Boekhouding in El Salvador: welke boeken de wet eist en wie ze mag bijhouden

Een bakkerij in Santa Ana

Rosa Hernández opende haar bakkerij in Santa Ana met één oven, twee tafels en een recept voor quesadilla dat haar grootmoeder aan niemand anders wilde leren. Het eerste jaar hield ze de boeken zelf bij, in een schrift, aan het eind van elke dag. De wet stond dat toe.

Drie jaar later heeft Rosa een tweede oven, een motor voor de bezorging, een voorraad meel voor een maand en klanten die op rekening kopen. Op een dag, terwijl ze papieren ordent voor de bank, telt ze op wat de zaak bezit en beseft ze dat het niet meer de kleine bakkerij van het begin is. Voor de wet ook niet.

Wat het Wetboek van Koophandel vraagt

Het Wetboek van Koophandel van El Salvador verplicht elke handelaar tot een geordende boekhouding volgens een algemeen aanvaard systeem. De belangrijkste regels passen in een lijst:

• Verplichte registraties: de jaarrekening, het journaal en het grootboek, plus wat de boekhouding van het bedrijf verder vereist (artikel 435).
• Taal en munt: in het Spaans en in colón of Amerikaanse dollar; in de praktijk in dollar. De boekhouding wordt in het land gevoerd (artikel 436).
• Volgorde: transacties worden dagelijks geboekt, helder en in chronologische volgorde, en een fout wordt hersteld met een boeking, niet door te wissen (artikel 439).
• Bewaren: de registraties worden tien jaar bewaard (artikel 451).

De verslaggevingsregels stelt de Raad van Toezicht op het beroep van openbaar accountant en auditor (CVPCPA) vast, die de IFRS voor het mkb heeft overgenomen als kader voor de meeste niet-beursgenoteerde bedrijven.

Wie de boeken mag bijhouden

Hier verandert het verhaal van Rosa. Artikel 437 maakt onderscheid naar de omvang van de zaak:

Bovendien worden de verplichte registraties bijgehouden in ingebonden boeken of op losse, genummerde bladen, en gewaarmerkt door de openbaar accountant die de handelaar aanstelt; bij een vennootschap door de externe accountant (artikel 438).

De btw-boeken

Zodra Rosa zich registreert voor de btw, die in El Salvador 13 % bedraagt, verschijnen er boeken die het Wetboek van Koophandel niet noemt maar het belastingwetboek wel: het inkoopboek, het boek van verkopen aan ondernemers en het boek van verkopen aan consumenten. Daaruit wordt de maandelijkse btw-aangifte opgesteld. Het zijn hulpboeken: ze vervangen het journaal en het grootboek niet en worden gevoed door dezelfde bewijsstukken.

De elektronische factuur

Het ministerie van Financiën stapt al enkele jaren met de belastingplichtigen over op elektronische belastingdocumenten (DTE). De verplichting komt in fasen: het ministerie deelt elke belastingplichtige mee vanaf welke datum hij ze moet uitreiken, en de anderen kunnen vrijwillig meedoen. Voor de boekhouding verandert de drager, niet de regel: elk uitgereikt of ontvangen DTE is het bewijsstuk achter een boeking.

Een maand van de bakkerij in boekingen

Zo staan drie transacties van Rosa geboekt, met de btw apart. Een verkoop aan consumenten van 1.130 dollar bevat 130 belasting; een inkoop van meel van 452 bevat 52 voorbelasting.

Aan het eind van de maand is de te betalen btw het verschil tussen de af te dragen btw en de voorbelasting: 130 min 52, dus 78 dollar. Elke boeking sluit: wat in het debet staat, is gelijk aan wat in het credit staat.

Wat Rosa deed

Rosa nam een erkende openbaar accountant in de arm, die haar registraties waarmerkte en maar één ding vroeg: dat elke mutatie dezelfde dag werd geboekt, met haar bewijsstuk. Zij boekt nog steeds de verkopen en inkopen; hij controleert elke maand, maakt de aangiften en tekent de jaarrekening. Rosa geeft hem aan het eind van het jaar geen doos met bonnetjes meer. Ze geeft hem boeken die sluiten.

Waar Aconta Online in beeld komt

Aconta Online houdt voor elk bedrijf in dollar en met dubbel boekhouden het journaal, het grootboek, de proefbalans, de winst- en verliesrekening en de balans bij. Het weigert boekingen die niet sluiten en wijzigt nooit een vastgelegde boeking: een fout wordt hersteld met een tegenboeking, zoals artikel 439 vraagt. U kunt aan het rekeningschema de rekeningen toevoegen die uw boekhouder gebruikt, en een kantoor houdt meerdere bedrijven bij vanuit één account. De btw-boeken houdt het niet bij, het reikt geen DTE uit en dient geen aangiften in: die taken blijven bij uw boekhouder en de systemen van het ministerie. Het eerste bedrijf is gratis, zonder creditcard.