Boekhouding in Spanje: wat genoeg is voor een zelfstandige en wat een vennootschap moet bijhouden

Een tapasbar in Valencia

Lucía Navarro opende haar tapasbar in Valencia als zelfstandige (autónoma): een bar van zes meter, een kleine keuken en een tortilla die in de buurt al beroemd is. Vanaf de eerste dag vroeg haar adviseur twee dingen: elke factuur bewaren en elke ontvangst en elke uitgave noteren. Dat was genoeg.

Drie jaar later wil haar broer Pablo in de zaak stappen, en de bank biedt aan het terras te financieren als ze een besloten vennootschap oprichten. De adviseur vat het samen in één zin: „Als vennootschap is noteren niet meer genoeg. U hebt een echte boekhouding nodig.” Deze handleiding legt uit wat die zin betekent.

De zelfstandige: registers

Een zelfstandige in de vereenvoudigde directe winstbepaling, de vorm van de meeste kleine zaken, hoeft geen boekhouding volgens het Wetboek van Koophandel te voeren. De registers die het inkomstenbelastingreglement vraagt, volstaan:

• Het register van verkopen en ontvangsten.
• Het register van inkopen en uitgaven.
• Het register van bedrijfsmiddelen.

Als de zaak btw-plichtig is, komen de registers van uitgaande en ontvangen facturen erbij. De vereenvoudigde vorm geldt zolang de netto-omzet van het vorige jaar niet hoger is dan 600.000 euro. In de gewone directe winstbepaling voert een zelfstandige met een handelsactiviteit wel een boekhouding volgens het Wetboek van Koophandel.

De vennootschap: het Wetboek van Koophandel en het Algemeen Rekeningschema

Als Lucía en Pablo hun SL oprichten, eist artikel 25 van het Spaanse Wetboek van Koophandel een geordende boekhouding die past bij hun activiteit, met twee verplichte boeken: het journaal en het boek van inventarissen en jaarrekeningen. De vennootschap houdt daarnaast een notulenboek en een aandeelhoudersregister bij.

De regels van die boekhouding staan in het Algemeen Rekeningschema (Koninklijk Besluit 1514/2007) en, voor kleinere bedrijven, in het Algemeen Rekeningschema voor het mkb (Koninklijk Besluit 1515/2007). Elke rekening heeft haar nummer: 570 is de kas, 700 de verkopen, 400 de leveranciers. Bij de afsluiting stelt de vennootschap haar jaarrekening op: de balans, de winst- en verliesrekening en de toelichting, plus de overzichten die haar omvang vraagt.

De kalender van een SL die op 31 december afsluit

De boeken en de bijbehorende bewijsstukken worden zes jaar bewaard vanaf de laatste boeking (artikel 30 van het Wetboek van Koophandel).

Een avond in de bar, in boekingen

In Spanje valt de horeca onder het verlaagde btw-tarief van 10 %. Een avondomzet van 1.100 euro bevat 100 af te dragen btw; een inkoop op rekening van keukenproducten van 550 euro bevat 50 voorbelasting.

In de kwartaalaangifte btw (model 303) is het verschil tussen af te dragen btw en voorbelasting, in dit voorbeeld 50 euro, wat aan de fiscus wordt betaald.

Verifactu: de factuur die niemand meer kan aanraken

Het reglement voor factureringssystemen (Koninklijk Besluit 1007/2023), bekend als Verifactu, eist dat de factureringssoftware elke factuur in een keten en onveranderbaar vastlegt. Volgens het tijdpad van Koninklijk Wetsbesluit 15/2025 moeten vennootschappen er vanaf 1 januari 2027 aan voldoen en alle andere plichtigen, zelfstandigen inbegrepen, vanaf 1 juli 2027. Baskenland en Navarra hebben eigen systemen.

Het idee erachter is oud: wat is vastgelegd, wordt niet gewist, maar met een nieuwe registratie gecorrigeerd. Goede boeken hebben die regel altijd gevolgd.

Wat Lucía deed

De adviseur opende de boekhouding van de SL met de openingssaldi: de kas, de keukeninrichting en de lening voor het terras. Sindsdien boekt Lucía elke week de omzet en de facturen, en de adviseur controleert elk kwartaal, doet de aangiften en stelt de jaarrekening op. Bij de eerste afsluiting sloot de proefbalans in één keer. Pablo, die van een groot bedrijf kwam, vroeg wie de boekhouding deed. Lucía liet hem de boeken zien.

Waar Aconta Online in beeld komt

Aconta Online houdt voor elk bedrijf met dubbel boekhouden en in euro het journaal, het grootboek, de proefbalans en de overzichten bij. U kunt aan het rekeningschema de rekeningen van het Algemeen Rekeningschema toevoegen die uw vennootschap gebruikt. Wat Aconta de balans noemt, is de Spaanse balance de situación, en de winst- en verliesrekening is de cuenta de pérdidas y ganancias. Het weigert boekingen die niet sluiten en wijzigt nooit een vastgelegde boeking: een fout wordt hersteld met een tegenboeking. Het is geen factureringssoftware, legaliseert geen boeken en doet geen aangiften: dat blijft bij uw adviseur. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.