Contabilidad en España: lo que basta a un autónomo y lo que exige una sociedad

Un bar de tapas en Valencia

Lucía Navarro abrió su bar de tapas en Valencia como autónoma: una barra de seis metros, una cocina pequeña y una tortilla que en el barrio ya tiene fama. Su gestora le pidió dos cosas desde el primer día: guardar cada factura y apuntar cada ingreso y cada gasto. Con eso bastaba.

Tres años después, su hermano Pablo quiere entrar en el negocio y el banco les ofrece financiar la terraza si constituyen una sociedad limitada. La gestora lo resume en una frase: «Como sociedad, ya no basta con apuntar. Hay que llevar contabilidad de verdad». Esta guía explica qué significa esa frase.

El autónomo: libros registro

Un autónomo en estimación directa simplificada, la modalidad de la mayoría de los pequeños negocios, no está obligado a llevar la contabilidad del Código de Comercio. Le basta con los libros registro que pide el Reglamento del IRPF:

• El libro registro de ventas e ingresos.
• El libro registro de compras y gastos.
• El libro registro de bienes de inversión.

Si el negocio está sujeto a IVA, se añaden los libros registro de facturas expedidas y de facturas recibidas. La modalidad simplificada se aplica mientras el importe neto de la cifra de negocios del año anterior no supere los 600.000 euros. En estimación directa normal, un autónomo con actividad mercantil sí lleva contabilidad ajustada al Código de Comercio.

La sociedad: el Código de Comercio y el Plan General

Cuando Lucía y Pablo constituyen su SL, el artículo 25 del Código de Comercio les exige una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, con dos libros obligatorios: el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. La sociedad lleva además el libro de actas y el registro de socios.

Las reglas de esa contabilidad están en el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007) y, para empresas de menor tamaño, en el Plan General de Contabilidad de Pymes (Real Decreto 1515/2007). Cada cuenta tiene su número: la 570 es la caja, la 700 las ventas, la 400 los proveedores. Al cierre, la sociedad formula sus cuentas anuales: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria, más los estados que correspondan a su tamaño.

El calendario de una SL que cierra el 31 de diciembre

Los libros y los documentos que los respaldan se conservan durante seis años desde el último asiento (artículo 30 del Código de Comercio).

Una noche del bar en asientos

La hostelería tributa en España al tipo reducido del 10 % de IVA. Una caja de 1.100 euros incluye 100 de IVA repercutido; una compra de género de cocina de 550 euros a crédito incluye 50 de IVA soportado.

En la autoliquidación trimestral del IVA (modelo 303), la diferencia entre repercutido y soportado, 50 euros en este ejemplo, es lo que se ingresa en Hacienda.

Verifactu: la factura que ya no se puede tocar

El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023), conocido como Verifactu, exige que el programa con el que se factura registre cada factura de forma encadenada e inalterable. Según el calendario fijado por el Real Decreto-ley 15/2025, las sociedades deben cumplirlo desde el 1 de enero de 2027 y los demás obligados, autónomos incluidos, desde el 1 de julio de 2027. País Vasco y Navarra tienen sus propios sistemas.

La idea de fondo es antigua: lo registrado no se borra, se corrige con un nuevo registro. Es la misma regla que siguen desde siempre los buenos libros de contabilidad.

Lo que hizo Lucía

La gestora abrió la contabilidad de la SL con los saldos de apertura: la caja, el equipo de cocina y el préstamo de la terraza. Desde entonces Lucía registra cada semana la caja y las facturas, y la gestora revisa cada trimestre, presenta los impuestos y prepara las cuentas anuales. En el primer cierre, el balance de sumas y saldos cuadró a la primera. Pablo, que venía de una empresa grande, preguntó quién llevaba la contabilidad. Lucía le enseñó los libros.

Dónde entra Aconta Online

Aconta Online lleva por partida doble el libro diario, el libro mayor, la balanza de comprobación (su balance de sumas y saldos) y los estados de cada empresa, en euros. Usted puede añadir al plan de cuentas las cuentas del Plan General que use su sociedad. Lo que Aconta llama balance general es su balance de situación, y su estado de resultados es la cuenta de pérdidas y ganancias. Rechaza el asiento que no cuadra y nunca edita uno registrado: un error se corrige con un contra-asiento. No es un programa de facturación, no legaliza libros ni presenta impuestos: eso sigue en manos de su gestoría. La primera empresa es gratis, sin tarjeta.