Un prêt, une banque et un cahier bleu
Marion Lefèvre dirige depuis quatre ans un service de traiteur. Elle note tout dans un cahier à couverture bleue : ce qu'elle encaisse, ce qu'elle paie et ce qu'on lui doit. Le cahier ne l'a jamais trahie, jusqu'au mardi où elle demande un prêt pour acheter une camionnette frigorifique. La conseillère de la banque est aimable et précise : il lui faut un bilan et un compte de résultat des deux dernières années.
Ce soir-là, Marion ouvre le cahier sur la table de la cuisine. Tous les chiffres y sont, mais aucun des deux documents demandés. Ce ne sont pas les informations qui lui manquent : c'est un système qui les transforme en états qu'une autre personne peut lire et vérifier.
Ce qu'est un système comptable
Un système comptable est l'ensemble des règles, des registres et des outils grâce auxquels une entreprise transforme chaque opération en information utile. L'outil n'en est qu'une partie ; ce qui en fait un système, c'est que chaque vente, achat ou paiement suit toujours le même chemin, de la pièce justificative au rapport. Il comporte cinq éléments :
- Le plan comptable : la liste des comptes de l'entreprise, regroupés en actif, passif, capitaux propres, produits et charges.
- Les pièces justificatives : factures, reçus, contrats et relevés bancaires qui prouvent chaque mouvement.
- Les livres : le journal, qui enregistre les écritures par date, et le grand livre, qui les classe compte par compte.
- Les procédures : qui enregistre, à quelle fréquence on contrôle et quand on clôture un mois.
- Les états : la balance de vérification, le compte de résultat et le bilan.
Partie simple ou partie double
La partie simple fonctionne comme un carnet de chèques : une liste d'entrées et de sorties d'argent. Elle dit combien il y avait en caisse, mais pas ce que l'entreprise possède, ce qu'elle doit ni combien elle a vraiment gagné, et elle ne peut pas produire de bilan.
En partie double, chaque mouvement s'enregistre dans deux comptes pour le même montant : au débit de l'un et au crédit de l'autre. C'est pourquoi le total des débits est toujours égal à celui des crédits, et quand ce n'est pas le cas, le système signale une erreur. La partie double produit les deux états que la banque a demandés à Marion. Beaucoup de législations commerciales imposent aux sociétés une comptabilité en partie double ; les guides sur le Salvador, l'Espagne et le Japon expliquent ce que chaque pays exige.
Quatre façons de tenir la comptabilité
| Option | Ce qu'elle offre | Sa limite |
|---|---|---|
| Cahier | Ne coûte rien et se comprend d'un coup d'œil | N'additionne pas, ne s'équilibre pas et ne signale aucune erreur |
| Tableur | Additionne tout seul et se trie d'un clic | Une formule cassée ou une ligne effacée passent inaperçues |
| Logiciel installé | Comptabilité complète sur un ordinateur | Sauvegardes, mises à jour et licence restent à votre charge |
| Système en ligne | S'ouvre depuis n'importe quel navigateur, toujours à jour | Demande une connexion internet |
La nuit du tableur
Marion décide de reporter le cahier dans un tableur. Elle copie deux ans de mouvements, prépare ses formules et, trois soirs plus tard, son bilan présente un écart de 350. Elle cherche pendant des heures. L'erreur apparaît à une heure du matin : la formule de somme d'une colonne s'arrêtait une ligne trop tôt et laissait de côté l'encaissement d'un mariage.
Marion n'avait pas mal tenu sa comptabilité. C'est l'outil qui ne l'a pas arrêtée. Voilà la différence qui compte au moment de choisir : un bon système comptable vaut autant par ce qu'il fait que par ce qu'il refuse. Il n'accepte pas une écriture dont le débit et le crédit diffèrent, et il ne laisse pas un chiffre enregistré disparaître sans trace.
Six questions pour choisir
- Fonctionne-t-il en partie double et refuse-t-il une écriture déséquilibrée ?
- Conserve-t-il l'historique ? Une écriture enregistrée ne s'efface pas : elle s'annule par une contre-passation, et les deux restent visibles.
- Vous fournit-il ce que demandent la loi, la banque et votre comptable : journal, grand livre, balance de vérification, compte de résultat et bilan ?
- Peut-il tenir plusieurs entreprises, si vous ou votre comptable en avez besoin ?
- Pouvez-vous télécharger toutes vos données quand vous le souhaitez, sans demander la permission ?
- Parle-t-il votre langue ? Un système qui explique chaque terme s'apprend plus vite et s'utilise mieux.
La fin de l'histoire
Marion ouvre son entreprise dans un système en ligne, saisit les soldes d'ouverture et enregistre mois après mois, les pièces à la main. Chaque écriture déséquilibrée lui est renvoyée avant d'entrer. Deux semaines plus tard, son comptable revoit les livres et elle apporte à la banque un bilan et un compte de résultat que n'importe qui peut vérifier. Le cahier bleu dort dans un tiroir, en souvenir.
Où intervient Aconta Online
Aconta Online est un système comptable en ligne en partie double. Il refuse toute écriture dont le débit et le crédit ne concordent pas, ne modifie jamais une écriture enregistrée (une erreur se corrige par une contre-passation et les deux restent) et tient à jour, à chaque écriture, le journal, le grand livre, la balance de vérification, le compte de résultat et le bilan. Il fonctionne en quatorze langues, explique chaque terme dans son glossaire et permet à un cabinet de tenir plusieurs entreprises. Vos données se téléchargent quand vous le souhaitez. Il ne dépose pas de déclarations fiscales : cela reste le travail de votre comptable. La première entreprise est gratuite, sans carte.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un système comptable, en quelques mots ?
C'est la manière ordonnée dont une entreprise enregistre chaque opération, avec ses pièces, ses livres et ses états, pour savoir à tout moment ce qu'elle possède, ce qu'elle doit et combien elle gagne.
Un tableur est-il un système comptable ?
Il peut servir d'outil, mais ce n'est pas un système complet : il n'exige pas que chaque écriture soit équilibrée et n'empêche pas une formule ou une ligne effacée de changer les résultats sans laisser de trace.
Quel système comptable convient à une petite entreprise ?
Un système en partie double, qui refuse les écritures déséquilibrées, conserve l'historique de chaque correction et produit les livres et états exigés dans votre pays. Être en ligne évite de dépendre d'un seul ordinateur.
Un système comptable remplace-t-il le comptable ?
Non. Le système enregistre et ordonne ; le comptable interprète, conseille, prépare les déclarations et signe ce que la loi exige. Avec des livres en ordre, son travail est plus rapide et moins coûteux.