een blauwe aangifte steunt. Het werkt ook in het Japans, weigert boekingen die niet sluiten en wijzigt nooit een vastgelegde boeking. U kunt aan het rekeningschema de rekeningen toevoegen die uw zaak gebruikt. Het reikt geen gekwalificeerde facturen uit, dient geen aangiften in via e-Tax en certificeert niet de eisen voor elektronische boeken: dat blijft bij uw adviseur en de systemen van de Nationale Belastingdienst. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.