Buchhaltung in Spanien: was Selbstständigen genügt und was eine Gesellschaft führen muss

Eine Tapas-Bar in Valencia

Lucía Navarro eröffnete ihre Tapas-Bar in Valencia als Selbstständige (autónoma): eine sechs Meter lange Theke, eine kleine Küche und eine Tortilla, die im Viertel schon berühmt ist. Vom ersten Tag an bat ihre Beraterin sie um zwei Dinge: jede Rechnung aufheben und jede Einnahme und jede Ausgabe notieren. Das genügte.

Drei Jahre später will ihr Bruder Pablo einsteigen, und die Bank bietet an, die Terrasse zu finanzieren, wenn die beiden eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gründen. Die Beraterin fasst es in einem Satz zusammen: „Als Gesellschaft reicht Notieren nicht mehr. Sie brauchen eine richtige Buchhaltung.“ Dieser Ratgeber erklärt, was dieser Satz bedeutet.

Die Selbstständige: Aufzeichnungsbücher

Selbstständige in der vereinfachten direkten Gewinnermittlung, der Form der meisten kleinen Betriebe, müssen keine Buchhaltung nach dem Handelsgesetzbuch führen. Ihnen genügen die Aufzeichnungsbücher, die die Einkommensteuerverordnung verlangt:

• Das Buch der Verkäufe und Einnahmen.
• Das Buch der Einkäufe und Ausgaben.
• Das Buch der Investitionsgüter.

Unterliegt das Geschäft der Mehrwertsteuer, kommen die Bücher der ausgestellten und der erhaltenen Rechnungen hinzu. Die vereinfachte Form gilt, solange der Nettoumsatz des Vorjahres 600.000 Euro nicht übersteigt. In der normalen direkten Gewinnermittlung führen Selbstständige mit Handelstätigkeit dagegen eine Buchhaltung nach dem Handelsgesetzbuch.

Die Gesellschaft: Handelsgesetzbuch und Allgemeiner Kontenplan

Als Lucía und Pablo ihre SL gründen, verlangt Artikel 25 des spanischen Handelsgesetzbuchs eine geordnete, ihrer Tätigkeit angemessene Buchführung mit zwei Pflichtbüchern: dem Journal und dem Buch der Inventare und Jahresabschlüsse. Die Gesellschaft führt außerdem ein Protokollbuch und ein Gesellschafterregister.

Die Regeln dieser Buchhaltung stehen im Allgemeinen Kontenplan (Königliches Dekret 1514/2007) und, für kleinere Unternehmen, im Allgemeinen Kontenplan für KMU (Königliches Dekret 1515/2007). Jedes Konto hat seine Nummer: 570 ist die Kasse, 700 die Verkäufe, 400 die Lieferanten. Zum Abschluss stellt die Gesellschaft ihren Jahresabschluss auf: die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und den Anhang, dazu die Rechenwerke, die ihre Größe verlangt.

Der Kalender einer SL mit Abschluss zum 31. Dezember

Die Bücher und die zugehörigen Belege werden sechs Jahre ab der letzten Buchung aufbewahrt (Artikel 30 des Handelsgesetzbuchs).

Ein Abend in der Bar, in Buchungen

In Spanien gilt für die Gastronomie der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 10 %. Tageseinnahmen von 1.100 Euro enthalten 100 Umsatzsteuer; ein Einkauf von Küchenware auf Rechnung über 550 Euro enthält 50 Vorsteuer.

In der vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung (Modell 303) wird die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer, in diesem Beispiel 50 Euro, an das Finanzamt abgeführt.

Verifactu: die Rechnung, die niemand mehr anrühren kann

Die Verordnung über Rechnungsstellungssysteme (Königliches Dekret 1007/2023), bekannt als Verifactu, verlangt, dass die Rechnungssoftware jede Rechnung verkettet und unveränderbar speichert. Nach dem Zeitplan des Königlichen Gesetzesdekrets 15/2025 müssen Gesellschaften sie ab dem 1. Januar 2027 erfüllen, alle anderen Verpflichteten einschließlich der Selbstständigen ab dem 1. Juli 2027. Das Baskenland und Navarra haben eigene Systeme.

Die Grundidee ist alt: Was erfasst ist, wird nicht gelöscht, sondern mit einer neuen Aufzeichnung berichtigt. Gute Geschäftsbücher folgen seit jeher dieser Regel.

Was Lucía tat

Die Beraterin eröffnete die Buchhaltung der SL mit den Eröffnungssalden: der Kasse, der Kücheneinrichtung und dem Kredit für die Terrasse. Seitdem bucht Lucía jede Woche Einnahmen und Rechnungen, und die Beraterin prüft jedes Quartal, reicht die Steuern ein und erstellt den Jahresabschluss. Beim ersten Abschluss ging die Saldenliste auf Anhieb auf. Pablo, der aus einem großen Unternehmen kam, fragte, wer die Buchhaltung führe. Lucía zeigte ihm die Bücher.

Wo Aconta Online ins Spiel kommt

Aconta Online führt für jedes Unternehmen in doppelter Buchführung und in Euro das Journal, das Hauptbuch, die Saldenliste und die Abschlüsse. Sie können dem Kontenplan die Konten des Allgemeinen Kontenplans hinzufügen, die Ihre Gesellschaft verwendet. Was Aconta Bilanz nennt, ist die spanische balance de situación, und seine Gewinn- und Verlustrechnung ist die cuenta de pérdidas y ganancias. Es weist Buchungen zurück, die nicht aufgehen, und ändert nie eine erfasste Buchung: Ein Fehler wird mit einer Stornobuchung korrigiert. Es ist keine Rechnungssoftware, legalisiert keine Bücher und reicht keine Steuern ein: Das bleibt bei Ihrer Beratung. Das erste Unternehmen ist kostenlos, ohne Karte.