Eine Bäckerei in Santa Ana
Rosa Hernández eröffnete ihre Bäckerei in Santa Ana mit einem Ofen, zwei Tischen und einem Rezept für Quesadilla, das ihre Großmutter nie jemand anderem verraten wollte. Im ersten Jahr führte sie die Bücher selbst, in einem Heft, am Ende jedes Tages. Das Gesetz erlaubte es ihr.
Drei Jahre später hat Rosa einen zweiten Ofen, ein Motorrad für Lieferungen, Mehlvorrat für einen Monat und Kunden, die auf Rechnung kaufen. Als sie eines Tages Unterlagen für die Bank ordnet, rechnet sie zusammen, was das Geschäft besitzt, und merkt, dass es nicht mehr die kleine Bäckerei vom Anfang ist. Auch für das Gesetz nicht.
Was das Handelsgesetzbuch verlangt
Das Handelsgesetzbuch von El Salvador verpflichtet jeden Kaufmann zu einer geordneten Buchführung nach einem allgemein anerkannten System. Die wichtigsten Regeln passen in eine Liste:
- Pflichtaufzeichnungen: der Jahresabschluss, das Journal und das Hauptbuch, dazu alles, was die Buchhaltung des Unternehmens erfordert (Artikel 435).
- Sprache und Währung: auf Spanisch und in Colón oder US-Dollar; in der Praxis in Dollar. Die Bücher werden im Land geführt (Artikel 436).
- Ordnung: Geschäftsvorfälle werden täglich, klar und in zeitlicher Reihenfolge gebucht, und ein Fehler wird mit einer Buchung korrigiert, nicht durch Löschen (Artikel 439).
- Aufbewahrung: Die Aufzeichnungen werden zehn Jahre aufbewahrt (Artikel 451).
Die Rechnungslegungsstandards legt der Aufsichtsrat für den Berufsstand der Wirtschaftsprüfer und Buchhalter (CVPCPA) fest, der den IFRS für KMU als Rahmen für die meisten nicht börsennotierten Unternehmen übernommen hat.
Wer die Bücher führen darf
Hier ändert sich Rosas Geschichte. Artikel 437 unterscheidet nach der Größe des Geschäfts:
| Kaufmann | Wer die Bücher führt |
|---|---|
| Einzelkaufmann mit Vermögen unter 12.000 Dollar | Der Kaufmann selbst oder eine von ihm benannte Person |
| Einzelkaufmann mit Vermögen ab 12.000 Dollar | Ein Buchhalter oder eine zugelassene Firma, oder eine kaufmännisch ausgebildete Person oder ein Buchhalter mit nachgewiesenem Abschluss |
| Gesellschaft jeder Größe | Wie im vorigen Fall |
Außerdem werden die Pflichtaufzeichnungen in gebundenen Büchern oder auf losen Blättern geführt, alle nummeriert, und vom zugelassenen Wirtschaftsprüfer beglaubigt, den der Kaufmann bestellt; in einer Gesellschaft vom externen Abschlussprüfer (Artikel 438).
Die Mehrwertsteuerbücher
Sobald Rosa sich für die Mehrwertsteuer registriert, die in El Salvador 13 % beträgt, kommen Bücher hinzu, die das Handelsgesetzbuch nicht nennt, wohl aber die Abgabenordnung: das Einkaufsbuch, das Buch der Verkäufe an Steuerpflichtige und das Buch der Verkäufe an Endverbraucher. Aus ihnen wird die monatliche Steuererklärung erstellt. Es sind Nebenbücher: Sie ersetzen weder Journal noch Hauptbuch und speisen sich aus denselben Belegen.
Die elektronische Rechnung
Das Finanzministerium stellt die Steuerpflichtigen seit einigen Jahren auf elektronische Steuerdokumente (DTE) um. Die Pflicht kommt stufenweise: Das Ministerium teilt jedem Steuerpflichtigen das Datum mit, ab dem er sie ausstellen muss, und die übrigen können freiwillig beitreten. Für die Buchhaltung ändert sich das Medium, nicht die Regel: Jedes ausgestellte oder empfangene DTE ist der Beleg hinter einer Buchung.
Ein Monat der Bäckerei in Buchungen
Hier drei Vorgänge von Rosa mit separat ausgewiesener Mehrwertsteuer. Ein Verkauf an Endverbraucher über 1.130 Dollar enthält 130 Steuer; ein Mehleinkauf über 452 enthält 52 Vorsteuer.
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Tageseinnahmen | Kasse | 1.130 | |
| Umsatzerlöse | 1.000 | ||
| Umsatzsteuer | 130 | ||
| Mehleinkauf | Vorräte | 400 | |
| Vorsteuer | 52 | ||
| Kasse | 452 |
Am Monatsende ist die zu zahlende Steuer die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer: 130 minus 52, also 78 Dollar. Jede Buchung geht auf: Was ins Soll geht, ist gleich dem, was ins Haben geht.
Was Rosa tat
Rosa beauftragte einen zugelassenen Wirtschaftsprüfer, der ihre Aufzeichnungen beglaubigte und nur eines verlangte: dass jeder Vorgang am selben Tag gebucht wird, mit seinem Beleg. Sie bucht weiterhin Verkäufe und Einkäufe; er prüft jeden Monat, erstellt die Erklärungen und unterschreibt den Jahresabschluss. Rosa übergibt ihm am Jahresende keinen Karton voller Quittungen mehr. Sie übergibt ihm Bücher, die aufgehen.
Wo Aconta Online ins Spiel kommt
Aconta Online führt für jedes Unternehmen in Dollar und in doppelter Buchführung das Journal, das Hauptbuch, die Saldenliste, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz. Es weist Buchungen zurück, die nicht aufgehen, und ändert nie eine erfasste Buchung: Ein Fehler wird mit einer Stornobuchung korrigiert, wie es Artikel 439 verlangt. Sie können dem Kontenplan die Konten hinzufügen, die Ihr Buchhalter verwendet, und eine Kanzlei führt mehrere Unternehmen über ein einziges Konto. Die Mehrwertsteuerbücher führt es nicht, es stellt keine DTE aus und reicht keine Erklärungen ein: Das bleibt bei Ihrem Buchhalter und den Systemen des Ministeriums. Das erste Unternehmen ist kostenlos, ohne Karte.
Häufige Fragen
Welche Geschäftsbücher sind in El Salvador Pflicht?
Das Handelsgesetzbuch verlangt den Jahresabschluss, das Journal und das Hauptbuch, dazu die Aufzeichnungen, die die Buchhaltung des Unternehmens erfordert. Mehrwertsteuerpflichtige führen außerdem Einkaufs- und Verkaufsbücher.
Darf ich in El Salvador meine Bücher selbst führen?
Ja, wenn Sie Einzelkaufmann sind und Ihr Vermögen unter 12.000 Dollar liegt. Bei höherem Vermögen und in jeder Gesellschaft muss ein Buchhalter oder eine zugelassene Person oder Firma die Bücher führen.
Wie lange müssen Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden?
Zehn Jahre, nach Artikel 451 des Handelsgesetzbuchs. Steuergesetze können eigene Fristen festlegen: Fragen Sie Ihren Buchhalter.
Ersetzen die Mehrwertsteuerbücher das Journal?
Nein. Es sind Nebenaufzeichnungen für die Steuer. Die vollständige Buchhaltung bleibt in Journal und Hauptbuch, und daraus entsteht der Jahresabschluss.