Un bar di tapas a Valencia
Lucía Navarro ha aperto il suo bar di tapas a Valencia come lavoratrice autonoma: un bancone di sei metri, una cucina piccola e una tortilla già famosa nel quartiere. Fin dal primo giorno la sua consulente le ha chiesto due cose: conservare ogni fattura e annotare ogni entrata e ogni uscita. Bastava questo.
Tre anni dopo il fratello Pablo vuole entrare nell'impresa, e la banca offre di finanziare il dehors se costituiscono una società a responsabilità limitata. La consulente lo riassume in una frase: «Come società, annotare non basta più. Serve una contabilità vera». Questa guida spiega che cosa significa quella frase.
L'autonomo: i registri
Un autonomo in regime di stima diretta semplificata, quello della maggior parte delle piccole imprese, non è obbligato a tenere la contabilità del Codice di commercio. Gli bastano i registri richiesti dal regolamento dell'imposta sul reddito:
- Il registro delle vendite e dei ricavi.
- Il registro degli acquisti e delle spese.
- Il registro dei beni strumentali.
Se l'impresa è soggetta a IVA, si aggiungono i registri delle fatture emesse e ricevute. Il regime semplificato vale finché il volume d'affari netto dell'anno precedente non supera i 600.000 euro. In stima diretta ordinaria, un autonomo commerciante tiene invece la contabilità del Codice di commercio.
La società: il Codice di commercio e il Piano generale
Quando Lucía e Pablo costituiscono la loro SL, l'articolo 25 del Codice di commercio richiede una contabilità ordinata e adeguata all'impresa, con due libri obbligatori: il libro giornale e il libro degli inventari e dei conti annuali. La società tiene inoltre il libro dei verbali e il registro dei soci.
Le regole di quella contabilità sono nel Piano generale di contabilità (Regio decreto 1514/2007) e, per le imprese più piccole, nel Piano generale di contabilità per le PMI (Regio decreto 1515/2007). Ogni conto ha il suo numero: il 570 è la cassa, il 700 le vendite, il 400 i fornitori. Alla chiusura la società redige i conti annuali: lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa, più i prospetti che la sua dimensione richiede.
Il calendario di una SL che chiude il 31 dicembre
| Che cosa | Termine | Scadenza |
|---|---|---|
| Redigere i conti annuali | Tre mesi dalla chiusura | 31 marzo |
| Vidimare i libri al Registro mercantile, per via telematica | Quattro mesi dalla chiusura | 30 aprile |
| Approvare i conti in assemblea | Sei mesi dalla chiusura | 30 giugno |
| Depositare i conti al Registro mercantile | Un mese dall'approvazione | 30 luglio, se approvati il 30 giugno |
I libri e i documenti che li giustificano si conservano per sei anni dall'ultima scrittura (articolo 30 del Codice di commercio).
Una serata del bar in scritture
In Spagna la ristorazione sconta l'aliquota IVA ridotta del 10%. Un incasso di 1.100 euro include 100 di IVA a debito; un acquisto a credito di generi per la cucina di 550 euro include 50 di IVA a credito.
| Operazione | Dare | Avere | Importo |
|---|---|---|---|
| Incasso della serata | 570 Cassa | 1.100 | |
| 700 Vendite | 1.000 | ||
| 477 IVA a debito | 100 | ||
| Generi per la cucina | 600 Acquisti | 500 | |
| 472 IVA a credito | 50 | ||
| 400 Fornitori | 550 |
Nella liquidazione trimestrale dell'IVA (modello 303), la differenza tra IVA a debito e a credito, 50 euro in questo esempio, è quanto si versa all'Erario.
Verifactu: la fattura che nessuno può toccare
Il Regolamento sui sistemi informatici di fatturazione (Regio decreto 1007/2023), noto come Verifactu, impone che il programma di fatturazione registri ogni fattura in modo concatenato e inalterabile. Secondo il calendario del Regio decreto-legge 15/2025, le società devono adeguarsi dal 1° gennaio 2027 e gli altri obbligati, autonomi compresi, dal 1° luglio 2027. Paesi Baschi e Navarra hanno sistemi propri.
L'idea di fondo è antica: ciò che è registrato non si cancella, si corregge con una nuova registrazione. È la stessa regola che i buoni libri contabili hanno sempre seguito.
Che cosa ha fatto Lucía
La consulente ha aperto la contabilità della SL con i saldi di apertura: la cassa, l'attrezzatura della cucina e il prestito per il dehors. Da allora Lucía registra ogni settimana gli incassi e le fatture, e la consulente controlla ogni trimestre, presenta le imposte e prepara i conti annuali. Alla prima chiusura il bilancio di verifica è quadrato al primo colpo. Pablo, che veniva da una grande azienda, ha chiesto chi tenesse la contabilità. Lucía gli ha mostrato i libri.
Dove entra Aconta Online
Aconta Online tiene in partita doppia, in euro, il libro giornale, il libro mastro, il bilancio di verifica e i prospetti di ogni impresa. Lei può aggiungere al piano dei conti i conti del Piano generale che usa la sua società. Ciò che Aconta chiama stato patrimoniale è lo spagnolo balance de situación, e il suo conto economico è la cuenta de pérdidas y ganancias. Rifiuta la scrittura che non quadra e non modifica mai una scrittura registrata: un errore si corregge con uno storno. Non è un programma di fatturazione, non vidima libri né presenta imposte: questo resta alla sua consulenza. La prima impresa è gratuita, senza carta.
Domande frequenti
Un lavoratore autonomo deve tenere la contabilità in Spagna?
In stima diretta semplificata non tiene la contabilità del Codice di commercio, ma tiene i registri delle vendite e dei ricavi, degli acquisti e delle spese e dei beni strumentali, più quelli delle fatture se è soggetto a IVA.
Quali libri contabili deve tenere una SL spagnola?
Il libro giornale e il libro degli inventari e dei conti annuali, secondo l'articolo 25 del Codice di commercio, più il libro dei verbali e il registro dei soci.
Quando vanno vidimati i libri contabili in Spagna?
Per via telematica al Registro mercantile, entro i quattro mesi successivi alla chiusura dell'esercizio: entro il 30 aprile se l'esercizio termina il 31 dicembre.
Da quando è obbligatorio Verifactu?
Secondo il calendario del Regio decreto-legge 15/2025, dal 1° gennaio 2027 per le società e dal 1° luglio 2027 per gli altri obbligati, autonomi compresi. Paesi Baschi e Navarra hanno sistemi propri.