Contabilidad en Japón: la declaración azul, la partida doble y la factura cualificada

El cuaderno del abuelo

Misaki Tanaka heredó de su abuelo una tienda de wagashi, los dulces tradicionales japoneses, en una calle tranquila de Kioto. Con la tienda heredó también un ábaco japonés, el soroban, y un grueso libro de cuentas cosido a mano, de los que los comerciantes japoneses llamaban daifukuchō. El abuelo anotaba allí cada venta con pincel, y nunca necesitó otra cosa.

Misaki sí. Una cadena de cafeterías quiere vender sus dulces y le pide facturas con número de registro. Su asesor fiscal le propone, de paso, pasarse a la declaración azul para pagar menos impuestos. Las dos cosas exigen lo mismo: contabilidad por partida doble.

1873: el año en que llegó la partida doble

La partida doble occidental entró en Japón con la modernización del periodo Meiji. En 1873 Fukuzawa Yukichi publicó Chōai no hō, su traducción de un manual estadounidense de teneduría de libros de Bryant y Stratton. Ese mismo año, el Ministerio de Hacienda publicó el Ginkō boki seihō, basado en las lecciones del banquero escocés Alexander Allan Shand a funcionarios y empleados del primer banco nacional del país, y considerado el primer libro de partida doble de Japón.

Hay un detalle que a Misaki le hace gracia: el rostro de Fukuzawa estuvo en el billete de 10.000 yenes de 1984 a 2024. Desde julio de 2024, ese billete lleva el de Shibusawa Eiichi, fundador de aquel primer banco nacional. El billete más grande de Japón pasó del hombre que tradujo aquel manual de partida doble al fundador del banco cuyos empleados estudiaron con Shand.

Declaración blanca o declaración azul

Un negocio individual en Japón declara cada año la renta del año natural anterior, entre el 16 de febrero y el 15 de marzo. Puede hacerlo de dos maneras:

• La declaración blanca (shiro iro shinkoku): no requiere autorización previa y admite una contabilidad sencilla, pero no da ventajas fiscales.
• La declaración azul (ao iro shinkoku): requiere solicitarla a la oficina de impuestos y llevar los libros que exige la ley. A cambio, permite deducir el sueldo de los familiares que trabajan en el negocio, compensar pérdidas durante tres años y aplicar una deducción especial.

La deducción especial depende de cómo se lleven los libros. Hoy es de hasta 650.000 yenes con partida doble, balance y cuenta de resultados presentados por vía electrónica (e-Tax) o con libros electrónicos que cumplan ciertos requisitos; de 550.000 con partida doble en papel, y de 100.000 con contabilidad simple. La reforma fiscal de 2026 prevé, desde el ejercicio 2027, subir la deducción máxima a 750.000 yenes para quien lleve libros electrónicos y bajar a 100.000 la de quien presente en papel. Confirme las cifras vigentes con la Agencia Nacional de Impuestos o con su asesor.

Las facturas cualificadas

Desde el 1 de octubre de 2023 rige el sistema de facturas cualificadas. Para que un comprador pueda deducir el impuesto al consumo que paga, su proveedor tiene que entregarle una factura con su número de registro, una T seguida de trece cifras, el tipo aplicado a cada producto y el impuesto de cada tipo. El impuesto al consumo es del 10 %, con un tipo reducido del 8 % para los alimentos y las bebidas sin alcohol que no se consumen en el local.

Ese era el dilema de Misaki. Con ventas de menos de diez millones de yenes, su tienda estaba exenta del impuesto al consumo. Para entregar facturas cualificadas debía registrarse, y al registrarse pasaría a cobrar y declarar el impuesto. Hizo las cuentas con su asesor: el contrato con las cafeterías valía la pena.

Los libros electrónicos

La ley de conservación electrónica de libros (denchō hō) también cambió su rutina. Desde enero de 2024, los documentos que se reciben por vía electrónica, como una factura en PDF o un recibo de una tienda en línea, se conservan en formato electrónico, con fecha, importe y proveedor localizables; imprimirlos ya no basta. Los libros de la declaración azul se conservan siete años.

Un día de la tienda en asientos

Misaki registra el impuesto aparte (el método sin impuesto incluido). Un día de ventas para llevar suma 108.000 yenes con el 8 % incluido; una compra de judías azuki suma 54.000 yenes.

Al cerrar el año, la diferencia entre el impuesto cobrado y el pagado es lo que la tienda ingresa. En yenes no hay decimales: cada importe es un número entero.

Lo que hizo Misaki

Misaki dejó el daifukuchō del abuelo en una vitrina, junto al soroban. Ahora registra cada día las ventas y las compras por partida doble, y al final del año tiene el balance y la cuenta de resultados que su declaración azul necesita. Su asesor revisa y presenta la declaración por e-Tax. El abuelo, dice ella, habría aprobado: también él cerraba cada día con las cuentas cuadradas.

Dónde entra Aconta Online

Aconta Online lleva en yenes, por partida doble, el libro diario, el libro mayor, la balanza de comprobación, el estado de resultados y el balance general: los libros en que se apoya una declaración azul. Funciona también en japonés, rechaza el asiento que no cuadra y nunca edita uno registrado. Usted puede añadir al plan de cuentas las que use su negocio. No emite facturas cualificadas, no presenta declaraciones por e-Tax ni certifica los requisitos de los libros electrónicos: eso queda en manos de su asesor y de los sistemas de la Agencia Nacional de Impuestos. La primera empresa es gratis, sin tarjeta.