Contabilidad en El Salvador: qué libros exige la ley y quién puede llevarlos

Una panadería en Santa Ana

Rosa Hernández abrió su panadería en Santa Ana con un horno, dos mesas y una receta de quesadilla que su abuela no quiso enseñar a nadie más. El primer año llevó las cuentas ella misma, en un cuaderno, al terminar cada jornada. La ley se lo permitía.

Tres años después, Rosa tiene un segundo horno, una motocicleta para repartir, inventario de harina para un mes y clientes que le compran al crédito. Un día, al ordenar papeles para el banco, suma lo que tiene el negocio y comprende que ya no es la panadería pequeña del principio. Para la ley tampoco.

Lo que pide el Código de Comercio

El Código de Comercio obliga a todo comerciante a llevar una contabilidad organizada según un sistema generalmente aceptado. Sus reglas principales caben en una lista:

• Registros obligatorios: los estados financieros, el libro diario y el libro mayor, más los que exija la contabilidad del negocio (artículo 435).
• Idioma y moneda: en castellano y en colones o en dólares de los Estados Unidos; en la práctica, en dólares. La contabilidad se lleva dentro del país (artículo 436).
• Orden: las operaciones se asientan cada día, con claridad y en orden cronológico, y un error se corrige con un asiento, no borrando (artículo 439).
• Conservación: los registros se guardan por diez años (artículo 451).

Las normas contables las fija el Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoría (CVPCPA), que adoptó la NIIF para las PYMES como marco para la mayoría de las empresas que no cotizan en bolsa.

Quién puede llevar los libros

Aquí la historia de Rosa cambia. El artículo 437 distingue por el tamaño del negocio:

Además, los registros obligatorios se llevan en libros empastados o en hojas separadas, todas foliadas, y los autoriza el contador público autorizado que nombre el comerciante; en una sociedad, el auditor externo (artículo 438).

Los libros del IVA

Cuando Rosa se inscribe como contribuyente del IVA, que en El Salvador es del 13 %, aparecen libros que el Código de Comercio no menciona y el Código Tributario sí: el libro de compras, el libro de ventas a contribuyentes y el libro de ventas a consumidores finales. Con ellos se prepara la declaración mensual del impuesto. Son libros auxiliares: no reemplazan al diario ni al mayor, se alimentan de los mismos documentos.

La factura electrónica

El Ministerio de Hacienda lleva varios años pasando a los contribuyentes a los documentos tributarios electrónicos (DTE). La obligación llega por etapas: Hacienda notifica a cada contribuyente la fecha desde la que tendrá que emitirlos, y los demás pueden adherirse de forma voluntaria. Para la contabilidad cambia el papel, no la regla: cada DTE emitido o recibido es el documento que respalda un asiento.

Un mes de la panadería en asientos

Así quedan tres operaciones de Rosa con el IVA separado. Una venta a consumidores finales por 1,130 dólares incluye 130 de impuesto; una compra de harina por 452 incluye 52 de crédito fiscal.

Al final del mes, el IVA a pagar es la diferencia entre el débito y el crédito fiscal: 130 menos 52, 78 dólares. Cada asiento cuadra: lo que entra al debe es igual a lo que entra al haber.

Lo que hizo Rosa

Rosa contrató a un contador público autorizado, que autorizó sus registros y le pidió una sola cosa: que cada movimiento quedara asentado el mismo día, con su documento. Ella sigue registrando las ventas y las compras; él revisa cada mes, prepara las declaraciones y firma los estados financieros. Rosa ya no le entrega una caja de recibos al final del año. Le entrega libros que cuadran.

Dónde entra Aconta Online

Aconta Online lleva en dólares el libro diario, el libro mayor, la balanza de comprobación, el estado de resultados y el balance general de cada empresa, por partida doble. Rechaza el asiento que no cuadra y nunca edita uno registrado: un error se corrige con un contra-asiento, como pide el artículo 439. Usted puede añadir al plan de cuentas las que su contador use, y un despacho lleva varias empresas desde una sola cuenta. No lleva los libros del IVA, no emite DTE ni presenta declaraciones: esas tareas siguen en manos de su contador y de los sistemas de Hacienda. La primera empresa es gratis, sin tarjeta.